Le budget prévisionnel d’une copropriété est le document par lequel l’assemblée générale fixe, chaque année, les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs (article 14-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965). Il couvre un exercice de douze mois, se vote à la majorité de l’article 24 avant le début de cet exercice, et se finance par des provisions égales au quart du budget, exigibles le premier jour de chaque trimestre. Les gros travaux n’en font pas partie : ils se votent et s’appellent à part.
Sur le papier, c’est l’exercice le plus simple de l’année. En pratique, c’est celui qui fait les AG houleuses quand il est mal construit : un chauffage sous-estimé, une assurance oubliée, et la régularisation de l’année suivante tombe comme une facture surprise. Ce guide s’inscrit dans notre dossier sur la comptabilité de copropriété.
Qu’est-ce que le budget prévisionnel d’une copropriété ?
Le budget prévisionnel est l’estimation, votée par l’assemblée, des charges des opérations courantes et des produits attendus pour un exercice de douze mois (article 9 du décret n° 2005-240 du 14 mars 2005, article 43 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967). Il sert à deux choses : autoriser le syndic à engager les dépenses courantes, et fonder les provisions que chaque copropriétaire verse en attendant les comptes définitifs.
Les charges y sont présentées de deux façons : par nature (électricité, entretien, assurance, honoraires) et ventilées par catégorie de charges, c’est-à-dire par clé de répartition (article 10 du décret n° 2005-240). C’est cette ventilation qui permet de calculer la provision de chaque lot, et c’est elle qu’on retrouve dans l’annexe 3, où le budget à voter côtoie le réalisé de l’exercice clos.
Un point de numérotation qui trouble encore beaucoup de lecteurs : depuis le 1er janvier 2023, les dépenses de travaux exclues du budget relèvent du II de l’article 14-1 de la loi, et l’article 14-2 est consacré au projet de plan pluriannuel de travaux. Les modèles d’annexes et le plan comptable parlent toujours de « travaux de l’article 14-2 » : c’est l’ancienne numérotation, le fond n’a pas changé.
Ce qui entre dans le budget, et ce qui n’y entre pas
Entrent dans le budget prévisionnel les dépenses courantes : entretien et petites réparations, contrats de maintenance, énergie et eau des parties communes, assurance, frais de personnel, honoraires de gestion courante du syndic. En sortent les travaux et études listés par l’article 44 du décret de 1967 : travaux de conservation ou d’entretien autres que la maintenance, travaux sur les équipements communs autres que la maintenance, travaux d’amélioration, études techniques comme les diagnostics, et plus généralement tout ce qui ne concourt pas à la maintenance et au fonctionnement courant.
La frontière passe donc par la notion de maintenance, que l’article 45 définit : ce sont les travaux d’entretien courant destinés à maintenir l’état de l’immeuble ou à prévenir la défaillance d’un équipement commun, menues réparations comprises. Deux assimilations comptent en pratique. Le remplacement d’un équipement commun, chaudière ou ascenseur, reste de la maintenance lorsque son prix est compris forfaitairement dans le contrat de maintenance. Et les vérifications périodiques imposées par la réglementation sur les équipements communs sont elles aussi de la maintenance.
| Dépense | Budget ou hors budget | Fondement |
|---|---|---|
| Contrat d’entretien de l’ascenseur, nettoyage, électricité des communs | Budget | Fonctionnement et maintenance (art. 14-1 I de la loi) |
| Remplacement d’un ferme-porte, d’un bloc d’éclairage | Budget | Menues réparations (art. 45 du décret) |
| Chaudière remplacée dans le cadre d’un contrat « garantie totale » forfaitaire | Budget | Assimilée à la maintenance (art. 45) |
| Vérification périodique réglementaire d’un équipement commun | Budget | Assimilée à la maintenance (art. 45) |
| Ravalement de façade, réfection de toiture | Hors budget | Conservation autre que maintenance (art. 44, 1°) |
| Remplacement de la porte de parking non couvert par un contrat | Hors budget | Équipement commun, autre que maintenance (art. 44, 2°) |
| Création d’un local vélos, pose d’un interphone neuf | Hors budget | Amélioration (art. 44, 3°) |
| Diagnostic, audit, étude d’ingénierie | Hors budget | Études techniques (art. 44, 4°) |
C’est sur les cas intermédiaires que ça coince. La pompe de relevage qui lâche en février et coûte 2 900 € à remplacer n’est pas une menue réparation ; si le contrat ne couvre pas son remplacement, la dépense relève du hors budget, même si l’urgence a conduit le syndic à la commander sans attendre l’assemblée. Beaucoup de cabinets l’absorbent dans le budget courant par commodité, ce qui fausse la comparaison budget/réalisé et alimente les questions du conseil syndical. Mieux vaut l’identifier dès l’engagement et l’expliquer.
