La comptabilité d’une copropriété est la comptabilité du syndicat des copropriétaires, tenue par le syndic immeuble par immeuble selon un référentiel qui ne ressemble à aucun autre : comptabilité d’engagement, partie double, plan comptable fixé par l’arrêté du 14 mars 2005 et présentation en cinq annexes imposées par le décret n° 2005-240 du même jour. Chaque exercice dure douze mois, ses comptes sont notifiés avec la convocation, contrôlés par le conseil syndical et approuvés en assemblée générale.
Ce qui suit reprend l’année telle qu’on la vit en cabinet : les textes, les principes, les comptes qui servent vraiment, la trésorerie, la clôture, l’AG, puis les erreurs qu’on retrouve d’un immeuble à l’autre.
Comptabilité copropriété : quels textes s’appliquent ?
Quatre textes font l’essentiel du cadre : la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, le décret n° 2005-240 du 14 mars 2005, l’arrêté du 14 mars 2005 et, pour les appels de fonds et l’assemblée, le décret n° 67-223 du 17 mars 1967.
L’article 14-3 de la loi pose le principe. Les comptes du syndicat, c’est-à-dire le budget prévisionnel, les charges et produits de l’exercice, la situation de trésorerie et les annexes au budget, sont établis selon des règles comptables spécifiques fixées par décret. Ils sont présentés avec le comparatif de l’exercice précédent approuvé, et les charges comme les produits sont enregistrés dès leur engagement juridique, indépendamment de leur règlement. Le même article écarte la loi du 6 avril 1998 portant réforme de la réglementation comptable : le syndicat a son propre référentiel, qui n’est pas celui des entreprises.
L’article 18 fixe les obligations du syndic : établir le budget en concertation avec le conseil syndical, établir les comptes et leurs annexes, les soumettre au vote, et tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat. L’article 1er du décret de 2005 précise d’ailleurs que ces règles ne concernent que les syndicats : la comptabilité du cabinet lui-même, celle d’une union de syndicats ou d’une association syndicale libre obéissent à d’autres règles.
| Texte | Ce qu’il fixe | Dernière modification |
|---|---|---|
| Loi 1965, art. 14-1 | Budget annuel, provisions trimestrielles, dépenses hors budget | Loi n° 2021-1104, en vigueur au 1er janvier 2023 |
| Loi 1965, art. 14-3 | Règles spécifiques, engagement, comparatif | Ordonnance n° 2019-1101, au 1er juin 2020 |
| Loi 1965, art. 18 | Comptabilité séparée, compte bancaire séparé, compte du fonds de travaux | Loi n° 2024-322, au 11 avril 2024 |
| Décret n° 2005-240 | Exercice, rattachement, ventilation des créances, annexes 1 à 5 | Décret n° 2020-1229, au 31 décembre 2020 |
| Arrêté du 14 mars 2005 | Partie double, livres, balances, nomenclature et fonctionnement des comptes | Arrêté du 20 août 2020, au 31 décembre 2020 |
| Décret 1967, art. 11, 35 et 35-2 | Documents joints à la convocation, sommes exigibles, avis d’appel | Décret n° 2025-1292, au 25 décembre 2025 |
À retenir. Les deux textes proprement comptables, le décret n° 2005-240 et l’arrêté du 14 mars 2005, n’ont pas été modifiés depuis le 31 décembre 2020 (Légifrance, consulté en septembre 2026). Les nouveautés récentes viennent d’ailleurs : notifications électroniques, emprunt collectif, facture électronique.
Les principes : engagement, partie double, exercice de douze mois
La comptabilité d’engagement consiste à enregistrer une charge ou un produit au moment où le syndicat s’engage ou acquiert un droit, et non au moment où l’argent bouge. L’article 2 du décret de 2005 le traduit ainsi : sont rattachés à l’exercice les produits acquis et les charges supportées au titre de cet exercice.
