Les annexes comptables de copropriété sont les cinq tableaux, aux modèles imposés par le décret n° 2005-240 du 14 mars 2005, dans lesquels le syndic présente les comptes de l’exercice clos : un état financier, trois comptes de gestion et un état des travaux en cours. Elles sont notifiées avec la convocation de l’assemblée qui approuve les comptes, et chacune se vérifie à l’aide des autres.
C’est cette dernière propriété qui les rend précieuses. Un copropriétaire n’a pas le grand livre, mais avec les cinq annexes et vingt minutes, il peut repérer la plupart des anomalies. Pour le cadre d’ensemble (engagement, exercice, approbation), voir notre guide de la comptabilité de copropriété.
Que sont les annexes comptables de copropriété et d’où viennent-elles ?
L’article 8 du décret n° 2005-240 impose que les comptes arrêtés à la clôture soient présentés aux copropriétaires dans des documents de synthèse comprenant au moins l’état financier, le compte de gestion général et l’état des travaux votés non clôturés, établis selon les modèles obligatoires de ses annexes 1 à 5. L’état financier présente les créances et les dettes, la situation de trésorerie et le montant des emprunts restant dus. Le compte de gestion général présente les charges et les produits de l’exercice. L’article 10 ajoute une double présentation des charges, par nature dans l’annexe 2 et par catégorie de charges dans les annexes 3 et 4, dont les totaux doivent correspondre à ceux de l’annexe 2.
Les modèles ont été publiés au Journal officiel du 18 mars 2005 ; Légifrance ne les reproduit pas en ligne et renvoie au fac-similé du JO. Ils ont été retouchés deux fois : le décret n° 2016-1914, au 1er janvier 2017, pour faire place au fonds de travaux (compte 105 dans l’annexe 1, compte 705 dans l’annexe 2, colonne « affectation du fonds de travaux » dans les annexes 4 et 5), puis le décret n° 2020-1229, au 31 décembre 2020, pour intégrer la délégation de pouvoirs au conseil syndical dans les annexes 1 et 2, dont le compte 106 dans l’état financier.
| Annexe | Intitulé du modèle | Ce qu’elle montre | Se contrôle avec |
|---|---|---|---|
| 1 | État financier après répartition à la date de clôture | Trésorerie, provisions et avances, créances, dettes | Annexe 5 (compte 12), relevés bancaires |
| 2 | Compte de gestion général de l’exercice clos réalisé et budget prévisionnel | Charges et produits par nature, comparés aux budgets | Annexes 3 et 4 |
| 3 | Compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel | Charges courantes par clé de répartition | Partie courante de l’annexe 2 |
| 4 | Compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles hors budget | Opérations terminées dans l’exercice | Partie travaux de l’annexe 2 |
| 5 | État des travaux et opérations exceptionnelles votés non clôturés | Opérations encore ouvertes à la clôture | Comptes 102 et 12 de l’annexe 1 |
Comment lire les colonnes N-1, N, N+1 et N+2 ?
Les annexes 2 et 3 alignent jusqu’à cinq colonnes, et c’est ce qui perd le plus de lecteurs. De gauche à droite : l’exercice précédent approuvé, le budget voté de l’exercice clos, le réalisé de l’exercice clos soumis à approbation, le budget de l’exercice en cours déjà voté, et le budget de l’exercice suivant à voter.
Prenons un exercice calé sur l’année civile et une assemblée tenue en juin 2026. N est 2025, l’exercice qu’on approuve. N-1 est 2024, approuvé l’an dernier. N+1 est 2026, l’exercice en cours, dont le budget a été voté en 2025. N+2 est 2027, dont le budget est proposé au vote. Ce schéma, le plus courant, suppose que chaque budget est voté avant le début de l’exercice qu’il concerne, ce qui est le principe ; l’article 14-1 de la loi de 1965 fixe seulement une limite, six mois après la clôture de l’exercice précédent. Une copropriété qui vote le budget de l’année en cours au printemps verra ses colonnes décalées d’un cran.
| Ligne 602 Électricité | 2024 approuvé | 2025 voté | 2025 réalisé | 2026 voté | 2027 à voter |
|---|---|---|---|---|---|
| Résidence de 42 lots, Angers | 6 120 € | 6 300 € | 7 480 € | 6 500 € | 7 600 € |
Lu correctement, ce tableau raconte une histoire : le réalisé 2025 dépasse le budget de 19 %, par exemple à cause d’un nouveau tarif, et le budget 2026 déjà voté est trop bas. Le syndic propose 7 600 € pour 2027, mais 2026 continuera à produire une insuffisance. L’assemblée peut modifier à la hausse ou à la baisse un budget déjà voté, à la majorité simple : c’est une résolution qu’on oublie souvent de proposer. La construction du budget est détaillée dans notre guide du budget prévisionnel.