Comment élaborer le budget prévisionnel ?
Le syndic établit le budget en concertation avec le conseil syndical (article 18, II, de la loi), et le conseil contrôle cette élaboration puis suit l’exécution du budget (article 26 du décret de 1967). La méthode qui marche part du réalisé, poste par poste et clé par clé.
- Reprendre le réalisé du dernier exercice clos et le budget en cours, par clé de répartition.
- Recenser les contrats en cours (ascenseur, chauffage, nettoyage, espaces verts) avec leurs clauses de révision et leurs échéances.
- Chiffrer l’énergie à partir des consommations réelles et des prix contractuels connus, pas du montant de l’an dernier.
- Interroger l’assureur ou le courtier sur la prime à venir, surtout après un exercice chargé en sinistres.
- Reporter les honoraires prévus au contrat de syndic et les frais de personnel.
- Prévoir une enveloppe d’entretien courant fondée sur la moyenne des trois derniers exercices.
- Ventiler chaque poste sur sa clé, vérifier les totaux et présenter le projet au conseil syndical.
Exemple. Une résidence de 42 lots à Toulouse, exercice calendaire, prépare le budget 2027 pour son AG du 11 juin 2026. Le lot n° 23, un trois-pièces au troisième étage, détient 265/10 000 en charges générales, 310/10 000 en ascenseur, 248/10 000 en chauffage et 255/10 000 en eau froide.
| Clé de répartition | Réalisé 2025 | Budget 2026 voté | Budget 2027 proposé | Part annuelle du lot 23 |
|---|---|---|---|---|
| Charges générales | 36 950 € | 37 800 € | 38 600 € | 1 022,90 € |
| Ascenseurs | 5 610 € | 5 800 € | 5 900 € | 182,90 € |
| Chauffage collectif | 26 180 € | 26 500 € | 27 400 € | 679,52 € |
| Eau froide | 5 870 € | 6 000 € | 6 100 € | 155,55 € |
| Total | 74 610 € | 76 100 € | 78 000 € | 2 040,87 € |
La présentation en trois colonnes, réalisé, budget en cours, budget proposé, répond d’avance à la moitié des questions de séance. Une hausse de 2,5 % sur le total se défend facilement quand on montre que le chauffage 2025 a déjà coûté 26 180 € et que le contrat prévoit une révision. La répartition au lot suit les règles décrites dans notre guide sur la répartition des charges de copropriété.
Quand et comment le budget prévisionnel est-il voté ?
L’assemblée qui vote le budget doit se réunir dans les six mois suivant la fin de l’exercice précédent (article 14-1 de la loi), et le budget doit être voté avant le début de l’exercice qu’il concerne (article 43 du décret de 1967). Le vote se fait à la majorité de l’article 24, celle des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance.
Mis bout à bout, ces deux textes produisent la logique du « N+2 », qui surprend chaque année quelques copropriétaires. Pour un exercice calendaire, l’AG de juin ne peut plus voter le budget de l’année déjà commencée : elle vote celui de l’année suivante.
| Exercice | Situation à l’AG du 11 juin 2026 | Décision de l’AG |
|---|---|---|
| 2025 | Clos au 31 décembre 2025 | Approbation des comptes |
| 2026 | En cours, budget voté en juin 2025 | Réajustement éventuel du budget |
| 2027 | Pas encore commencé | Vote du budget prévisionnel |
Le projet de budget, accompagné du comparatif du dernier budget voté, doit être notifié au plus tard avec l’ordre du jour pour que la décision soit valable ; les annexes au budget sont jointes pour l’information des copropriétaires (article 11 du décret de 1967). Le réajustement du budget en cours n’est pas une formalité : c’est la seule façon d’ajuster les provisions de l’année quand un poste dérive, par exemple après une hausse du prix de l’énergie.