Prenons une résidence de 42 lots à Angers dont l’exercice se clôt le 31 décembre. L’ascensoriste intervient le 18 décembre, sa facture de 1 380 € TTC est datée du 22 et payée le 14 janvier : la charge appartient à l’exercice clos. Si la facture n’arrive que le 9 janvier, la prestation reste une charge de décembre, constatée à la clôture au compte 408 « Factures non parvenues ». Côté produits, l’article 3 du décret veut que les provisions appelées soient enregistrées à leur date d’exigibilité, payées ou non. Le copropriétaire qui n’a pas réglé son appel du 1er octobre apparaît donc débiteur au 31 décembre, et le résultat de l’exercice n’en est pas affecté.
La partie double est imposée par l’article 1er de l’arrêté : chaque écriture équilibre un débit et un crédit. L’article 2 exige un livre journal et un grand livre cotés sans discontinuité, admet les supports informatiques s’ils offrent des garanties de preuve, et impose surtout deux balances générales : l’une selon la nomenclature comptable, l’autre selon les clés de répartition du règlement de copropriété. Les deux doivent concorder. C’est un contrôle simple et redoutable, parce qu’une charge imputée sur la mauvaise clé ne fausse pas la première balance mais saute aux yeux dans la seconde.
L’article 5 de l’arrêté ajoute une règle que beaucoup découvrent lors d’un contrôle : les documents comptables sont tenus sans altération ni blanc, une écriture erronée s’annule par une écriture contraire, et une procédure de clôture fige la chronologie à la date d’arrêté des comptes. On ne « corrige » pas une écriture validée en la modifiant : on la contre-passe, et la trace reste.
L’exercice couvre douze mois (article 5 du décret). Le premier peut aller jusqu’à dix-huit mois. La date de clôture se change par une décision motivée de l’assemblée, avec au moins cinq ans entre deux décisions de ce type.
Seule exception au régime complet : les petites copropriétés. L’article 41-8 de la loi vise les syndicats d’au plus cinq lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, ou dont le budget prévisionnel moyen sur trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 €. L’article 41-10 les dispense de la partie double et leur permet de constater leurs engagements en fin d’exercice. Attention aux sources anciennes : jusqu’au 1er juin 2020, le seuil était de moins de dix lots et les deux conditions étaient cumulatives. Même dans une petite copropriété, le vote du budget et l’approbation des comptes restent réservés à l’assemblée générale.
Comment le plan comptable d’un syndicat est-il organisé ?
La nomenclature de l’article 7 de l’arrêté compte cinq classes seulement : 1 (provisions, avances, subventions), 4 (copropriétaires et tiers), 5 (comptes financiers), 6 (charges) et 7 (produits). Pas de classe 2 ni de classe 3 : le syndicat n’immobilise rien et ne stocke rien. L’article 8 est sans ambiguïté : ces comptes sont les seuls utilisables, le plan comptable général ne peut pas servir à les détailler, mais le syndic peut ouvrir les subdivisions dont il a besoin, par exemple un sous-compte de 614 par contrat de maintenance.
| Compte | Intitulé | À quoi il sert au quotidien |
|---|---|---|
| 102 | Provisions pour travaux décidés | Sommes appelées pour des travaux votés, en attente de leur réalisation |
| 1031 | Avances de trésorerie | Réserve prévue au règlement ou votée, plafonnée à 1/6 du budget |
| 105 | Fonds de travaux | Cotisations annuelles obligatoires |
| 12 | Solde en attente sur travaux | Opérations de travaux non terminées à la clôture |
| 401 / 408 | Factures parvenues / non parvenues | Dettes fournisseurs, dont celles de fin d’exercice |
| 450 | Copropriétaire individualisé | Un compte par copropriétaire |
| 459 | Copropriétaire, créances douteuses | Impayés à risque |
| 471 / 472 | Comptes d’attente | À solder ou justifier ligne à ligne à la clôture |
| 512 | Banques | Compte séparé du syndicat et compte du fonds de travaux |
| 701 / 702 / 705 | Provisions courantes, provisions travaux, affectation du fonds | Produits d’appels de fonds |
Trois règles de fonctionnement complètent la liste. Les opérations sont enregistrées toutes taxes comprises, le taux et le montant de TVA n’étant indiqués que si un copropriétaire s’est déclaré assujetti (article 3 de l’arrêté). Aucune compensation n’est admise entre comptes débiteurs et créditeurs. Enfin, sauf indication contraire du payeur, un versement s’impute sur la dette la plus ancienne, conformément à l’article 1342-10 du code civil (article 9 de l’arrêté). Le détail de chaque classe, avec des écritures types, est dans notre guide du plan comptable de copropriété.
