La clôture des comptes d’une copropriété est l’ensemble des travaux par lesquels le syndic arrête, au dernier jour de l’exercice, toutes les charges et tous les produits engagés, justifie la trésorerie, répartit les dépenses réelles entre copropriétaires et produit les annexes soumises à l’assemblée générale. L’assemblée qui vote le budget doit se réunir dans les six mois suivant la fin de l’exercice (article 14-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965), et c’est elle qui, en pratique, approuve les comptes : pour un exercice calendaire, tout se joue entre janvier et mai.
Ce guide suit l’ordre réel du travail de clôture des comptes, de la dernière facture de décembre à la mise à jour du registre après l’AG. Il complète notre guide général sur la comptabilité de copropriété, qui pose les principes (engagement, partie double, plan comptable).
Qu’est-ce que la clôture des comptes d’une copropriété ?
La clôture est la photographie comptable du syndicat au dernier jour de l’exercice, établie en comptabilité d’engagement. L’exercice couvre douze mois et les comptes sont arrêtés à sa date de clôture (article 5 du décret n° 2005-240 du 14 mars 2005). Pour le premier exercice, l’assemblée fixe la date de clôture et une durée qui ne peut dépasser dix-huit mois. Ensuite, la date ne peut être changée qu’avec au moins cinq ans entre deux modifications.
Deux notions à ne pas confondre. La clôture est un travail technique du syndic, qui est chargé d’établir les comptes du syndicat et leurs annexes puis de les soumettre au vote (article 18, II, de la loi de 1965). L’approbation est une décision de l’assemblée générale. Entre les deux s’intercalent le contrôle du conseil syndical et la consultation des pièces par les copropriétaires.
Le principe qui commande tout est celui de l’engagement : les charges et les produits prévus au plan comptable sont enregistrés dès leur engagement juridique, indépendamment de leur règlement (article 14-3 de la loi). Une réparation faite le 18 décembre appartient à l’exercice qui se termine le 31 décembre, même si la facture arrive fin janvier et n’est payée qu’en mars. C’est la source de la moitié des corrections demandées par les conseils syndicaux.
Dernière définition utile. L’article 45-1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 appelle provisions sur charges les sommes versées ou à verser en attente du solde définitif qui résultera de l’approbation des comptes. Autrement dit, tant que l’AG n’a pas voté, chaque copropriétaire n’a versé que des acomptes.
Le calendrier : de la date de clôture à l’AG d’approbation
Pour un exercice clos le 31 décembre, l’assemblée qui vote le budget doit se tenir au plus tard le 30 juin, et toutes les autres échéances se calent à rebours à partir de cette date.
| Étape | Échéance | Texte |
|---|---|---|
| Arrêté des comptes | Date de clôture de l’exercice de douze mois | Art. 5 du décret n° 2005-240 |
| Contrôle du conseil syndical | Avant la convocation (pratique) | Art. 26 du décret n° 67-223 |
| Notification de la convocation et des annexes | Au moins 21 jours avant l’AG, sauf urgence ou délai plus long prévu par le règlement | Art. 9 et 11 du décret n° 67-223 |
| Consultation des pièces justificatives | Entre la convocation et l’AG, au moins un jour ouvré | Art. 18-1 de la loi, art. 9-1 du décret n° 67-223 |
| Assemblée générale | Dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice | Art. 14-1 de la loi |
| Contestation des décisions | 2 mois à compter de la notification du PV (opposants et défaillants) | Art. 42 de la loi |
| Mise à jour du registre national | 2 mois après l’AG d’approbation des comptes | Art. R711-10 du CCH |
Exemple. Une résidence de 38 lots à Nantes clôture au 31 décembre 2025. Le cabinet fixe l’AG au jeudi 11 juin 2026. À rebours : convocation notifiée début mai, pour garder de la marge sur les 21 jours ; réunion de contrôle avec le conseil syndical mi-avril ; comptes arrêtés et annexes éditées fin mars. Les écritures de clôture se font donc entre mi-janvier, quand arrivent les derniers relevés et factures, et fin mars. Après l’AG, le registre doit être mis à jour avant le 11 août 2026.