Et si le budget n’a pas été voté à temps ? L’article 43 prévoit une soupape : lorsque le vote ne peut intervenir qu’en cours d’exercice, le syndic, préalablement autorisé par l’assemblée, peut appeler successivement deux provisions trimestrielles égales chacune au quart du dernier budget voté. Ces deux appels échappent à la procédure accélérée de l’article 19-2. Sans cette autorisation, ou une fois ces deux appels passés, il n’y a plus de base pour appeler les provisions courantes, et il faut réunir une assemblée.
Provisions trimestrielles : calcul et exigibilité
Les copropriétaires versent des provisions égales au quart du budget voté, exigibles le premier jour de chaque trimestre, sauf si l’assemblée a fixé d’autres modalités, par exemple des échéances mensuelles (article 14-1 de la loi). Une provision sur charges est une somme versée en attente du solde définitif qui résultera de l’approbation des comptes (article 45-1 du décret de 1967).
Pour le lot 23 de l’exemple, la part annuelle de 2 040,87 € donne une provision trimestrielle de 510,2175 €. Il faut arrondir : trois appels à 510,22 € et un quatrième à 510,21 €, pour retomber exactement sur le budget. Une pratique courante consiste à faire absorber les centimes par le dernier appel de l’exercice, à condition que la somme des appels de tous les lots égale bien le budget voté.
À ces provisions s’ajoute la cotisation au fonds de travaux, qui n’appartient pas au budget mais se calcule à partir de lui. Elle ne peut être inférieure à 5 % du budget prévisionnel ni, lorsque l’assemblée a adopté le plan pluriannuel de travaux, à 2,5 % du montant des travaux qu’il prévoit (article 14-2-1 de la loi). Avec un budget de 78 000 € et un plan adopté prévoyant 240 000 € de travaux, le minimum est de 6 000 € (et non 3 900 €). Répartie sur les charges générales, elle coûte 159 € par an au lot 23, soit 39,75 € par trimestre, versés selon les mêmes modalités que les provisions. Le sujet est développé dans notre guide sur le fonds de travaux.
L’article 35 du décret de 1967 dresse la liste de ce que le syndic peut exiger. Les principaux postes :
- l’avance constituant la réserve prévue au règlement de copropriété, plafonnée à un sixième du budget prévisionnel ;
- les provisions du budget prévisionnel ;
- les provisions pour les dépenses hors budget votées ;
- les avances correspondant à l’échéancier du plan pluriannuel de travaux adopté ;
- les cotisations au fonds de travaux ;
- les avances votées en assemblée pour pallier un manque temporaire de trésorerie.
Quand une provision n’est pas payée, l’article 19-2 de la loi prend le relais : après une mise en demeure restée sans effet pendant trente jours, les autres provisions non échues du budget deviennent immédiatement exigibles. C’est l’une des raisons pour lesquelles un budget voté en bonne et due forme compte autant pour le recouvrement. Le calendrier et le contenu des appels sont détaillés dans notre guide sur l’appel de fonds en copropriété.
Dépenses hors budget : vote, appels et comptabilisation
Les dépenses de travaux exclues du budget sont votées à part, et les sommes correspondantes sont exigibles selon les modalités fixées par l’assemblée (article 14-1, II, de la loi). Chaque résolution de travaux doit donc préciser, outre le montant et la majorité applicable, le calendrier des appels : par exemple 40 % à la date de l’ordre de service, 40 % à mi-chantier et 20 % à la réception.