Annexe 1 : l’état financier après répartition
L’état financier est la photographie du syndicat au jour de la clôture : ce qu’il a en banque, ce qu’on lui doit, ce qu’il doit, et ce qu’il détient pour le compte des copropriétaires. Il est établi « après répartition », c’est-à-dire une fois l’excédent ou l’insuffisance des opérations courantes réparti sur les comptes individuels.
Sa partie I met en regard, à gauche, la trésorerie (50 fonds placés, 51 banques, 53 caisse) et, à droite, les provisions et avances (102 provisions pour travaux, 1031 et 1033 avances, 105 fonds de travaux, 106, 131 subventions, 12 solde en attente sur travaux). Sa partie II met en regard les créances (copropriétaires débiteurs, créances douteuses 459, autres créances, débiteurs divers, comptes d’attente et de régularisation) et les dettes (copropriétaires créditeurs, fournisseurs, autres dettes, créditeurs divers, comptes d’attente et de régularisation, dépréciations). Deux notes du modèle comptent : un montant précédé du signe moins en trésorerie est un découvert, donc une dette du syndicat, et les soldes des copropriétaires renvoient à une liste individualisée jointe.
Le syndicat n’a pas de capital : chaque euro qu’il détient est soit dû à un tiers, soit réservé à un usage voté. Les deux totaux généraux sont donc toujours égaux. Voici l’exemple d’une résidence de 24 lots à Rennes, budget de 48 000 €, au 31 décembre 2026.
| Colonne de gauche | Montant | Colonne de droite | Montant |
|---|---|---|---|
| 50 Fonds placés (compte du fonds de travaux) | 12 600 € | 102 Provisions pour travaux | 15 000 € |
| 51 Banque, compte séparé du syndicat | 18 400 € | 1031 Avances de trésorerie | 6 000 € |
| 105 Fonds de travaux | 12 600 € | ||
| Total I | 31 000 € | Total I | 33 600 € |
| 45 Copropriétaires, sommes exigibles restant à recevoir | 9 850 € | 45 Copropriétaires, excédents versés | 2 300 € |
| 48 Charges constatées d’avance | 1 800 € | 40 Fournisseurs (401 et 408) | 6 750 € |
| Total II | 11 650 € | Total II | 9 050 € |
| Total général | 42 650 € | Total général | 42 650 € |
Trois lectures rapides. Le fonds de travaux de 12 600 € a son pendant exact sur le compte dédié : c’est ce qu’on attend. L’avance de trésorerie de 6 000 € reste sous le plafond d’un sixième du budget fixé par l’article 35 du décret de 1967, soit 8 000 €. Et les 9 850 € dus par les copropriétaires représentent environ un cinquième du budget annuel : c’est là que le conseil syndical posera ses questions, liste individuelle en main.
Les données financières que le syndic déclare au registre national des copropriétés dans les deux mois de l’assemblée (budget, provisions pour travaux, dettes fournisseurs, impayés) se lisent pour la plupart dans cette annexe et dans la suivante. Une annexe 1 propre rend la mise à jour du RNIC presque mécanique.
Annexe 2 : le compte de gestion général
Le compte de gestion général présente, par nature de compte, les charges et produits de l’exercice, comparés au budget voté et à l’exercice précédent, avec les budgets en cours et à voter. Il se divise en deux blocs.
Le premier concerne les opérations courantes : charges du budget, principalement des comptes 60 à 64, produits 701 et autres produits affectés. Son solde est l’excédent ou l’insuffisance réparti entre les copropriétaires. Le second concerne les travaux et opérations exceptionnelles terminés pendant l’exercice : charges 67 et 661, produits 702 à 705, subventions, emprunts, indemnités d’assurance. L’annexe 2 sert aussi de modèle au budget prévisionnel soumis au vote (article 9 du décret n° 2005-240).
Les contrôles sont arithmétiques. La partie courante doit être identique au total de l’annexe 3, la partie travaux au total de l’annexe 4 (article 10 du décret). La colonne « budget voté » de N doit reprendre le budget tel que l’assemblée l’a voté, éventuellement modifié par une assemblée ultérieure, et non une version recalculée après coup. Et chaque écart important entre voté et réalisé mérite une phrase d’explication dans la convocation ou en séance.