Le texte ne prévoit pas de sanction automatique si l’assemblée se tient au-delà des six mois, mais une clôture des comptes de copropriété qui dérape se paie ailleurs. Le retard a des effets concrets : budget de l’exercice suivant voté tard, régularisations qui s’empilent, données du registre qui vieillissent. Dans la plupart des cabinets, la saison des AG se gagne en janvier, sur la capacité à clôturer vite les immeubles à exercice calendaire, qui arrivent tous en même temps.
Les étapes de la clôture des comptes, dans l’ordre
Une clôture des comptes de copropriété bien menée suit toujours la même séquence : compléter les charges, justifier la trésorerie, nettoyer les comptes de tiers, puis seulement répartir. Répartir avant d’avoir fini les trois premières étapes, c’est s’assurer de devoir tout recalculer.
- Saisir toutes les factures de l’exercice et constater les factures non parvenues.
- Rapprocher chaque compte bancaire au jour de la clôture, y compris le compte du fonds de travaux.
- Lettrer les comptes fournisseurs et copropriétaires, et vider le compte d’attente.
- Passer les régularisations de période (charges payées d’avance, produits encaissés d’avance).
- Arrêter la situation des travaux votés et des opérations exceptionnelles.
- Répartir les charges réelles par clé et calculer le solde de chaque copropriétaire.
- Éditer les cinq annexes et le projet d’état individuel de répartition, puis les contrôler entre eux.
Factures non parvenues et charges payées d’avance
Toute prestation réalisée pendant l’exercice doit y être rattachée, même si la facture manque. Le plan comptable des syndicats prévoit pour cela le compte 408 « Factures non parvenues », qui enregistre les fournitures reçues, prestations effectuées ou travaux réalisés pendant l’exercice sans facture reçue (article 10 de l’arrêté du 14 mars 2005). Le plombier intervenu le 18 décembre sur une colonne d’eau, dont la facture de 640 € arrive le 22 janvier, se comptabilise donc au 31 décembre : débit du compte de charge, crédit du 408. La facture, à son arrivée, solde le 408.
L’inverse existe aussi. Une prime d’assurance multirisque de 4 800 € payée le 1er octobre 2025 pour la période allant jusqu’au 30 septembre 2026 ne concerne l’exercice 2025 que pour trois mois, soit 1 200 €. Les 3 600 € restants passent au compte 486 « Charges payées d’avance » et seront repris en charge en 2026. Le compte 487 « Produits encaissés d’avance » joue le même rôle côté produits, par exemple pour un loyer d’antenne encaissé pour l’année suivante.
Un piège propre à la copropriété : les provisions dues par les copropriétaires sont enregistrées à leur date d’exigibilité (article 3 du décret n° 2005-240). L’appel du premier trimestre 2026, exigible le 1er janvier, n’appartient pas à 2025, même si l’avis est parti le 10 décembre et que la moitié des copropriétaires l’ont réglé avant Noël. Ces paiements anticipés apparaissent simplement comme des soldes créditeurs sur les comptes individuels (compte 450).
Trésorerie et compte d’attente
La trésorerie de l’état financier doit correspondre, au centime, aux relevés bancaires rapprochés. Le relevé de décembre arrive souvent le 3 ou le 4 janvier : c’est la première pièce à attendre. Chaque écart entre le solde bancaire et le solde comptable s’explique par une opération en suspens (chèque émis non encore débité, remise non encore créditée, frais non comptabilisés). La méthode pas à pas figure dans notre guide sur le compte bancaire séparé et le rapprochement bancaire.