L’article 7 du décret de 2005 ajoute une contrainte propre aux comptes individuels : le syndic doit pouvoir ventiler ce que doit chaque copropriétaire en cinq rubriques (opérations courantes, travaux et opérations exceptionnelles, fonds de travaux, avances, emprunts). L’assemblée peut décider que cette ventilation se fasse en cinq sous-comptes dès l’enregistrement, de 450-1 à 450-5.
Le cycle comptable d’une année, étape par étape
Le cycle d’une comptabilité de copropriété tient en huit étapes, qui se répètent chaque année avec le même calendrier.
- Le budget voté fixe les appels. L’assemblée vote chaque année le budget prévisionnel des dépenses courantes (article 14-1 de la loi). Les copropriétaires versent des provisions égales au quart du budget, exigibles le premier jour de chaque trimestre, sauf modalités différentes votées. Le syndic adresse un avis avant la date d’exigibilité (article 35-2 du décret de 1967). Écriture : débit 450, crédit 701. Le détail de l’élaboration est dans notre guide du budget prévisionnel.
- La répartition par clé. Chaque appel est réparti selon les quotes-parts du règlement de copropriété, charges générales et charges spéciales. C’est là que naissent la plupart des écarts de centimes ; voir notre guide de la répartition des charges.
- Les encaissements et la banque. Chaque versement crédite le compte 450 du copropriétaire. Le rapprochement bancaire se fait au fil de l’eau.
- Les factures. Chaque facture débite le compte de charge de sa nature et crédite le 401 ; le paiement solde le 401.
- Les travaux hors budget. Les dépenses de l’article 44 du décret de 1967 (travaux autres que de maintenance, amélioration, études et diagnostics) sont votées à part, avec leur calendrier d’appels. Appel : débit 450, crédit 102. Au fil du chantier, les factures passent en 671 et le 102 est transféré en 702.
- Le fonds de travaux. Dans les immeubles qui y sont soumis, la cotisation annuelle, au moins le plus élevé de 5 % du budget et de 2,5 % des travaux du plan pluriannuel adopté, débite le 450 et crédite le 105. Le détail est dans notre guide du fonds de travaux.
- La clôture. Factures non parvenues, charges et produits constatés d’avance, comptes d’attente, créances douteuses, travaux en cours au compte 12, répartition du résultat : c’est l’objet de notre guide de la clôture des comptes.
- Les annexes, la convocation et l’AG. Les comptes arrêtés sont mis en forme dans les cinq annexes, contrôlés par le conseil syndical, notifiés avec la convocation et soumis au vote.
Pour un exercice clos le 31 décembre 2025 et une assemblée fixée au 11 juin 2026, le calendrier ressemble à ceci :
| Période | Ce que fait le cabinet | Référence |
|---|---|---|
| Avant chaque 1er jour de trimestre | Avis d’appel de provisions | Art. 14-1 loi 1965, art. 35-2 décret 1967 |
| Chaque mois | Rapprochement bancaire, lettrage, relances | Pratique de gestion |
| Janvier et février 2026 | Factures de décembre, 408, 486 et 487, comptes d’attente | Art. 10 arrêté du 14 mars 2005 |
| Mars 2026 | Arrêté des comptes, deux balances, annexes, séance de contrôle avec le conseil syndical | Art. 8 décret 2005-240, art. 21 loi 1965 |
| Mi-mai 2026 au plus tard | Notification de la convocation et des annexes, au moins 21 jours avant la séance | Art. 9 et 11 décret 1967 |
| Entre convocation et séance | Pièces justificatives consultables au moins un jour ouvré | Art. 18-1 loi 1965, art. 9-1 décret 1967 |
| 11 juin 2026 | Approbation des comptes 2025, vote du budget 2027 | Art. 14-1 et 24 loi 1965 |
| Au plus tard le 11 juillet 2026 | Notification du procès-verbal aux opposants et défaillants | Art. 42 loi 1965 |
| Au plus tard le 11 août 2026 | Mise à jour annuelle du registre des copropriétés | Art. R711-10 CCH |
L’article 14-1 impose de réunir l’assemblée qui vote le budget dans les six mois suivant le dernier jour de l’exercice précédent. En pratique, c’est la même séance qui approuve les comptes. Dans le schéma le plus courant, où chaque budget est voté avant le début de son exercice, le budget voté en juin 2026 est celui de 2027, celui de 2026 ayant été voté l’année précédente : c’est pourquoi les annexes affichent jusqu’à cinq colonnes de chiffres.
