L’état des lieux est le document, établi contradictoirement à la remise des clés puis à leur restitution, qui décrit pièce par pièce l’état du logement loué et de ses équipements. Il est obligatoire pour toute location de résidence principale, vide ou meublée (article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989), et c’est lui qui décide, à la sortie, de ce que le bailleur pourra retenir sur le dépôt de garantie.
Le contenu minimal est fixé par le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016. Le reste relève de la méthode : un constat précis, des relevés, des photos, et une lecture honnête de la vétusté. Ce guide complète notre dossier sur le bail d’habitation, dont l’état des lieux est une annexe obligatoire.
Qu’est-ce qu’un état des lieux et qui doit l’établir ?
L’état des lieux se fait à deux moments, lors de la remise des clés au locataire et lors de leur restitution, dans les mêmes formes et en autant d’exemplaires que de parties. La loi exige qu’il soit dressé contradictoirement et amiablement : bailleur et locataire ensemble, ou un tiers mandaté par eux, en pratique l’agence ou l’administrateur de biens qui gère le lot. Il est ensuite joint au contrat de location.
Le support est libre. Le décret de 2016 admet le papier comme la tablette, à condition que chaque partie reparte avec son exemplaire, remis en main propre ou par voie dématérialisée. Ce qui compte n’est pas l’outil mais la comparabilité : l’état des lieux de sortie doit pouvoir se lire en regard de celui d’entrée, soit sur un document unique à deux colonnes, soit sur deux documents construits de la même façon.
Les mêmes règles s’appliquent au logement meublé loué comme résidence principale, l’article 25-3 de la loi de 1989 rendant l’article 3-2 applicable. Le meublé ajoute simplement un inventaire et un état détaillé du mobilier, sur lesquels on revient plus bas.
À retenir. Un état des lieux rempli par le bailleur seul, puis envoyé par courriel à un locataire qui ne l’a jamais signé, n’a pas la valeur d’un état des lieux contradictoire. En cas de litige, c’est la première chose que le juge regarde.
Que doit contenir un état des lieux ? Les mentions du décret n° 2016-382
Le décret n° 2016-382, en vigueur depuis le 1er juin 2016, fixe une liste de mentions communes à l’entrée et à la sortie. L’état des lieux porte sur l’ensemble des locaux et équipements d’usage privatif mentionnés au bail, cave, parking ou jardin privatif compris. Il doit indiquer :
- le type d’état des lieux (entrée ou sortie) et sa date d’établissement ;
- la localisation du logement ;
- le nom ou la dénomination des parties et le domicile ou siège du bailleur, ainsi que ceux du mandataire qui le réalise ;
- les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau et d’énergie ;
- le détail et la destination des clés et autres moyens d’accès (badge, télécommande de parking, clé de boîte aux lettres) ;
- pour chaque pièce et partie du logement, la description précise de l’état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement ;
- la signature des parties ou de leurs mandataires.
À la sortie s’ajoutent l’adresse du nouveau domicile ou du lieu d’hébergement du locataire, la date de l’état des lieux d’entrée et, le cas échéant, l’évolution de chaque pièce depuis l’entrée. La description peut être complétée d’observations ou de réserves et illustrée d’images.
Le texte ne dit rien du niveau de détail, et c’est là que ça coince. Écrire « bon état » ou « état d’usage » en face de chaque ligne ne décrit rien : à la sortie, personne ne pourra dire si la rayure du parquet du séjour existait déjà. Les gestionnaires expérimentés décrivent la matière, la couleur, l’emplacement et l’ampleur du défaut (« parquet chêne, rayure de 15 cm devant la porte-fenêtre ; deux trous de cheville au-dessus du radiateur de la chambre 2 »). Ils testent chaque équipement, robinets, volets, plaques, bouches de VMC, radiateurs, et photographient ce qu’ils décrivent.
Les relevés de compteurs paraissent secondaires jusqu’au jour où il faut solder une consommation d’eau froide facturée par le syndic. Relevez aussi les compteurs divisionnaires d’eau et les répartiteurs de frais de chauffage lorsqu’il y en a : ils serviront à la régularisation des charges locatives.