Annexe 3 : les opérations courantes par clé de répartition
L’annexe 3 reprend les charges courantes de l’annexe 2, mais regroupées par catégorie de charges telles que le règlement de copropriété les définit : charges générales, ascenseur, chauffage, bâtiment A, escalier C. Pour chaque clé, elle donne les charges, les produits qui lui sont affectés et un total net, avec les mêmes colonnes que l’annexe 2.
C’est l’annexe que les copropriétaires lisent pour eux-mêmes, parce qu’elle dit ce que coûte chaque service à ceux qui le paient. C’est aussi celle où se cachent les erreurs de clé : un contrat d’ascenseur imputé en charges générales fait payer les lots du rez-de-chaussée, si le règlement les en exclut, et l’erreur se répète chaque trimestre. Une clé qui n’existe pas dans le règlement, ou une clé du règlement qui n’apparaît pas, appelle une question. La méthode est détaillée dans notre guide de la répartition des charges.
Détail de forme : l’article 11 de l’arrêté du 14 mars 2005 impose de reproduire les codes comptables dans les documents remis aux copropriétaires, sauf dans les annexes 3 et 4. Une annexe 3 sans numéros de comptes n’est donc pas irrégulière, mais la plupart des conseils syndicaux préfèrent les avoir pour pointer.
Annexe 4 : les travaux et opérations exceptionnelles clôturés
L’annexe 4 présente, opération par opération et par clé, les travaux hors budget et les opérations exceptionnelles qui se sont terminés pendant l’exercice : dépenses votées, dépenses réalisées, sommes reçues (provisions appelées, emprunts, subventions, affectation du fonds de travaux) et solde. Les opérations exceptionnelles couvrent ce qui, sans être des travaux, sort du budget courant : honoraires d’avocat d’une procédure, expertise, frais d’un sinistre.
La règle à connaître est celle de l’article 8 du décret : pour ces opérations, la répartition entre copropriétaires ne peut intervenir qu’à la clôture définitive de chacune. Prenons un ravalement voté 80 000 €, réalisé 76 420 €, entièrement appelé. Tant qu’il reste ouvert, rien n’est régularisé ; l’année de sa clôture, il passe en annexe 4 avec un excédent de 3 580 €, réparti selon la clé du vote et porté au crédit des comptes individuels. D’où la question à poser pour chaque ligne : l’opération est-elle vraiment terminée, toutes factures reçues et réception prononcée ?
Annexe 5 : les travaux votés non encore clôturés
L’annexe 5 recense les opérations votées qui restent ouvertes à la clôture, détaillées par marché et par clé de répartition. Ses colonnes forment un raisonnement complet :
| Colonne | Contenu | Toiture de la résidence de Rennes |
|---|---|---|
| A | Travaux votés, montant et date | 36 000 € |
| B | Travaux payés | 21 000 € |
| C | Travaux réalisés | 21 000 € |
| D | Provisions appelées, emprunts et subventions reçus, affectation du fonds de travaux | 36 000 € |
| E = D − C | Solde en attente sur travaux | 15 000 € |
| F | Subventions et emprunts à recevoir, montant et date | Aucun |
Un écart entre B et C signale des travaux réalisés mais pas encore payés, ou l’inverse, un acompte versé d’avance. Un E négatif signale des travaux qui avancent plus vite que les appels : le syndicat finance alors le chantier avec sa trésorerie courante, ce qui peut finir en découvert. Et une opération qui figure en annexe 5 depuis trois exercices, réceptionnée depuis longtemps, bloque la régularisation de copropriétaires dont certains ont vendu entre-temps.
Le lien avec l’annexe 1 demande un peu d’attention. L’arrêté du 14 mars 2005 prévoit que le solde du compte 12 est détaillé en annexe 5 et repris en annexe 1. Mais si le logiciel suit à la lettre l’article 10 de l’arrêté (appels portés au 102, puis transférés au 702 au fil du chantier), une partie du solde en attente apparaît au 102 plutôt qu’au 12, comme dans l’exemple de Rennes où les 15 000 € non consommés sont au 102. Le bon contrôle consiste à rapprocher, opération par opération, la colonne E des lignes 102 et 12 prises ensemble.