Trésorerie : compte séparé, fonds de travaux et rapprochement bancaire
Toutes les sommes reçues pour le compte du syndicat vont sans délai sur un compte bancaire séparé ouvert à son nom, qui ne peut faire l’objet ni d’une fusion ni d’une compensation avec d’autres comptes ; les intérêts appartiennent au syndicat (article 18 de la loi). Les cotisations au fonds de travaux vont sur un second compte séparé, rémunéré, avec les mêmes garanties. La dispense qui permettait aux copropriétés de quinze lots au plus de s’en passer a disparu le 31 décembre 2020. L’article 18 interdit aussi au syndic, hors syndic provisoire et administrateur provisoire, d’avancer des fonds au syndicat : un découvert n’est jamais comblé par le cabinet. Le détail est dans notre guide du compte bancaire séparé.
Le rapprochement bancaire n’est pas décrit par les textes, mais aucune comptabilité de copropriété ne se clôt proprement sans lui. La plupart des cabinets le font mensuellement, dès réception du relevé qui arrive le 3 ou le 4 du mois. Les écarts sont presque toujours les mêmes : un chèque déposé mais pas encore crédité, des frais bancaires non saisis, un prélèvement SEPA rejeté, un virement sans référence. Ce dernier se passe au crédit du 472, compte d’attente créditeur, le temps d’identifier le payeur. L’arrêté exige que le compte d’attente soit soldé à la fin de l’exercice ou justifié ligne à ligne.
Exemple. Un copropriétaire d’une résidence de Nantes vire 612,40 € avec pour seul libellé « charges ». Le gestionnaire le passe au 472 le 5 avril, retrouve le lot en comparant avec l’appel trimestriel du lot 17 et reclasse au 450 correspondant le 9 avril. Si ce reclassement n’est jamais fait, le copropriétaire reçoit une relance pour une somme déjà payée, et le 472 traîne jusqu’à l’AG.
Un contrôle rapide à faire sur l’état financier : le solde du compte 105 doit se retrouver, en face, sur le compte bancaire dédié au fonds de travaux. Un fonds de travaux de 12 000 € sans aucun fonds placé ni compte distinct en regard pose une question immédiate.
Les comptes individuels des copropriétaires
Chaque copropriétaire a son compte 450, débité des appels et crédité de ses versements. Son solde est la seule chose qui intéresse vraiment la plupart des copropriétaires, et c’est souvent là que les réclamations naissent.
À l’arrêté des comptes, l’excédent ou l’insuffisance des opérations courantes est réparti entre les copropriétaires selon leurs quotes-parts dans chaque catégorie de charges (article 8 du décret de 2005) : le compte 450 est crédité ou débité par le compte 701. Ce solde ne devient définitif qu’avec l’approbation des comptes par l’assemblée (article 45-1 du décret de 1967). Pour les travaux et opérations exceptionnelles, la répartition n’intervient qu’à la clôture définitive de chaque opération. Un ravalement étalé sur deux exercices n’est donc régularisé qu’une fois terminé.