Qui paie l’état des lieux ?
Un état des lieux fait entre bailleur et locataire ne coûte rien. Fait par un professionnel, seul celui d’entrée peut être en partie facturé au locataire. Fait par un commissaire de justice, il est partagé par moitié.
Lorsque l’agence ou l’administrateur de biens réalise l’état des lieux d’entrée, l’article 5 de la loi de 1989 plafonne la part du locataire deux fois : elle ne peut pas dépasser celle du bailleur, ni un montant par mètre carré de surface habitable. Depuis la révision des plafonds par l’arrêté du 17 juillet 2025, ce montant est de 3,03 € TTC par m², quelle que soit la zone. L’état des lieux de sortie, lui, ne peut jamais être facturé au locataire.
Le commissaire de justice (l’ancien huissier) intervient quand la voie amiable est impossible : locataire injoignable, refus de signer, désaccord sur le constat. Il est saisi par la partie la plus diligente, avise les deux parties au moins sept jours à l’avance par lettre recommandée avec avis de réception, et son coût, fixé par un tarif réglementé, est partagé par moitié.
| Qui établit l’état des lieux | Entrée : part du locataire | Sortie : part du locataire | Texte |
|---|---|---|---|
| Bailleur et locataire ensemble | 0 € | 0 € | Art. 3-2 loi de 1989 |
| Agence ou administrateur de biens mandaté | La moitié au plus, dans la limite de 3,03 € TTC/m² | 0 € | Art. 5 loi de 1989, arrêté du 17 juillet 2025 |
| Commissaire de justice, à défaut d’accord | La moitié du tarif réglementé | La moitié du tarif réglementé | Art. 3-2 loi de 1989 |
D’après service-public.gouv.fr (fiche mise à jour en mars 2026), le tarif réglementé en métropole est de 132,82 € TTC jusqu’à 50 m², 154,74 € TTC de 50 à 150 m² et 232,12 € TTC au-delà. S’y ajoutent 18,06 € TTC de lettres de convocation et 11,28 € TTC de frais de déplacement. Ces montants sont révisés périodiquement : vérifiez-les avant de les annoncer à un locataire.
Exemple. Un T3 de 62 m² à Lyon, loué par une agence qui facture 280 € TTC l’état des lieux d’entrée. La part maximale du locataire est la plus faible des deux limites : la moitié de la facture (140 €) ou 62 × 3,03 € = 187,86 €. Il paiera donc 140 € au plus à l’entrée, et rien à la sortie.
Le délai de dix jours pour compléter l’état des lieux d’entrée
Le locataire peut demander au bailleur, ou à son représentant, de compléter l’état des lieux d’entrée dans les dix jours qui suivent son établissement. Pour les éléments de chauffage, la fenêtre est différente : la demande peut être faite pendant le premier mois de la période de chauffe, puisqu’on ne teste pas vraiment des radiateurs en juillet. En cas de refus, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation.
En pratique, ces demandes arrivent par courriel, avec trois photos d’une auréole au plafond de la salle de bains ou d’un volet roulant qui ne descend plus. Deux réflexes évitent un litige trois ans plus tard : répondre par écrit dans la semaine, et reprendre les réserves acceptées dans un avenant daté, signé des deux parties et annexé au constat d’entrée. Refuser sans examen une réserve manifestement fondée revient à fabriquer la preuve que le défaut existait à l’entrée.
Ce délai ne permet ni au bailleur de corriger son propre constat, ni au locataire d’ajouter des dégâts apparus après l’emménagement. Et il ne remplace pas la visite contradictoire : un document signé « sous réserve », sans que la réserve soit décrite, n’apporte rien à personne.
Absence d’état des lieux : qui doit prouver quoi ?
Sans état des lieux d’entrée, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives et doit le rendre tel (article 1731 du code civil) : c’est à lui de prouver le contraire. La loi de 1989 neutralise toutefois cette présomption contre la partie qui a fait obstacle à l’établissement de l’état des lieux ou à la remise de son exemplaire. Le bailleur qui n’a jamais proposé de rendez-vous ne pourra pas s’en prévaloir.
