L’état daté de copropriété est le document que le syndic établit avant la signature de l’acte de vente d’un lot, à la demande du notaire ou du copropriétaire vendeur, pour arrêter la situation financière du lot vis-à-vis du syndicat (article 5 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967). Son prix est plafonné à 380 € TTC depuis le 1er juin 2020 (décret n° 2020-153 du 21 février 2020) et il est à la charge du vendeur. Depuis le 25 décembre 2025, il comporte deux lignes nouvelles liées à l’emprunt collectif.
Dans un cabinet, c’est un document qu’on produit à la chaîne et qu’on relit trop peu. Or c’est l’état daté qui détermine ce que le notaire retiendra sur le prix, ce que l’acquéreur paiera dès son arrivée et, en cas d’impayé, la base de l’opposition du syndic. Il se prépare en amont, dès la promesse, avec le pré-état daté, et s’articule avec le recouvrement décrit dans notre guide des impayés de charges de copropriété.
Qu’est-ce qu’un état daté en copropriété ?
L’état daté est un décompte en trois parties que seul le syndic peut établir, adressé au notaire chargé de l’acte avant sa signature.
Il est dû avant l’établissement de l’un des actes visés à l’article 4 du décret n° 67-223 : tout acte conventionnel qui réalise ou constate le transfert de propriété d’un lot ou d’une fraction de lot, ou la constitution d’un droit réel sur ce lot. La vente est le cas courant, mais pas le seul. La demande vient du notaire ou du copropriétaire qui transfère ses droits.
Il ne faut pas le confondre avec deux documents voisins. Le pré-état daté rassemble les informations financières que le vendeur doit remettre à l’acquéreur au plus tard à la promesse (article L721-2 du code de la construction et de l’habitation) ; le terme n’est pas légal et son prix n’est pas plafonné. Le certificat de l’article 20 de la loi du 10 juillet 1965, lui, atteste que le vendeur est libre de toute obligation envers le syndicat, ou, avant la vente, indique au notaire si l’acquéreur est déjà copropriétaire de l’immeuble et, dans ce cas, s’il a laissé sans suite une mise en demeure du syndic depuis plus de quarante-cinq jours.
Que contient l’état daté ? Les trois parties et l’annexe
L’état daté se compose de trois parties fixées par l’article 5 du décret n° 67-223, suivies d’une annexe : ce que le vendeur doit, ce que le syndicat pourrait lui devoir, ce que l’acquéreur devra payer.
| Partie | Contenu (article 5 du décret n° 67-223) |
|---|---|
| 1re partie : sommes dues par le vendeur au syndicat | a) provisions exigibles du budget prévisionnel ; b) provisions exigibles des dépenses hors budget ; c) charges impayées des exercices antérieurs ; d) sommes mentionnées à l’article 33 de la loi ; e) avances exigibles ; f) montant restant dû au titre de l’emprunt de l’article 26-4 ; g) montant versé par l’établissement de cautionnement en cas de défaillance du vendeur |
| 2e partie : sommes dont le syndicat pourrait être débiteur envers le vendeur | a) avances mentionnées à l’article 45-1 du décret ; b) provisions du budget portant sur des périodes postérieures à la période en cours et rendues exigibles par la déchéance du terme de l’article 19-2 |
| 3e partie : sommes qui incomberont au nouveau copropriétaire | a) reconstitution des avances ; b) provisions non encore exigibles du budget prévisionnel ; c) provisions non encore exigibles des dépenses hors budget |
| Annexe | Quote-part du lot dans le budget prévisionnel et dans les dépenses hors budget des deux exercices précédents ; objet et état des procédures en cours dans lesquelles le syndicat est partie |
Trois rubriques demandent plus d’attention que les autres. La 2e partie b) n’a de sens que si une procédure accélérée de l’article 19-2 a fait jouer la déchéance du terme : le vendeur a alors payé d’avance des provisions qui couvrent une période où il ne sera plus propriétaire. L’annexe sur les procédures en cours est souvent remplie à la hâte, alors qu’un contentieux avec une entreprise ou un copropriétaire peut peser sur les futurs appels de fonds. Enfin, la 3e partie annonce à l’acquéreur ce qu’il va payer : une provision pour travaux votés mais non encore appelés doit y figurer.
Le fonds de travaux n’a pas de rubrique propre à l’article 5. Retenez surtout que les sommes versées au fonds de travaux restent acquises au syndicat et ne sont pas remboursées au vendeur lors de la cession (article 14-2-1 de la loi), point sur lequel beaucoup de vendeurs demandent des explications au gestionnaire.