L’article 45-1 du décret de 1967 pose une règle qui surprend encore des gestionnaires : l’approbation des comptes du syndicat ne vaut pas approbation du compte individuel de chaque copropriétaire. La Cour de cassation l’a rappelé le 27 février 2025 (3e chambre civile, n° 23-14.697, publié au bulletin) en cassant un jugement qui avait déclaré irrecevables des demandes de rectification portant sur des exercices approuvés. Un copropriétaire peut donc contester une erreur d’imputation sur son compte, même des années plus tard, dans la limite de la prescription de droit commun à laquelle renvoie l’article 42 de la loi.
Deux situations demandent un traitement comptable particulier. La vente d’un lot, d’abord : l’état daté, établi depuis la comptabilité, arrête la situation du vendeur, et les cotisations au fonds de travaux restent acquises au syndicat sans remboursement au vendeur (article 14-2-1 de la loi). Voir notre guide de l’état daté. Les impayés durables, ensuite : la créance passe du 450 au 459 quand le syndic la juge douteuse, et la dépréciation au compte 491 correspond, selon l’arrêté, à la décision de l’assemblée de poursuivre la saisie immobilière. Pour la procédure elle-même, voir notre guide des impayés de charges et celui de l’appel de fonds.
Les cinq annexes et l’approbation des comptes en AG
Les comptes arrêtés à la clôture sont présentés dans des documents de synthèse conformes aux modèles obligatoires des annexes 1 à 5 du décret de 2005 (article 8). L’article 10 du même décret impose une double présentation des charges : par nature dans l’annexe 2, par catégorie de charges dans les annexes 3 et 4, dont les totaux doivent correspondre à ceux de l’annexe 2.
| Annexe | Contenu | Question à se poser |
|---|---|---|
| 1 | État financier après répartition : trésorerie, provisions et avances, créances, dettes | Les deux totaux généraux sont-ils égaux ? |
| 2 | Compte de gestion général, charges et produits par nature, comparés au budget | Le résultat courant est-il celui de l’annexe 3 ? |
| 3 | Opérations courantes par clé de répartition | Chaque clé respecte-t-elle le règlement ? |
| 4 | Travaux et opérations exceptionnelles clôturés dans l’exercice | Chaque opération est-elle vraiment terminée ? |
| 5 | Travaux votés non clôturés à la fin de l’exercice | Le solde en attente se retrouve-t-il aux comptes 102 et 12 de l’annexe 1 ? |
La lecture détaillée, colonne par colonne, fait l’objet de notre guide des annexes comptables.
Pour que l’approbation soit valable, l’article 11 du décret de 1967 exige que l’état financier et le compte de gestion général, avec le comparatif de l’exercice précédent approuvé, soient notifiés au plus tard avec l’ordre du jour. Le projet de budget est joint avec le comparatif du dernier budget voté. S’y ajoutent pour information les annexes au budget et le projet d’état individuel de répartition de chaque copropriétaire. Détail souvent oublié : quand le contrat de fourniture d’eau n’est pas individualisé, l’article 24-11 de la loi impose de transmettre la facture d’eau avec la convocation de l’assemblée appelée à connaître des comptes.
L’approbation des comptes se vote à la majorité de l’article 24, celle des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. Les opposants et défaillants disposent de deux mois à compter de la notification du procès-verbal pour contester la décision (article 42). Le déroulement complet de la séance est traité dans notre guide de l’assemblée générale.
Le contrôle des comptes par le conseil syndical
Le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion. L’article 26 du décret de 1967 précise que ce contrôle porte notamment sur la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les marchés et contrats, et l’élaboration du budget dont il suit l’exécution. L’article 21 de la loi lui donne un droit de communication général : copie de toute pièce, après avis au syndic, avec une pénalité de 15 € par jour de retard au-delà d’un mois, déduite de la rémunération du syndic à l’arrêté des comptes.
En pratique, la séance de contrôle a lieu trois à cinq semaines avant l’envoi de la convocation, pour laisser le temps de corriger. Un cabinet bien préparé apporte :
- le grand livre et les deux balances de l’exercice, en concordance ;
- le relevé bancaire au jour de la clôture et l’état de rapprochement ;
- le détail des comptes 408, 486, 487, 471 et 472 ;
- la liste des copropriétaires débiteurs et créditeurs, avec l’ancienneté des dettes ;
- les factures classées par clé de répartition, dans l’ordre de l’annexe 3 ;
- l’état des opérations de travaux ouvertes, rapproché de l’annexe 5.