L’absence d’état des lieux de sortie est plus dangereuse pour le bailleur. Sans constat, il lui sera difficile de justifier la moindre retenue sur le dépôt de garantie. Le cas typique : le locataire dépose les clés dans la boîte aux lettres de l’agence un samedi matin et ne répond plus au téléphone. La bonne réponse n’est pas de faire le tour du logement seul avec un appareil photo, mais de faire établir le constat par un commissaire de justice, frais partagés.
Vétusté : ce que le locataire ne paie pas
La vétusté est définie par le décret de 2016 comme l’état d’usure ou de détérioration qui résulte du temps ou de l’usage normal des matériaux et éléments d’équipement du logement. Elle reste à la charge du bailleur. L’article 7 de la loi de 1989 met à la charge du locataire l’entretien courant et les réparations locatives, sauf quand elles sont dues à la vétusté, à une malfaçon, à un vice de construction, à un cas fortuit ou à la force majeure. Il le rend en revanche responsable des dégradations et pertes survenues pendant la location, sauf s’il prouve la force majeure, la faute du bailleur ou le fait d’un tiers.
La frontière se trace avec les deux états des lieux et la durée d’occupation. Une peinture jaunie après huit ans relève de la vétusté ; une peinture refaite six mois avant l’entrée et couverte de traces de fixation à la sortie, non.
La grille de vétusté
La grille de vétusté est un barème qui fixe, pour les principaux matériaux et équipements, une durée de vie théorique et des coefficients d’abattement forfaitaire annuels appliqués au coût de la remise en état. Le décret de 2016 permet aux parties de convenir, dès la signature du bail, d’appliquer une grille issue d’un accord collectif de location conclu en application de l’article 41 ter ou de l’article 42 de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986. Elle n’est pas obligatoire. Sans elle, le juge apprécie librement, ce qui rend l’issue d’un litige difficile à prévoir.
Exemple (grille purement illustrative). Les peintures d’un séjour ont été refaites à l’entrée du locataire, en septembre 2019. À la sortie, en septembre 2026, elles sont très dégradées et le devis de remise en état s’élève à 1 800 € TTC. Si la grille annexée au bail prévoit une durée de vie de 9 ans, une franchise de 2 ans puis un abattement de 12,5 % par an, l’abattement après 7 ans d’occupation est de 5 × 12,5 % = 62,5 %. Le locataire supporte 37,5 % du devis, soit 675 €.
Deux précautions. La grille doit avoir été convenue à la signature : la sortir au moment du décompte du dépôt de garantie ne vaut rien. Et elle ne mesure que l’usure : une porte enfoncée ou une brûlure sur un plan de travail relèvent de la dégradation, et c’est alors le coût de la réparation qui se discute, pas l’âge de l’équipement.
De l’état des lieux de sortie au dépôt de garantie
Le dépôt de garantie est restitué dans un délai d’un mois à compter de la remise des clés si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, et de deux mois dans le cas contraire (article 22 de la loi de 1989). Les sommes retenues doivent être justifiées par des devis, factures, photos ou un constat. Chaque mois de retard commencé majore la somme due de 10 % du loyer mensuel hors charges, sauf si le locataire n’a pas communiqué sa nouvelle adresse.
En copropriété, le bailleur peut conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie en attendant l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble, et doit régulariser dans le mois qui suit leur approbation. Tout le détail figure dans notre guide sur la restitution du dépôt de garantie.
Pour tenir ces délais sans y penser, la sortie d’un locataire se déroule en sept temps :
- Fixer le rendez-vous de sortie par écrit dès réception du congé, en joignant une copie du constat d’entrée pour que le locataire sache à quoi il sera comparé.
- Sur place, relever tous les compteurs et récupérer les clés, badges et télécommandes listés à l’entrée.
- Reprendre la description pièce par pièce, dans le même ordre qu’à l’entrée, en notant chaque évolution.