Les incohérences à chercher avant l’AG
Les anomalies les plus fréquentes des annexes comptables de copropriété se repèrent en croisant les tableaux, sans ouvrir une seule facture.
| Symptôme | Où le voir | Explication fréquente | Pièce à demander |
|---|---|---|---|
| Totaux généraux différents | Annexe 1 | Ligne omise à l’édition, solde repris à la main | Balance générale à la date de clôture |
| Solde courant de l’annexe 2 différent de l’annexe 3 | Annexes 2 et 3 | Charge sans clé ou sur une clé inexistante | Balance par clé de répartition |
| Fonds de travaux sans compte en face | Annexe 1 | Cotisations laissées sur le compte courant | Relevé du compte du fonds de travaux |
| Compte d’attente non nul | Annexe 1 | Encaissements non identifiés, écarts d’arrondi | Détail ligne à ligne du 471 et du 472 |
| Avance de trésorerie supérieure à 1/6 du budget | Annexe 1 | Avance jamais réajustée après une baisse de budget | Décision qui l’a constituée |
| Créditeurs divers identiques d’un exercice à l’autre | Annexe 1 | Somme ancienne jamais apurée | Origine et pièce de chaque ligne |
| Opération en annexe 5 depuis plusieurs exercices | Annexe 5 | Chantier réceptionné non clôturé | Procès-verbal de réception, dernières factures |
| Budget « voté » différent de celui des procès-verbaux | Annexe 2 | Colonne recalculée | Procès-verbaux des AG qui ont voté ce budget |
Préparer les annexes pour l’AG, étape par étape
Du côté du cabinet, la production des annexes est la dernière étape de la clôture, pas la première. L’ordre compte.
- Arrêter les comptes : factures non parvenues, charges et produits constatés d’avance, comptes d’attente soldés, créances douteuses, opérations en cours portées au compte 12, répartition du résultat courant. Voir notre guide de la clôture des comptes.
- Éditer les deux balances, par nomenclature et par clé, et vérifier leur concordance (article 2 de l’arrêté). Si elles divergent, les annexes 2 et 3 divergeront aussi.
- Produire les cinq annexes et faire les contrôles croisés : totaux de l’annexe 1, annexes 3 et 4 contre annexe 2, annexe 5 contre les comptes 102 et 12. Les numéros de comptes sont détaillés dans notre guide du plan comptable de copropriété.
- Tenir la séance de contrôle avec le conseil syndical, assez tôt pour corriger avant l’envoi.
- Joindre à la convocation, notifiée au moins 21 jours avant la séance, l’état financier et le compte de gestion général avec le comparatif, le projet de budget avec son comparatif, les annexes au budget et le projet d’état individuel de répartition. Depuis la loi n° 2024-322 et le décret n° 2025-1292, entré en vigueur le 25 décembre 2025, cet envoi se fait par principe par voie électronique, sauf pour les copropriétaires qui ont demandé le papier. Voir notre guide de la convocation de l’AG.
- Tenir les pièces justificatives à disposition entre la convocation et la séance, au moins un jour ouvré, aux lieu, jours et heures indiqués dans la convocation (article 18-1 de la loi de 1965, article 9-1 du décret de 1967).
- Après l’approbation, mettre à jour le registre des copropriétés dans les deux mois.
Dans Gerelio
Dans Gerelio, les cinq annexes sont générées à la clôture depuis les écritures de l’immeuble, sans ressaisie ni retraitement dans un tableur : l’état financier, les comptes de gestion par nature et par clé, les travaux clôturés et les travaux en cours sortent de la même comptabilité en partie double. Les écritures validées sont scellées par une chaîne d’empreintes et ne se modifient pas, elles se contre-passent. La répartition des charges se fait au centime près par la méthode du plus fort reste, ce qui évite les écarts d’arrondi qui finissent au compte d’attente.
Pour l’assemblée, le cabinet peut émettre un certificat d’intégrité des comptes du syndicat, à joindre à la convocation ou à remettre en séance. Tout copropriétaire peut vérifier, par un lien ou un QR code et sans créer de compte, qu’aucune écriture certifiée n’a été modifiée depuis. Le conseil syndical accède aux documents depuis son extranet.
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Trois vérifications à faire en dix minutes
Si vous ne deviez contrôler que trois choses dans les annexes comptables d’une copropriété avant de signer la convocation ou de préparer le conseil syndical, ce seraient celles-ci.
D’abord, l’annexe 1 : les deux totaux généraux sont égaux, les comptes d’attente sont à zéro ou accompagnés d’un détail, et le fonds de travaux a son compte en face. Ensuite, les totaux : la partie courante de l’annexe 2 égale le total de l’annexe 3, la partie travaux égale celui de l’annexe 4, et le budget voté de N est bien celui des procès-verbaux qui l’ont adopté. Enfin, les travaux : chaque ligne de l’annexe 5 correspond à un vote identifié, son solde en attente se retrouve dans les comptes 102 et 12 de l’annexe 1, et aucune opération achevée n’y dort depuis plusieurs exercices.