Les conseillers syndicaux pointent rarement toutes les factures. Ils vont droit aux gros montants, aux libellés vagues et aux lignes qui ont bougé par rapport à l’an passé. Mieux vaut avoir la réponse avant la question. Le rôle du conseil et ses limites sont développés dans notre guide du conseil syndical.
Ce qui a changé entre 2024 et 2026, et ce qui n’a pas bougé
Les règles comptables elles-mêmes sont stables depuis fin 2020 : la dernière retouche de la nomenclature, entrée en vigueur le 31 décembre 2020, a créé les comptes liés à la délégation de pouvoirs au conseil syndical (106, 12-2, 65, 674 et 706). Ce qui a changé, c’est l’environnement.
La notification électronique est devenue la règle avec la loi n° 2024-322 du 9 avril 2024, et le décret n° 2025-1292, entré en vigueur le 25 décembre 2025, en a fixé les modalités. La convocation et ses annexes comptables partent par voie électronique, sauf pour le copropriétaire qui demande le papier. Les avis d’appel de fonds peuvent être envoyés à l’adresse électronique communiquée par le copropriétaire, ou par lettre simple à défaut, et ils doivent mentionner la possibilité de recevoir les notifications et mises en demeure par voie postale (article 64-2 du décret de 1967).
La même loi a créé l’emprunt collectif du III de l’article 26-4 de la loi de 1965, souscrit au nom du syndicat et auquel chaque copropriétaire est réputé participer, sauf s’il notifie son refus dans les deux mois et verse sa quote-part des travaux dans les six mois. Les fonds empruntés transitent par un compte bancaire séparé réservé à cet usage (article 26-9). Le décret de 1967 prévoit désormais un avis d’appel pour les contributions à son remboursement (article 35-2) et une présentation de ses principales caractéristiques jointe à la convocation (article 11). La nomenclature, elle, n’a pas été adaptée : le seul schéma officiel reste celui de l’emprunt du syndicat décrit à l’article 10 de l’arrêté, avec les comptes 712, 704, 661 et 450-4.
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Un appel de fonds n’est pas une facture, et le syndicat n’est concerné que s’il est assujetti à la TVA ; les honoraires facturés à un syndicat non assujetti relèvent de l’e-reporting. Voir notre guide de la facture électronique pour le syndic.
Enfin, le registre national des copropriétés, mis à jour dans les deux mois de l’AG d’approbation, s’enrichira au 19 janvier 2028 de nouvelles données, dont les impayés de plus de deux trimestres (décret n° 2025-831, arrêté du 23 juin 2026). Des comptes individuels propres et datés rendront cette déclaration simple. Voir notre guide du RNIC.
Ce que Gerelio automatise sur ce point
Gerelio tient une comptabilité en partie double par immeuble, chaque syndicat étant une entité distincte avec ses journaux, son grand livre et sa balance. Les écritures validées sont scellées par une chaîne d’empreintes : on ne les modifie pas, on les contre-passe, ce qui rejoint la logique de l’article 5 de l’arrêté du 14 mars 2005. Les relevés bancaires s’importent, le rapprochement est proposé automatiquement et le lettrage se fait sur les comptes des copropriétaires.
Le budget, la répartition des charges au centime près (méthode du plus fort reste), les appels de fonds et les cotisations au fonds de travaux alimentent directement la clôture, qui génère les cinq annexes. Pour l’assemblée, le cabinet peut émettre un certificat d’intégrité des comptes du syndicat, à joindre à la convocation ou à remettre en séance : tout copropriétaire vérifie, par un lien ou un QR code et sans créer de compte, qu’aucune écriture certifiée n’a été modifiée depuis. L’échéance du RNIC, deux mois après l’AG d’approbation, apparaît dans la liste « À traiter » de l’immeuble.
essayer Gerelio sur un cabinet de démonstration
Les erreurs qu’on retrouve d’un immeuble à l’autre
Quand des comptes sont refusés en AG, c’est rarement pour une fraude : le plus souvent, une accumulation de petites négligences a fini par user la confiance du conseil syndical.