- Photographier chaque écart constaté, avec un repère d’échelle.
- Faire signer les deux parties et remettre immédiatement un exemplaire.
- Chiffrer les réparations par devis et appliquer la grille de vétusté si le bail en prévoit une.
- Adresser au locataire le décompte détaillé et restituer le solde dans le délai d’un ou deux mois.
Meublé, colocation, refus de signer : les cas particuliers
Dans un logement meublé, un inventaire et un état détaillé du mobilier sont dressés à l’entrée et à la sortie, signés des deux parties et annexés au bail. Leur établissement ne peut donner lieu à aucune facturation en plus de celle de l’état des lieux. Décrivez l’état de chaque meuble et appareil, du canapé à la plaque de cuisson : c’est l’inventaire qui permettra de retenir le remplacement d’un four cassé. Les autres différences sont détaillées dans notre comparatif location meublée ou vide.
Quand un colocataire part et qu’un autre le remplace, aucun texte n’impose d’état des lieux intermédiaire. Beaucoup de gestionnaires en font un quand même, signé par tous les occupants, pour éviter qu’au départ du dernier colocataire on se dispute sur une dégradation dont personne ne veut être l’auteur.
Le locataire présent qui refuse de signer, ou le bailleur qui ne se présente pas au rendez-vous : la voie amiable a échoué. Reste alors le commissaire de justice, saisi par la partie la plus diligente. Un document signé par une seule partie ne vaut pas grand-chose.
Reste la visite de « pré-état des lieux », quelques semaines avant la sortie. Aucun texte ne la prévoit, mais elle permet de signaler au locataire ce qu’il peut encore réparer lui-même, trous de cheville rebouchés ou joints de silicone refaits, ce qui réduit les retenues et, avec elles, les contestations. Pensez aussi aux délais de sortie liés au congé du bail d’habitation : un rendez-vous fixé tôt se tient mieux.
Dans Gerelio
Dans le module de gérance de Gerelio, l’état des lieux est tenu dans le dossier du bail, avec le dépôt de garantie, le quittancement et la régularisation des charges. À la sortie d’un locataire, le gestionnaire retrouve au même endroit le constat d’entrée, le montant du dépôt encaissé et l’historique des paiements, ce qui évite de reconstituer le dossier à partir de trois classeurs. Le propriétaire suit ensuite ses comptes dans les comptes rendus de gérance et les reversements.
Bailleurs et locataires ont chacun un accès à l’extranet : le locataire y signale un incident en cours de bail, ce qui laisse une trace datée utile le jour où il faudra distinguer vétusté et dégradation. Le tarif est de 0,60 € HT par lot et par mois (minimum 49 € HT par mois), tout inclus. Le plus simple pour juger est d’essayer Gerelio sur un cabinet de démonstration.
Les erreurs qu’on voit le plus souvent
La plupart des litiges sur le dépôt de garantie naissent d’un constat d’entrée bâclé des années plus tôt. Les mêmes fautes reviennent :
- Écrire « bon état » partout, sans décrire la matière ni localiser les défauts.
- Oublier les relevés de compteurs ou la liste des clés et badges remis.
- Facturer l’état des lieux de sortie au locataire, ou dépasser 3,03 € TTC par m² à l’entrée.
- Laisser sans réponse une demande de complément reçue dans les dix jours.
- Appliquer une grille de vétusté qui n’a jamais été annexée au bail.
- Retenir une somme sans devis ni facture, ou retenir le coût d’une usure normale.
- Dépasser le délai d’un ou deux mois et payer 10 % du loyer par mois de retard.
Pour les autres annexes du contrat et les obligations du bailleur, reportez-vous à notre guide du bail d’habitation, et pour les travaux imposés par la performance énergétique, à celui sur le DPE et l’interdiction de louer.
Questions fréquentes
Le propriétaire peut-il faire l’état des lieux de sortie sans le locataire ?
