Les charges récupérables sont les dépenses que le bailleur paie pour le logement et l’immeuble, puis se fait rembourser par le locataire en plus du loyer. Leur liste est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, pris pour l’application de l’article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Elle est limitative : tout ce qui n’y figure pas reste à la charge du propriétaire.
En copropriété, tout le travail consiste à extraire cette part des charges appelées par le syndic, poste par poste et pièces à l’appui. Ce guide détaille la liste rubrique par rubrique, les règles propres au personnel, ce qu’on ne récupère jamais, puis la façon de régulariser sans s’exposer. Il complète notre guide général du bail d’habitation.
Qu’est-ce qu’une charge récupérable ?
Une charge récupérable, ou charge locative, est une dépense engagée par le bailleur qui correspond à un service dont le locataire profite, à l’entretien courant des parties communes ou à une taxe liée à un service rendu. L’article 23 de la loi de 1989 en distingue trois familles : les services rendus liés à l’usage des différents éléments de la chose louée, les dépenses d’entretien courant et de menues réparations sur les éléments d’usage commun, et les impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement.
La liste du décret est limitative, ce qui ne veut pas dire qu’elle se lit mot à mot. Dans un arrêt du 6 décembre 1995 (Cass. 3e civ., n° 93-17.250), la Cour de cassation, sans remettre en cause ce caractère limitatif, a jugé récupérables les frais de détartrage des colonnes de chutes et de curage des collecteurs, parce qu’ils relèvent de l’élimination des rejets prévue à la rubrique « Hygiène ». La règle pratique est donc double : aucune charge hors liste, mais une lecture des rubriques par leur objet.
La liste des charges récupérables, rubrique par rubrique
L’annexe du décret n° 87-713 classe les charges récupérables en huit rubriques. On y retrouve à chaque fois trois natures de dépenses : les consommations et fournitures, l’exploitation et l’entretien courant, et les menues réparations. Le tableau ci-dessous reprend les postes qui reviennent le plus souvent sur un décompte, avec ce qui reste en principe au bailleur.
| Rubrique de l’annexe | Exemples de charges récupérables | En principe à la charge du bailleur |
|---|---|---|
| I. Ascenseurs et monte-charge | Électricité, visite périodique, nettoyage et graissage des organes mécaniques, dépannage, menues réparations de la cabine et des paliers | Remplacement de pièces lourdes, mise aux normes, contrôle technique quinquennal |
| II. Eau froide, eau chaude et chauffage collectif | Eau des logements et des parties communes avec taxes et redevance d’assainissement, combustible ou énergie, ramonage des chaudières, location, entretien et relevé des compteurs | Remplacement de la chaudière collective, grosses réparations |
| III. Installations individuelles de chauffage et d’eau chaude | Alimentation commune en combustible, entretien courant, réglages, dépannage, menues réparations | Remplacement de l’appareil |
| IV. Parties communes intérieures | Électricité, ampoules, produits d’entretien et petit matériel, frais de personnel d’entretien | Réfection des peintures, remplacement des revêtements |
| V. Espaces extérieurs | Électricité, coupe, désherbage, arrosage, engrais, entretien des aires de jeux | Création ou réaménagement des espaces verts |
| VI. Hygiène | Sacs pour les rejets, désinsectisation, désinfection, vidange des fosses d’aisances, élimination des rejets | Réparation ou remplacement des canalisations |
| VII. Équipements divers | Énergie de la ventilation mécanique et son entretien, interphones, dispositifs d’ouverture automatique ou codée | Remplacement de l’interphone ou du portail |
| VIII. Impositions et redevances | Taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage | Taxe foncière |
Le décret pose une règle utile pour trier les factures de réparation : le remplacement d’un élément d’équipement n’est assimilé à une menue réparation que si son coût reste comparable à celui de la menue réparation qu’il remplace. Changer un bouton d’appel d’ascenseur passe ; changer la carte électronique de la machinerie, non.
Pour l’eau, la rubrique II vise l’ensemble des taxes et redevances liées à la consommation, redevance d’assainissement comprise, ainsi que les frais de location, d’entretien et de relevé des compteurs. Pour le chauffage individuel, l’entretien annuel de la chaudière incombe en principe au locataire, qui choisit lui-même un professionnel qualifié, sauf si le bail confie cette démarche au bailleur ; dans ce cas, le coût du contrat relève de la rubrique III.