Côté comptabilité, ces appels sont des provisions sur travaux distinctes des provisions courantes. Les charges correspondantes s’enregistrent au fur et à mesure de la réalisation des travaux, et non au rythme des appels (article 4 du décret n° 2005-240). Les opérations terminées apparaissent dans l’annexe 4 ; celles qui chevauchent la clôture restent dans l’annexe 5 jusqu’à leur solde. Mélanger travaux et budget courant produit le défaut le plus fréquent des annexes : un budget « dépassé » qui ne l’est pas, parce qu’une facture de travaux votés a été imputée sur une clé courante.
Suivre l’exécution du budget en cours d’année
Le budget est une prévision : le syndic ne peut pas relever de lui-même les provisions quand un poste dérive, puisqu’elles sont fixées au quart du budget voté. Un écart se traite de trois façons, selon son ampleur.
Le plus souvent, on laisse l’exercice aller à son terme : l’écart apparaît dans les comptes et se règle par la régularisation, après l’approbation, chaque copropriétaire étant débité ou crédité de sa quote-part. Si la dérive est nette et durable, le budget en cours se réajuste à l’AG suivante. Si la trésorerie ne permet pas d’attendre, parce qu’un fournisseur d’énergie ne peut plus être payé, le syndic convoque une assemblée pour voter un budget rectificatif ou une avance.
Exemple. Dans la résidence de Toulouse, le chauffage 2026 a été budgété à 26 500 €. À fin mars, la révision du prix du contrat laisse prévoir une dépense annuelle proche de 31 000 €. Le syndic en informe le conseil syndical dès le point trimestriel, inscrit le réajustement du budget 2026 à l’ordre du jour de l’AG de juin et chiffre l’impact pour chaque lot : pour le lot 23, 4 500 € × 248/10 000, soit 111,60 € sur l’année. L’information donnée en avril évite la surprise en juin de l’année suivante.
Un suivi trimestriel partagé avec le conseil syndical, poste par poste, suffit à tenir la plupart des budgets. Il prépare aussi la clôture : un écart expliqué en cours d’année n’a plus à l’être en séance. La suite du cycle est décrite dans notre guide sur la clôture des comptes de copropriété.
Ce que Gerelio automatise sur ce point
Dans Gerelio, le budget se construit par immeuble et par clé de répartition, dans la comptabilité en partie double propre à chaque syndicat. Une fois le budget voté, les provisions de chaque lot sont calculées au centime près, avec la méthode du plus fort reste : la somme des quotes-parts retombe exactement sur le budget, sans centime à absorber à la main sur le dernier appel. Les appels de fonds et les cotisations au fonds de travaux sont émis à partir de ces montants, et les copropriétaires qui ont signé un mandat peuvent être prélevés par fichier SEPA. En cours d’exercice, la balance et le grand livre de l’immeuble permettent de suivre le réalisé poste par poste, et à la clôture les cinq annexes comptables sont générées. Le moteur d’obligations inscrit, immeuble par immeuble, les échéances légales comme le fonds de travaux dans la liste « À traiter ». Vous pouvez essayer Gerelio sur un cabinet de démonstration.
Les erreurs de budget qu’on voit le plus souvent
Trois erreurs reviennent d’un cabinet à l’autre, et toutes se paient à la régularisation suivante.
La première est de reconduire le budget précédent sans regarder le réalisé. Un budget à 76 100 € pour un réalisé de 74 610 € passe inaperçu ; un budget à 70 000 € pour le même réalisé produit un débit de régularisation que personne n’a vu venir.
La deuxième est d’y glisser des dépenses qui n’y ont pas leur place : études, remplacements d’équipements hors contrat, petits travaux d’amélioration. Le budget paraît dépassé, les travaux n’ont jamais été votés, et le conseil syndical le relève.
La troisième est d’oublier le réajustement du budget en cours. Voter le budget N+2 sans toucher au budget N+1 alors qu’un poste a dérivé, c’est programmer une régularisation lourde dix-huit mois plus tard. Une ligne de résolution suffit pour l’éviter.
Questions fréquentes
Pourquoi l’assemblée générale vote-t-elle le budget de l’année N+2 ?