Un état des lieux dressé par le bailleur seul n’est pas contradictoire et sa force probante est faible. Si le locataire ne vient pas ou refuse de signer, la partie la plus diligente fait appel à un commissaire de justice, qui convoque les deux parties au moins sept jours à l’avance par lettre recommandée avec avis de réception. Son coût, fixé par un tarif réglementé, est partagé par moitié entre bailleur et locataire.
Combien coûte un état des lieux par commissaire de justice en 2026 ?
Selon service-public.gouv.fr (mise à jour de mars 2026), le tarif réglementé en métropole est de 132,82 € TTC jusqu’à 50 m², 154,74 € TTC de 50 à 150 m² et 232,12 € TTC au-delà, plus 18,06 € TTC de convocation et 11,28 € TTC de déplacement. La somme est partagée par moitié entre bailleur et locataire. Ces tarifs sont révisés périodiquement.
Le locataire doit-il payer l’état des lieux de sortie fait par l’agence ?
Non. Seul l’état des lieux d’entrée réalisé par un professionnel peut être refacturé en partie au locataire, dans la double limite de la part payée par le bailleur et de 3,03 € TTC par mètre carré de surface habitable depuis l’arrêté du 17 juillet 2025. L’état des lieux de sortie reste entièrement à la charge du bailleur, et une clause du bail qui prévoirait l’inverse serait considérée comme abusive.
Que peut faire le locataire qui découvre un défaut après son emménagement ?
Il dispose de dix jours à compter de l’établissement de l’état des lieux d’entrée pour demander au bailleur ou à son représentant de le compléter. Pour le chauffage, la demande peut être faite pendant le premier mois de la période de chauffe. En cas de refus, il peut saisir la commission départementale de conciliation. Mieux vaut formuler la demande par écrit, avec des photos datées.
Un état des lieux fait sur tablette et signé électroniquement est-il valable ?
Oui. Le décret n° 2016-382 admet un support papier ou électronique, à condition que le document contienne toutes les mentions obligatoires, qu’il ait été établi contradictoirement et que chaque partie en reçoive un exemplaire, remis en main propre ou par voie dématérialisée. L’outil ne dispense pas de la précision : une description vague reste une description vague, même sur une application.
Quelles preuves faut-il pour retenir une somme sur le dépôt de garantie ?
Il faut d’abord un écart entre l’état des lieux d’entrée et celui de sortie, puis un justificatif du montant retenu : devis, facture, photos ou constat de commissaire de justice. L’usure normale liée au temps, la vétusté, ne peut pas être imputée au locataire. Le solde est restitué dans le mois de la remise des clés si les états des lieux concordent, dans les deux mois sinon.
Peut-on imposer une grille de vétusté en cours de bail ?
Non. La grille de vétusté se convient entre bailleur et locataire, en principe dès la signature du bail, et doit être issue d’un accord collectif de location. En cours de bail, elle ne peut être introduite que d’un commun accord, par avenant signé. Produire une grille au moment du décompte du dépôt de garantie, sans qu’elle ait été acceptée, ne l’oppose pas au locataire.
Combien de temps faut-il conserver les états des lieux ?
Aucun texte ne fixe de durée propre à l’état des lieux. Les actions dérivant d’un bail d’habitation se prescrivent par trois ans (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Conservez donc les états des lieux, photos et justificatifs au moins trois ans après la restitution du dépôt de garantie. Beaucoup de cabinets les gardent pendant toute la durée de leur mandat de gestion.
Textes et sources officielles
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 3-2 (Légifrance)
- Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 relatif à l’état des lieux et à la vétusté (Légifrance)
- Peut-on faire payer les frais d’état des lieux au locataire ? (Service-Public.fr)
- Frais d’agence immobilière à la location d’un logement (Service-Public.fr)
- Dépôt de garantie dans un bail d’habitation (Service-Public.fr)
- Entretien courant et réparations locatives à la charge du locataire (Service-Public.fr)
- Bail d’habitation : qu’est-ce qu’un logement meublé ? (Service-Public.fr)
Information générale à jour au 24 septembre 2026, rédigée et vérifiée sur les textes officiels par la rédaction Gerelio. Elle ne remplace pas une consultation juridique adaptée à votre situation.