Ces trois contrôles ne remplacent pas un pointage des factures. Mais quand ils tombent juste, l’assemblée se passe rarement mal sur les comptes.
Questions fréquentes
Les annexes comptables doivent-elles être jointes à la convocation de l’AG ?
Oui. L’article 11 du décret du 17 mars 1967 exige, pour la validité de la décision, que l’état financier et le compte de gestion général, avec le comparatif de l’exercice précédent approuvé, soient notifiés au plus tard avec l’ordre du jour. Leur présentation doit suivre les modèles du décret n° 2005-240. Le projet de budget, comparé au dernier budget voté, est joint dans les mêmes conditions lorsque l’assemblée doit le voter.
Pourquoi l’annexe 1 s’appelle-t-elle « état financier après répartition » ?
Parce qu’elle est établie une fois l’excédent ou l’insuffisance des opérations courantes répartis sur les comptes individuels des copropriétaires, à l’arrêté des comptes (article 8 du décret n° 2005-240). Les soldes des copropriétaires qu’elle affiche tiennent donc déjà compte de la régularisation de l’exercice. Cette répartition ne devient définitive qu’avec l’approbation des comptes par l’assemblée générale.
Que signifie un montant négatif dans la trésorerie de l’annexe 1 ?
Un découvert bancaire, qui correspond à une dette du syndicat envers sa banque ; le modèle d’annexe le précise en note. C’est un signal à examiner de près : le syndic ne peut pas avancer de fonds au syndicat (article 18 de la loi de 1965), donc un découvert traduit presque toujours des impayés importants, des appels insuffisants ou un décalage entre travaux payés et provisions encaissées.
Quelle différence entre l’annexe 4 et l’annexe 5 ?
L’annexe 4 présente les travaux et opérations exceptionnelles terminés pendant l’exercice : dépenses votées, dépenses réalisées, sommes appelées et solde, qui est réparti entre les copropriétaires. L’annexe 5 présente ceux qui ont été votés mais ne sont pas clôturés à la fin de l’exercice : montants votés, payés, réalisés, appelés et solde en attente. Une opération passe de la 5 à la 4 l’année où elle se termine.
Qu’est-ce que l’« annexe 6 » envoyée par certains syndics ?
Ce n’est pas une annexe officielle : le décret n° 2005-240 n’en prévoit que cinq. Le terme désigne généralement la liste individualisée des soldes des copropriétaires, à laquelle renvoie une note de l’annexe 1, ou le projet d’état individuel de répartition que l’article 11 du décret de 1967 demande de joindre à la convocation pour information. Ces documents sont utiles, mais leur numérotation relève de l’usage.
Les codes comptables doivent-ils apparaître dans les annexes ?
En principe oui. L’article 11 de l’arrêté du 14 mars 2005 veut que les rubriques et les codes comptables utilisés pendant l’exercice soient reproduits clairement dans les documents remis aux copropriétaires. Il fait une exception pour les codes dans les annexes 3 et 4, présentées par clé de répartition et par opération. L’annexe 2, présentée par nature, les fait donc apparaître.
Une petite copropriété doit-elle produire les annexes comptables ?
Le régime des petites copropriétés (articles 41-8 et 41-10 de la loi de 1965) dispense de la partie double et permet de constater les engagements en fin d’exercice. Il ne prévoit pas de dispense de présentation : l’article 11 du décret de 1967 continue d’exiger l’état financier et le compte de gestion général, selon les modèles du décret n° 2005-240, avec la convocation de l’assemblée qui approuve les comptes.
Que faire si les deux totaux de l’annexe 1 ne sont pas égaux ?
Demander la balance générale avant l’assemblée. L’état financier recense tout ce que le syndicat détient ou doit, sans capital propre : les deux totaux généraux doivent être strictement égaux. Un écart vient le plus souvent d’une ligne omise à l’édition (compte d’attente, dépréciation, compte 106) ou d’un solde repris à la main. Tant que l’écart n’est pas expliqué par écrit, le conseil syndical peut difficilement recommander l’approbation.
Textes et sources officielles
- Décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires (Légifrance)
- Décret n° 2005-240, article 8, documents de synthèse (Légifrance)
- Arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires (Légifrance)
- Décret n° 2016-1914 du 27 décembre 2016 modifiant le décret n° 2005-240 (Légifrance)
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 11 (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 18-1 (Légifrance)
- Budget prévisionnel d’une copropriété (Service-Public.fr)
Information générale à jour au 24 septembre 2026, rédigée et vérifiée sur les textes officiels par la rédaction Gerelio. Elle ne remplace pas une consultation juridique adaptée à votre situation.