- Le compte d’attente qui vieillit. Un 471 ou un 472 non soldé à la clôture, sans justification ligne à ligne, contrevient à l’arrêté et attire toutes les questions.
- Les factures de décembre oubliées. Sans 408, la charge glisse sur l’exercice suivant, et les deux résultats sont faux.
- Le fonds de travaux sans compte en face. Le 105 progresse d’année en année alors qu’aucun compte séparé rémunéré n’apparaît dans la trésorerie.
- L’opération de travaux qui ne se ferme jamais. Un ravalement réceptionné depuis dix-huit mois qui dort encore en annexe 5 bloque la régularisation des copropriétaires, dont certains ont vendu entre-temps.
- Les deux balances qui ne concordent pas. L’écart vient le plus souvent d’une charge enregistrée sans clé de répartition, ou sur une clé que le règlement ne prévoit pas.
- Les centimes d’arrondi laissés en suspens. Un appel de 10 000 € réparti en millièmes produit des centimes orphelins ; il faut une méthode de répartition qui tombe juste, plutôt qu’un solde de 0,35 € qui traîne au 471.
Si vous reprenez un portefeuille ou changez d’outil, commencez par ces six points sur le dernier exercice approuvé : ils disent en une heure dans quel état est la comptabilité de la copropriété. Pour la méthode de reprise, voir notre guide pour changer de logiciel de syndic.
Questions fréquentes
Qui tient la comptabilité d’une copropriété ?
Le syndic, professionnel ou bénévole. L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 le charge d’établir le budget, les comptes et leurs annexes, et de tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire. Le conseil syndical ne tient pas les comptes : il les contrôle, et peut demander copie de toute pièce. Un syndic bénévole a les mêmes obligations comptables, sauf si l’immeuble relève du régime des petites copropriétés.
Une petite copropriété doit-elle tenir une comptabilité en partie double ?
Non, si elle entre dans le régime de l’article 41-8 de la loi de 1965 : au plus cinq lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces, ou un budget prévisionnel moyen inférieur à 15 000 € sur trois exercices consécutifs. L’article 41-10 la dispense alors de la partie double et permet de constater les engagements en fin d’exercice. C’est une faculté. Le seuil de moins de dix lots, encore souvent cité, ne s’applique plus depuis le 1er juin 2020.
Quelle différence entre comptabilité d’engagement et comptabilité de trésorerie en copropriété ?
En comptabilité de trésorerie, on enregistre ce qui entre et sort du compte bancaire. En comptabilité d’engagement, imposée par l’article 14-3 de la loi de 1965, une charge est enregistrée dès l’engagement juridique, facture reçue ou prestation réalisée, même si elle n’est payée qu’après la clôture. Les provisions appelées sont enregistrées à leur date d’exigibilité, qu’elles soient payées ou non. Le résultat de l’exercice ne dépend donc pas de la date des virements.
Quels documents comptables doivent être joints à la convocation de l’AG ?
Pour que l’approbation soit valable, l’état financier et le compte de gestion général, avec le comparatif de l’exercice précédent approuvé, et le projet de budget comparé au dernier budget voté (article 11 du décret du 17 mars 1967). En pratique, ce sont les annexes 1 à 5 du décret n° 2005-240. S’y ajoutent, pour information, les annexes au budget et le projet d’état individuel de répartition de chaque copropriétaire.
Combien de temps le syndic doit-il conserver les pièces comptables d’une copropriété ?
Dix ans, sauf disposition contraire : l’article 6 du décret n° 2005-240 impose de conserver pendant cette durée les pièces justificatives, qui doivent être des originaux datés portant le nom et l’adresse de l’immeuble. En cas de changement de syndic, les documents comptables et les originaux des pièces sont transmis au successeur ; le syndic sortant garde les copies dont il pense avoir besoin pour justifier sa gestion.