Le compte d’attente mérite un traitement à part. Le chèque de 312,50 € reçu le 28 décembre sans référence de lot, le virement libellé « charges » d’un nom absent de la liste des copropriétaires : tout cela transite par les comptes 471 et 472. L’arrêté du 14 mars 2005 est net, le compte 47 doit être soldé à la fin de l’exercice ou, à défaut, justifié ligne à ligne. Un compte d’attente qui porte encore des sommes de 2023 dans l’état financier de 2025 est l’un des premiers signaux qu’un conseil syndical attentif relève.
Travaux et opérations exceptionnelles
Les travaux votés hors budget se comptabilisent au fur et à mesure de leur réalisation, et non au rythme des appels de fonds (article 4 du décret n° 2005-240). Pour un ravalement démarré en octobre et terminé en avril, la part exécutée au 31 décembre est une charge de l’exercice clos, le reste relève de l’exercice suivant. Les opérations terminées dans l’exercice figurent à l’annexe 4 ; celles qui sont votées et non encore clôturées figurent à l’annexe 5, opération par opération.
Le même article fixe une règle souvent ignorée pour les impayés. La dépréciation d’une créance douteuse sur un copropriétaire se constate au moment où l’assemblée décide de la saisie immobilière, après les diligences de recouvrement. Pour les débiteurs autres que les copropriétaires, l’estimation est présentée par le syndic et soumise au vote.
Comment calculer la régularisation des charges de chaque copropriétaire ?
La régularisation est la différence, pour chaque lot et chaque clé de répartition, entre la quote-part des charges réelles et les provisions appelées sur la base du budget voté. Un excédent vient au crédit du copropriétaire, une insuffisance à son débit.
Le calcul se fait clé par clé, jamais sur un total global, parce qu’un même lot peut être créditeur en charges générales et débiteur en ascenseur. Les produits affectés à une clé (une indemnité d’assurance, un remboursement de fournisseur) viennent en déduction des charges de cette clé avant répartition.
Exemple. Budget 2025 d’une résidence : 42 000 € de charges générales et 6 000 € d’ascenseur. Le lot n° 12 détient 312/10 000 en charges générales et 410/10 000 en ascenseur. Il a donc versé 1 310,40 € + 246,00 € = 1 556,40 € de provisions. À la clôture, les charges générales réelles s’élèvent à 44 180 € et l’ascenseur à 5 480 €.
| Clé | Budget voté | Provisions du lot 12 | Charges réelles | Quote-part réelle du lot 12 | Écart |
|---|---|---|---|---|---|
| Charges générales (312/10 000) | 42 000,00 € | 1 310,40 € | 44 180,00 € | 1 378,42 € | + 68,02 € |
| Ascenseur (410/10 000) | 6 000,00 € | 246,00 € | 5 480,00 € | 224,68 € | − 21,32 € |
| Total | 48 000,00 € | 1 556,40 € | 49 660,00 € | 1 603,10 € | + 46,70 € |
Le lot 12 sera débité de 46,70 €. Sa quote-part exacte en charges générales vaut 1 378,416 € : arrondie à 1 378,42 €, elle doit s’inscrire dans une répartition dont la somme retombe exactement sur 44 180,00 €. Sur un immeuble de 38 lots, des arrondis mal gérés laissent vite quelques centimes orphelins, que l’annexe 3 fait apparaître. Notre guide sur la répartition des charges de copropriété détaille la méthode du plus fort reste.
Reste le moment de l’imputation. Dans les documents présentés à l’AG, le résultat est déjà réparti : l’annexe 1 est un état financier « après répartition », et le projet d’état individuel de répartition de chaque copropriétaire accompagne la convocation (article 11, II, 5° du décret de 1967). Mais le solde ne devient définitif qu’avec l’approbation. La plupart des cabinets imputent donc la régularisation sur les comptes individuels après l’AG, souvent avec l’appel de fonds suivant, ce qui évite de contre-passer si l’assemblée exige une correction.