Parce que le budget doit être voté avant le début de l’exercice qu’il concerne (article 43 du décret du 17 mars 1967), alors que l’AG annuelle se tient dans les six mois suivant la clôture. Pour un exercice calendaire, l’AG de juin 2026 approuve les comptes 2025, réajuste si besoin le budget 2026 déjà en cours et vote le budget 2027, qui sera donc en place au 1er janvier.
Que se passe-t-il si le budget prévisionnel n’a pas été voté à temps ?
Si le vote ne peut intervenir qu’en cours d’exercice, le syndic, préalablement autorisé par l’assemblée générale, peut appeler successivement deux provisions trimestrielles égales chacune au quart du dernier budget voté (article 43 du décret du 17 mars 1967). La procédure accélérée de l’article 19-2 ne s’applique pas à ces provisions. Au-delà, il faut réunir l’assemblée pour voter un budget.
Le syndic peut-il augmenter les appels de fonds si le budget est dépassé en cours d’année ?
Non, pas de sa propre initiative. Les provisions sont égales au quart du budget voté, sauf autres modalités décidées par l’assemblée (article 14-1 de la loi de 1965). Un dépassement se traite soit par la régularisation après l’approbation des comptes, soit par un budget réajusté soumis au vote. Si la trésorerie ne permet pas d’attendre, le syndic convoque une assemblée.
Peut-on payer ses charges de copropriété tous les mois ?
Oui, si l’assemblée générale l’a décidé : l’article 14-1 de la loi de 1965 lui permet de fixer d’autres modalités que le quart exigible au début de chaque trimestre, par exemple des provisions mensuelles prélevées. Sans décision collective, la provision reste exigible le premier jour du trimestre ; un échéancier mensuel accordé à un copropriétaire relève alors de la tolérance du syndic, et doit rester traçable.
Qui prépare le budget prévisionnel d’une copropriété ?
Le syndic établit le budget en concertation avec le conseil syndical (article 18 de la loi du 10 juillet 1965). Le conseil syndical contrôle son élaboration et en suit l’exécution (article 26 du décret du 17 mars 1967). En pratique, le syndic présente un projet par clé de répartition, comparé au réalisé et au budget en cours, et le conseil syndical fait ses observations avant l’envoi de la convocation.
Les travaux de ravalement sont-ils inclus dans le budget prévisionnel ?
Non. Les travaux de conservation de l’immeuble autres que la maintenance, comme un ravalement, font partie des dépenses exclues du budget par l’article 44 du décret du 17 mars 1967. Ils font l’objet d’un vote spécifique en assemblée, et les sommes correspondantes sont appelées selon les modalités fixées par ce vote, indépendamment des provisions trimestrielles du budget.
La cotisation au fonds de travaux fait-elle partie du budget prévisionnel ?
Non, c’est une cotisation distincte, mais elle se calcule à partir du budget : au moins 5 % du budget prévisionnel, et au moins 2,5 % du montant des travaux du plan pluriannuel lorsqu’il a été adopté (article 14-2-1 de la loi de 1965). Elle est versée selon les mêmes modalités que les provisions du budget, puis placée sur le compte séparé rémunéré du fonds de travaux.
Qui paie l’appel de charges du trimestre quand l’appartement est vendu ?
La provision exigible du budget prévisionnel incombe au vendeur (article 6-2 du décret du 17 mars 1967). Les provisions pour dépenses hors budget, comme des travaux votés, sont dues par celui qui est copropriétaire à leur date d’exigibilité. Le trop ou moins perçu révélé plus tard par l’approbation des comptes va à celui qui est copropriétaire le jour de cette approbation.
Textes et sources officielles
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 14-1 (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 14-2-1 (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 19-2 (Légifrance)
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 35 (Légifrance)
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 43 (Légifrance)
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 44 (Légifrance)
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 45 (Légifrance)
- Budget prévisionnel d’une copropriété (Service-Public.fr)
Information générale à jour au 24 septembre 2026, rédigée et vérifiée sur les textes officiels par la rédaction Gerelio. Elle ne remplace pas une consultation juridique adaptée à votre situation.