Le conseil syndical peut-il vérifier les comptes quand il veut ?
Oui. L’article 21 de la loi de 1965 lui permet de prendre connaissance et copie de toute pièce ou document relatif à la gestion du syndic, après en avoir avisé celui-ci. Si les pièces ne sont pas transmises dans le mois suivant la demande, une pénalité de 15 € par jour de retard est déduite de la rémunération du syndic lors de l’arrêté des comptes. Rien n’impose d’attendre la clôture pour exercer ce contrôle.
Un copropriétaire peut-il consulter les factures avant l’assemblée générale ?
Oui, entre la convocation de l’AG appelée à connaître des comptes et la séance (article 18-1 de la loi de 1965). Le syndic tient les pièces justificatives, classées par catégories, à disposition pendant au moins un jour ouvré, durée à adapter à la taille de l’immeuble. Le lieu, les jours et les heures figurent dans la convocation (article 9-1 du décret de 1967). Le copropriétaire peut être assisté d’un membre du conseil syndical et obtenir des copies à ses frais.
Peut-on contester son décompte de charges après l’approbation des comptes ?
Oui. L’approbation des comptes du syndicat ne vaut pas approbation du compte individuel de chaque copropriétaire (article 45-1 du décret du 17 mars 1967). La Cour de cassation l’a rappelé le 27 février 2025 (3e chambre civile, n° 23-14.697) : un copropriétaire peut contester la répartition portée à son compte même pour des exercices approuvés. La résolution d’approbation elle-même ne se conteste, elle, que dans les deux mois de la notification du procès-verbal.
Que se passe-t-il si l’AG refuse d’approuver les comptes ?
Les provisions déjà appelées restent dues, car elles sont exigibles en vertu du budget voté. En revanche, le solde définitif de l’exercice, excédent ou insuffisance de chaque copropriétaire, résulte de l’approbation des comptes (article 45-1 du décret de 1967) : sans approbation, la régularisation calculée à la clôture n’est pas définitive. Le syndic corrige alors les points contestés, documente les écarts avec le conseil syndical et resoumet les comptes, souvent lors d’une assemblée suivante.
Quelle différence entre le fonds de travaux et les provisions pour travaux ?
Les provisions pour travaux (compte 102) financent des travaux déjà votés et sont consommées au fur et à mesure du chantier. Le fonds de travaux (compte 105) est une réserve alimentée chaque année par une cotisation obligatoire, versée sur un compte bancaire séparé et rémunéré. Ses sommes restent acquises au syndicat et ne sont pas remboursées au vendeur lors de la vente d’un lot (article 14-2-1 de la loi de 1965).
Que faire d’un virement de copropriétaire sans référence ?
L’enregistrer au crédit du compte 472, en attente d’imputation, le temps d’identifier le payeur, puis le reclasser au compte 450 du bon copropriétaire. L’arrêté du 14 mars 2005 impose que le compte d’attente soit soldé en fin d’exercice ou, à défaut, justifié ligne à ligne. Un virement non identifié depuis plusieurs mois est l’une des premières choses que le conseil syndical demandera d’expliquer.
Quand changer de logiciel comptable de syndic sans perdre l’historique ?
Idéalement juste après une clôture approuvée : on reprend alors des soldes arrêtés par l’assemblée plutôt qu’une situation en cours d’exercice. La reprise doit porter sur la balance complète, les soldes individuels de chaque copropriétaire, les provisions et avances, le fonds de travaux et les opérations de travaux ouvertes. Le contrôle minimal consiste à retrouver à l’euro près l’état financier approuvé et la liste des soldes individuels.
Textes et sources officielles
- Décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires (Légifrance)
- Arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 14-3 (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 14-1 (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 18 (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 41-10, petites copropriétés (Légifrance)
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 45-1 (Légifrance)
- Budget prévisionnel d’une copropriété (Service-Public.fr)
Information générale à jour au 24 septembre 2026, rédigée et vérifiée sur les textes officiels par la rédaction Gerelio. Elle ne remplace pas une consultation juridique adaptée à votre situation.