Quand le lot a été vendu pendant l’exercice
La régularisation va à celui qui est copropriétaire le jour de l’approbation des comptes, pas à celui qui l’était pendant l’exercice. L’article 6-2 du décret de 1967 le prévoit en toutes lettres pour le trop ou moins perçu révélé par l’approbation. Si le lot 12 a été vendu le 15 mars 2026 et que l’AG approuve les comptes 2025 le 11 juin, les 46,70 € sont débités à l’acquéreur. Vendeur et acquéreur peuvent convenir d’un autre partage dans l’acte, mais cette convention ne vaut qu’entre eux ; le syndic applique le texte.
Le même article met la provision exigible du budget à la charge du vendeur, et les provisions hors budget à la charge de celui qui est copropriétaire à leur date d’exigibilité. C’est pourquoi une vente au printemps, en pleine période de clôture, demande de bien dater chaque appel.
Les documents à joindre à la convocation
L’état financier et le compte de gestion général, présentés avec le comparatif de l’exercice précédent approuvé, doivent être notifiés au plus tard avec l’ordre du jour : sans eux, la décision d’approbation s’expose à l’annulation (article 11, I, du décret de 1967). Le texte distingue deux niveaux :
- pour la validité des décisions : l’état financier du syndicat et son compte de gestion général avec leur comparatif, ainsi que le projet de budget accompagné du comparatif du dernier budget voté ;
- pour l’information des copropriétaires : les annexes au budget prévisionnel, l’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération, l’avis du conseil syndical quand sa consultation est obligatoire et, en vue de l’approbation, le projet d’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire.
Ces documents prennent la forme des cinq annexes obligatoires du décret n° 2005-240 : état financier après répartition (annexe 1), compte de gestion général (annexe 2), compte de gestion des opérations courantes par clé (annexe 3), compte de gestion des travaux et opérations exceptionnelles (annexe 4), état des travaux votés non encore clôturés (annexe 5). Leur lecture et leurs incohérences typiques sont détaillées dans le guide des annexes comptables.
Deux contrôles croisés avant l’envoi : le total des charges de l’annexe 3 doit correspondre aux charges courantes de l’annexe 2, et la somme des soldes individuels doit égaler le solde des comptes copropriétaires de l’annexe 1. Depuis la loi n° 2024-322 du 9 avril 2024 et le décret n° 2025-1292, la convocation et ses annexes sont notifiées par voie électronique par défaut, le copropriétaire pouvant demander le papier.
Le contrôle du conseil syndical et la consultation des pièces
Le conseil syndical contrôle la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses et l’élaboration du budget prévisionnel (article 26 du décret de 1967). Il ne « valide » pas les comptes au sens juridique, mais son contrôle avant la convocation désamorce la plupart des incidents de séance. Il peut obtenir toute pièce se rapportant à la gestion du syndic ; passé un mois sans transmission, le syndic encourt une pénalité de 15 € par jour de retard, imputée sur sa rémunération (article 21 de la loi, décret n° 2020-1229).
En pratique, le dossier de contrôle tient en six pièces : balance générale, grand livre, relevés et états de rapprochement au jour de la clôture, liste des factures classées par clé, état des impayés, suivi des travaux votés. Un conseil syndical qui reçoit ce dossier trois semaines avant la convocation pose ses questions par écrit, et le syndic y répond avant l’AG plutôt qu’en séance. Le rôle du conseil est détaillé dans notre guide sur le conseil syndical.
Les copropriétaires ont, eux aussi, un droit de regard. Entre la convocation et l’AG, le syndic tient à leur disposition les pièces justificatives des charges : factures, contrats de fourniture et d’exploitation et leurs avenants, quantités consommées et prix unitaires ou forfaitaires, et le cas échéant une note sur le calcul des charges de chauffage, de refroidissement et d’eau chaude collectifs (article 18-1 de la loi). La consultation dure au moins un jour ouvré, dans un lieu et à des horaires indiqués dans la convocation, pendant les heures d’accueil prévues au contrat pour un syndic professionnel (article 9-1 du décret de 1967). Le copropriétaire peut se faire assister d’un membre du conseil syndical, et obtenir des copies à ses frais.