Gardien, concierge, employé d’immeuble : 75 %, 40 % ou 100 %
Les dépenses de personnel se récupèrent selon des taux fixés par l’article 2 du décret, dans sa rédaction issue du décret n° 2008-1411 du 19 décembre 2008. Le gardien ou concierge qui assure, conformément à son contrat de travail, à la fois l’entretien des parties communes et l’élimination des rejets voit sa rémunération et les charges sociales et fiscales afférentes récupérables à 75 %, y compris quand un tiers le remplace pendant ses repos et congés. S’il n’assure qu’une des deux tâches, le taux tombe à 40 %. L’employé d’immeuble chargé de ces tâches est récupérable en totalité.
Certains éléments de rémunération sont exclus de la base : le salaire en nature, l’intéressement et la participation, les indemnités de départ ou de licenciement, la cotisation à la médecine du travail. Lorsque le service est assuré en régie, les dépenses d’encadrement technique du gardien sont récupérables à hauteur de 10 %.
Le décret ne distingue pas les services rendus en régie de ceux confiés à une entreprise. Mais lorsqu’il existe un contrat d’entreprise, le bailleur doit s’assurer que ce contrat sépare les dépenses récupérables des autres. En pratique, c’est rarement le cas sur les contrats de nettoyage « tout compris » ou les contrats d’ascenseur étendus, et c’est au bailleur, ou à son gestionnaire, de faire la ventilation.
Exemple. Une résidence de 60 logements à Bordeaux emploie un gardien qui entretient les halls et sort les conteneurs ; son coût salarial retenu pour l’exercice est de 38 400 €. Part récupérable : 75 % × 38 400 = 28 800 €. Pour un appartement qui supporte 18/1 000 des charges générales, cela représente 518,40 € sur l’année. Si l’assemblée générale confie la sortie des conteneurs à une entreprise, le gardien n’assure plus qu’une tâche : 40 % × 38 400 = 15 360 €, soit 276,48 € pour le même lot, auxquels s’ajoute la quote-part du contrat de l’entreprise.
Ce que le bailleur ne peut pas récupérer
Tout ce que le décret ne vise pas reste au bailleur, même quand la dépense profite visiblement au locataire. Sur les décomptes, les mêmes postes reviennent :
- les honoraires du syndic et les frais de gestion locative ;
- la taxe foncière, dont seule la ligne d’enlèvement des ordures ménagères se récupère ;
- la prime d’assurance de l’immeuble ;
- les grosses réparations, les remplacements d’équipements et les travaux votés en assemblée générale ;
- les cotisations au fonds de travaux ;
- le contrôle technique quinquennal des ascenseurs ;
- les frais de relance et de recouvrement facturés par le syndic.
Le fonds de travaux mérite une mention particulière, parce qu’il est appelé en même temps que les provisions de charges, sur le même appel de fonds. Il se déduit systématiquement.
Charges de copropriété : comment isoler la part récupérable
Le copropriétaire bailleur paie au syndic des provisions calculées sur le budget prévisionnel, puis reçoit, après l’assemblée générale d’approbation des comptes, un relevé individuel des charges réelles de l’exercice. Ce relevé mélange des dépenses récupérables et d’autres qui ne le sont pas. La clé de répartition entre copropriétaires (tantièmes généraux, charges spéciales d’ascenseur ou de chauffage) est celle du règlement de copropriété, expliquée dans notre guide sur la répartition des charges de copropriété.
Beaucoup de syndics indiquent, sur ce relevé, une part « récupérable » ou « locative ». C’est une aide, pas une garantie : le classement dépend du paramétrage de leur plan de charges, et c’est le bailleur qui répond de ce qu’il réclame. Un gestionnaire locatif prudent reprend le détail poste par poste :
- Récupérer le relevé individuel de l’exercice approuvé et le détail des dépenses par poste.
- Rattacher chaque poste à une rubrique du décret et écarter les postes hors liste.
- Appliquer les taux de personnel (75 %, 40 % ou 100 %) et isoler la part non récupérable des contrats d’entreprise.
- Proratiser en fonction de la durée d’occupation si le locataire est entré ou sorti en cours d’exercice.
- Déduire les provisions effectivement versées par le locataire sur la période.
- Adresser le décompte au locataire, puis imputer le solde, complément ou remboursement, sur une échéance.
Le calendrier dépend de la copropriété, et c’est là que ça coince : l’exercice de l’immeuble est approuvé plusieurs mois après sa clôture, souvent au premier semestre de l’année suivante (voir notre guide sur la clôture des comptes de copropriété). La régularisation du locataire ne peut pas se faire avant.