L’approbation des comptes en assemblée générale
Faute de disposition spéciale, les comptes sont approuvés à la majorité de l’article 24 de la loi, c’est-à-dire à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. Le vote produit trois effets qu’il faut savoir expliquer en séance.
D’abord, l’approbation des comptes du syndicat ne vaut pas approbation du compte individuel de chaque copropriétaire (article 45-1 du décret de 1967). Un copropriétaire peut donc voter pour les comptes et contester ensuite l’imputation de frais de relance sur son propre compte.
Ensuite, la régularisation devient exigible. Les sommes appelées au titre d’exercices précédents après approbation des comptes entrent dans le mécanisme de l’article 19-2 de la loi : en cas d’impayé d’une provision et après mise en demeure restée sans effet pendant trente jours, elles deviennent immédiatement exigibles avec les autres provisions non échues.
Enfin, le délai de contestation court. Les copropriétaires opposants ou défaillants disposent de deux mois à compter de la notification du procès-verbal pour contester la décision (article 42 de la loi).
Après l’AG, trois tâches ferment la boucle. Le registre national des copropriétés doit être mis à jour dans les deux mois suivant l’assemblée qui a approuvé les comptes ; à défaut, le syndic s’expose à une astreinte de 20 € par lot et par semaine, qu’il ne peut pas refacturer au syndicat (voir notre guide sur le RNIC). La fiche synthétique reprend les nouveaux chiffres. Les annexes sont archivées avec la copie du procès-verbal (article 12 du décret n° 2005-240), et les pièces justificatives conservées dix ans.
Ce que Gerelio automatise sur ce point
Dans Gerelio, la clôture se fait immeuble par immeuble, chaque syndicat ayant sa propre comptabilité en partie double. Les relevés importés sont rapprochés automatiquement, sous forme de propositions à valider, puis lettrés : en fin d’exercice, il ne reste qu’une liste courte d’opérations en suspens à justifier. La répartition des charges réelles est calculée au centime près par clé, avec la méthode du plus fort reste, de sorte que la somme des quotes-parts retombe exactement sur le total de chaque clé. La clôture de l’exercice génère les cinq annexes comptables. Les écritures validées sont scellées : une erreur se corrige par contre-passation, jamais par modification silencieuse. Pour l’AG, le cabinet peut émettre un certificat d’intégrité des comptes du syndicat, à joindre à la convocation ; tout copropriétaire vérifie ensuite, par un lien ou un QR code et sans créer de compte, qu’aucune écriture certifiée n’a été modifiée depuis. Le moteur d’obligations inscrit enfin la mise à jour du RNIC à J+60 de l’AG dans la liste « À traiter ». Vous pouvez essayer Gerelio sur un cabinet de démonstration.
Check-list avant d’envoyer la convocation
La veille de l’envoi, dix minutes de vérification évitent une heure de débat en séance, et une clôture des comptes reprise après l’AG. Voici les points que les conseils syndicaux et les copropriétaires relèvent le plus souvent.
- Les factures de décembre reçues en janvier sont rattachées à l’exercice clos (compte 408), et aucune facture de janvier n’a glissé dans l’exercice.
- Chaque compte bancaire, fonds de travaux compris, est rapproché au jour de la clôture, et l’état de rapprochement est classé avec le relevé.
- Le compte d’attente est soldé, ou chaque ligne restante est justifiée par écrit.
- L’appel de fonds exigible le premier jour de l’exercice suivant n’a pas été comptabilisé dans l’exercice clos.
- Les travaux terminés sont sortis de l’annexe 5 et soldés dans l’annexe 4.
- La somme des quotes-parts de chaque clé égale le total de la clé, au centime.
- Les soldes individuels concordent avec l’annexe 1, et les ventes de l’année sont affectées au bon copropriétaire.
- La convocation indique le lieu, le jour et les horaires de consultation des pièces justificatives.
Si un seul de ces points reste ouvert, mieux vaut décaler l’envoi de quelques jours que présenter des comptes que l’assemblée refusera. Le budget de l’exercice à venir se prépare avec les mêmes chiffres : notre guide sur le budget prévisionnel reprend la suite.
Questions fréquentes
Le syndic peut-il réclamer la régularisation des charges avant l’assemblée générale ?
Non. Tant que l’assemblée n’a pas approuvé les comptes, les sommes versées restent des provisions en attente du solde définitif (article 45-1 du décret du 17 mars 1967). Le projet d’état individuel de répartition joint à la convocation annonce le montant, mais la régularisation ne devient définitive qu’après le vote. La plupart des syndics l’imputent sur le compte individuel après l’AG, souvent avec l’appel de fonds suivant.
Qui paie la régularisation de charges quand l’appartement a été vendu avant l’AG ?
C’est celui qui est copropriétaire le jour de l’approbation des comptes, donc l’acquéreur si la vente a eu lieu avant l’AG (article 6-2 du décret du 17 mars 1967). Il reçoit le crédit ou supporte le débit, même pour un exercice pendant lequel il n’était pas propriétaire. L’acte de vente peut prévoir un autre partage, mais cette clause ne joue qu’entre vendeur et acquéreur et ne s’impose pas au syndic.
Que se passe-t-il si l’assemblée générale refuse d’approuver les comptes ?
La loi ne prévoit pas de sanction automatique, mais les soldes individuels ne sont pas arrêtés et la régularisation ne peut pas être imputée. Le syndic doit identifier les motifs du refus, corriger ce qui doit l’être, en informer le conseil syndical et présenter de nouveau les comptes, lors de la prochaine assemblée ou d’une assemblée convoquée à cet effet. Le budget de l’exercice suivant peut, lui, être voté séparément.
Une facture reçue après la date de clôture doit-elle être rattachée à l’exercice clos ?
Oui, dès lors que la prestation, la fourniture ou les travaux ont été réalisés pendant l’exercice. La comptabilité du syndicat est une comptabilité d’engagement : la charge est enregistrée au compte 408 « Factures non parvenues » à la date de clôture, puis soldée à la réception de la facture. Une intervention du 18 décembre facturée fin janvier appartient donc à l’exercice clos au 31 décembre.
Peut-on changer la date de clôture de l’exercice d’une copropriété ?
Oui, par une décision de l’assemblée générale, à condition de respecter un délai d’au moins cinq ans entre deux modifications (article 5 du décret n° 2005-240 du 14 mars 2005). La résolution doit préciser la période de transition, ce qui impose d’adapter le budget, les appels de provisions et le calendrier de l’AG suivante pour tenir le délai de six mois.
Le conseil syndical doit-il valider les comptes avant l’assemblée générale ?
Aucun texte ne lui demande de les valider formellement : le conseil syndical contrôle la comptabilité, la répartition des dépenses et l’élaboration du budget (article 26 du décret de 1967). Il peut exiger toute pièce se rapportant à la gestion ; sans transmission dans le mois, le syndic encourt une pénalité de 15 € par jour de retard. En pratique, une réunion de contrôle avant l’envoi de la convocation évite l’essentiel des débats en séance.
Combien de temps le syndic doit-il conserver les pièces comptables de la copropriété ?
Dix ans. Les pièces justificatives doivent être des originaux portant les références du syndicat et sont conservées par le syndic pendant dix ans (article 6 du décret n° 2005-240). Les annexes comptables sont en outre archivées avec la copie du procès-verbal de l’assemblée qui a approuvé les comptes et voté le budget, dans un classement particulier. En cas de changement de syndic, l’ensemble est transmis au successeur.
Textes et sources officielles
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 14-1 (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 18-1 (Légifrance)
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 6-2 (Légifrance)
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 11 (Légifrance)
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 45-1 (Légifrance)
- Décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires (Légifrance)
- Arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 42 (Légifrance)
Information générale à jour au 24 septembre 2026, rédigée et vérifiée sur les textes officiels par la rédaction Gerelio. Elle ne remplace pas une consultation juridique adaptée à votre situation.