Exemple. Exercice de copropriété 2025 clos le 31 décembre, assemblée générale d’approbation le 18 juin 2026, relevé annuel reçu du syndic le 2 juillet. Le locataire d’un T2 à Rennes a versé 12 × 90 € = 1 080 € de provisions. Après tri, les charges récupérables de 2025 s’élèvent à 1 236,40 €. Le gestionnaire envoie le décompte le 1er septembre et impute le complément de 156,40 € sur l’échéance d’octobre. Il porte la provision mensuelle à 103 € pour l’exercice en cours.
Provision, forfait ou paiement au réel ?
En location vide, les charges se paient par provisions mensuelles ou trimestrielles, régularisées au moins une fois par an, ou directement au réel. Les demandes de provisions se justifient par les résultats de la précédente régularisation et, en copropriété, par le budget prévisionnel voté par l’assemblée générale.
Le forfait de charges n’est admis qu’en colocation à bail unique (article 8-1 de la loi de 1989) et en logement meublé (article 25-10). Il est fixé d’après les montants récupérables, peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer, ne donne lieu à aucune régularisation, et ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges réelles. Le bail mobilité impose le forfait. Les autres différences entre les deux régimes sont détaillées dans notre comparatif location meublée ou vide.
Régularisation : délais, justificatifs et prescription
La régularisation compare les provisions versées aux charges récupérables réelles de la période. Le bailleur adresse au locataire, un mois avant, un décompte par nature de charges, avec le mode de répartition entre les locataires et, en chauffage ou eau chaude collectifs, une note d’information sur les modalités de calcul. Les pièces justificatives restent à la disposition du locataire pendant six mois après l’envoi du décompte ; en copropriété, elles sont en général tenues par le syndic.
| Étape | Délai ou règle | Texte |
|---|---|---|
| Régularisation des provisions | Au moins une fois par an | Art. 23 loi de 1989 |
| Envoi du décompte par nature de charges | Un mois avant la régularisation | Art. 23 loi de 1989 |
| Consultation des justificatifs | Six mois après l’envoi du décompte | Art. 23 loi de 1989 |
| Régularisation tardive | Après la fin de l’année civile suivant l’exigibilité : paiement par douzièmes à la demande du locataire | Art. 23 loi de 1989 |
| Action en paiement ou en remboursement | Trois ans | Art. 7-1 loi de 1989 |
La prescription joue dans les deux sens. Le bailleur qui a oublié de réclamer des charges ne peut remonter que trois ans en arrière ; le locataire qui a payé des charges non récupérables peut en demander le remboursement sur la même durée. Et même dans le délai, la manière compte : dans un arrêt du 21 mars 2012 (Cass. 3e civ., n° 11-14.174), la Cour de cassation a approuvé la condamnation d’un bailleur qui, après des années sans régularisation, avait réclamé d’un coup une somme exacte dans son calcul mais jugée déloyale et brutale. L’affaire relevait alors de la prescription de cinq ans, ramenée depuis à trois ans.
Le détail pratique, du modèle de décompte à l’étalement d’un rappel important, figure dans notre guide sur la régularisation des charges locatives. En cas de désaccord persistant, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation, puis le juge.
Dans Gerelio
Lorsqu’un cabinet gère à la fois des copropriétés et des lots en gérance, Gerelio réunit les deux métiers dans le même outil. Côté immeuble : la comptabilité en partie double par copropriété, les appels de fonds et la répartition des charges au centime près. Côté bail : le quittancement mensuel des loyers et des provisions, la révision IRL, le dépôt de garantie et la régularisation des charges du locataire. Le propriétaire suit ses comptes dans les comptes rendus de gérance et les reversements.
Bailleurs et locataires consultent leurs documents sur l’extranet, et le locataire y adresse ses demandes, ce qui évite de traiter par téléphone une contestation de décompte. Le tarif est de 0,60 € HT par lot et par mois, avec un minimum de 49 € HT par mois, sans frais de mise en service. Pour voir le circuit sur des données fictives, vous pouvez essayer Gerelio sur un cabinet de démonstration.
Check-list avant d’envoyer un décompte de charges
Avant d’appuyer sur « envoyer », une dernière relecture évite la plupart des contestations :
- chaque ligne du décompte se rattache à une rubrique du décret n° 87-713 ;
- les frais de personnel sont retenus au bon taux, hors éléments exclus ;
- la part non récupérable des contrats d’entreprise est isolée ;
- honoraires du syndic, assurance, fonds de travaux et taxe foncière sont retirés, la taxe d’ordures ménagères conservée ;
- le prorata d’occupation est appliqué en cas d’entrée ou de sortie en cours d’exercice ;
- les provisions versées sont déduites, et la provision de l’année suivante ajustée ;
- le décompte part au moins un mois avant l’imputation, avec la note sur le chauffage collectif s’il y a lieu ;
- les justificatifs sont accessibles pendant six mois, chez le bailleur ou chez le syndic.
Pour la performance énergétique du logement, qui conditionne désormais la possibilité même de louer, voir notre guide DPE et interdiction de louer.
Questions fréquentes
Le locataire doit-il payer la taxe foncière ?
Non. La taxe foncière est un impôt du propriétaire et ne figure pas dans la liste du décret n° 87-713. Seule la taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères, qui apparaît souvent sur le même avis d’imposition, est récupérable, de même que la taxe de balayage lorsqu’elle existe. Le bailleur doit donc isoler cette ligne de l’avis et ne réclamer qu’elle au locataire.
Les honoraires du syndic sont-ils récupérables sur le locataire ?
Non. Les honoraires du syndic, comme les frais de gestion locative de l’agence, ne figurent pas dans la liste limitative du décret n° 87-713. Ils restent à la charge du copropriétaire bailleur, même lorsqu’ils sont appelés avec les autres charges de copropriété. Il faut donc les retirer du décompte annuel du syndic avant de calculer la régularisation du locataire.
Le salaire du gardien est-il récupérable sur le locataire ?
Oui, en partie. Si le gardien assure selon son contrat de travail l’entretien des parties communes et l’élimination des rejets, 75 % de sa rémunération et des charges sociales et fiscales afférentes sont récupérables. S’il n’assure qu’une de ces deux tâches, le taux tombe à 40 %. Pour un employé d’immeuble qui assure ces tâches, la récupération est totale. Certains éléments, comme le salaire en nature, sont exclus.
Combien de temps le propriétaire a-t-il pour réclamer des charges oubliées ?
L’action en paiement des charges se prescrit par trois ans (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Si la régularisation intervient après la fin de l’année civile qui suit l’année d’exigibilité, le locataire peut demander à payer par douzièmes. Une régularisation brutale après des années d’inaction peut en outre engager la responsabilité du bailleur, comme l’a jugé la Cour de cassation le 21 mars 2012.
Le locataire peut-il exiger de voir les factures ?
Oui. Le bailleur adresse le décompte par nature de charges un mois avant la régularisation, puis tient les pièces justificatives à la disposition du locataire pendant six mois après cet envoi : factures, contrats de fourniture et d’entretien, quantités consommées. En copropriété, ces pièces sont souvent détenues par le syndic, qui les met à disposition. Un refus de communication fragilise toute réclamation du bailleur.
Le contrat d’entretien de l’ascenseur est-il entièrement récupérable ?
Pas nécessairement. Sont récupérables l’électricité, la visite périodique, le nettoyage et le graissage, le dépannage et les menues réparations de la cabine et des paliers. Un contrat dit complet, qui couvre aussi le remplacement de pièces lourdes, n’est récupérable que pour sa part d’entretien courant : le décret impose au bailleur de s’assurer que le contrat d’entreprise distingue les dépenses récupérables des autres.
Peut-on louer un logement vide « charges comprises » avec un forfait ?
Non. En location vide, les charges se paient par provisions régularisées au moins une fois par an, ou au réel. Le forfait de charges n’est prévu que pour la colocation à bail unique, le logement meublé et le bail mobilité. Même dans ces cas, son montant doit être fixé d’après les charges récupérables et ne pas être manifestement disproportionné par rapport aux dépenses réelles.
L’assurance de l’immeuble peut-elle être refacturée au locataire ?
Non. La prime d’assurance de l’immeuble, qu’elle soit payée par le syndicat des copropriétaires ou par un propriétaire unique, ne figure pas dans la liste du décret n° 87-713. Elle reste donc à la charge du bailleur. Le locataire assure de son côté ses risques locatifs, par sa propre assurance habitation, dont il justifie à la remise des clés puis chaque année à la demande du bailleur.
Textes et sources officielles
- Décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables (Légifrance)
- Décret n° 87-713, article 2 : personnel, gardien et contrats d’entreprise (Légifrance)
- Décret n° 87-713, annexe : liste des charges récupérables (Légifrance)
- Charges locatives (Service-Public.fr)
- Charges en location vide (ANIL)
- Cour de cassation, 3e chambre civile, 21 mars 2012, n° 11-14.174 (Légifrance)
- Charges locatives, frais de détartrage et curage, Cass. 3e civ., 6 décembre 1995 (ANIL)
- Entretien annuel de la chaudière : règles pour le locataire (Service-Public.fr)
Information générale à jour au 24 septembre 2026, rédigée et vérifiée sur les textes officiels par la rédaction Gerelio. Elle ne remplace pas une consultation juridique adaptée à votre situation.