Ce que le décret n° 2025-1292 a changé dans l’état daté
Le décret n° 2025-1292 du 22 décembre 2025, en vigueur depuis le 25 décembre 2025, a ajouté deux lignes à la première partie de l’état daté en copropriété pour tenir compte de l’emprunt collectif, l’un des modes de financement des travaux de copropriété.
La ligne f) indique le montant restant dû par le copropriétaire vendeur qui participe à l’emprunt souscrit au nom du syndicat en application de l’article 26-4 de la loi de 1965. La ligne g) indique le montant versé par l’établissement de cautionnement, mentionné aux articles 26-7 et 26-12, si le vendeur a été défaillant. Le d) a été ajusté en conséquence : il ne vise plus que les sommes de l’article 33, l’emprunt ayant désormais ses propres lignes.
Ces lignes ont une portée concrète. Lors d’une mutation entre vifs, les sommes restant dues au titre du remboursement de l’emprunt et de ses accessoires deviennent immédiatement exigibles (article 26-8 de la loi). L’obligation peut toutefois être transmise à l’acquéreur avec l’accord du prêteur, de la caution et de l’acquéreur lui-même ; le notaire en informe alors le syndic. Pour le notaire, la ligne f) conditionne donc soit une retenue sur le prix, soit la mise en place de cette transmission. Quant à la caution, l’article 26-7 impose que l’emprunt soit garanti par un cautionnement solidaire (sauf s’il sert uniquement à préfinancer des subventions publiques) : si elle a payé à la place du vendeur, la ligne g) le fait apparaître.
Prix de l’état daté : 380 € TTC au maximum
Les honoraires et frais de l’état daté ne peuvent pas dépasser 380 € TTC à l’occasion de la mutation à titre onéreux d’un lot ou de plusieurs lots objets de la même mutation (article 10-1, b, de la loi et article 1er du décret n° 2020-153 du 21 février 2020).
Le plafond vise les honoraires et les frais : pas de frais d’envoi en supplément, et à notre lecture pas de deuxième facturation pour une simple actualisation demandée par le notaire dans le cadre de la même vente. Il s’applique par mutation et non par lot : l’appartement vendu avec sa cave et son parking dans le même acte donne lieu à un seul plafond. Le fait que le décompte soit facturé au vendeur découle du même article 10-1, qui range ces honoraires parmi les frais imputables au seul copropriétaire concerné.
Le montant n’a pas bougé depuis 2020, et le Conseil d’État vient de refuser de le faire bouger. Saisi par deux chambres de la FNAIM qui contestaient le refus du Premier ministre de réexaminer ce montant, le Conseil d’État a rejeté leur requête le 17 mars 2026 (n° 499299). Il a relevé que l’évolution générale des coûts ne suffisait pas à établir que 380 € ne couvraient plus le coût réel, en s’appuyant sur l’avis n° 20-A-01 de l’Autorité de la concurrence du 14 janvier 2020, selon lequel le temps consacré à un état daté reste le plus souvent limité à une heure au maximum.
Pour un cabinet, la conclusion est pratique : la rentabilité de l’état daté se joue sur le temps passé. Un état daté qui demande trois heures parce qu’il faut reconstituer les soldes à la main coûte plus qu’il ne rapporte.
Quel délai pour délivrer l’état daté ?
Aucun délai n’est fixé pour la délivrance de l’état daté par l’article 5 du décret n° 67-223, qui le régit. C’est le calendrier de la vente qui impose le rythme, puisque le notaire en a besoin pour préparer l’acte authentique.
Le calendrier type d’une vente, et les délais qui, eux, sont fixés par les textes :
| Étape | Document ou formalité | Délai prévu par les textes |
|---|---|---|
| Promesse de vente | Informations de l’article L721-2 CCH (pré-état daté) | Au plus tard à la signature de la promesse |
| Avant l’acte authentique | État daté adressé au notaire | Aucun délai fixé |
| Avant l’acte authentique | Certificat du syndic sur la situation de l’acquéreur (art. 20, II) | Un mois à compter de la notification du notaire |
| Après le transfert de propriété | Avis de mutation du notaire au syndic, si le vendeur n’a pas produit de certificat de moins d’un mois (art. 20, I) | 15 jours à compter du transfert |
| Après l’avis de mutation | Opposition du syndic sur le prix, par acte extrajudiciaire | 15 jours à compter de la réception de l’avis |
| Après la vente | Notification du transfert au syndic (art. 6 du décret) | Sans délai |
En pratique, les études notariales demandent l’état daté quelques semaines avant la signature, puis parfois une mise à jour si la date glisse. Un état daté établi au 15 septembre pour une signature au 18 novembre ne reflète plus la situation si une provision est devenue exigible le 1er octobre.
Exemple : un état daté rempli ligne par ligne
Prenons un lot de 240/10 000 tantièmes dans une résidence de 32 lots à Bordeaux. Le budget prévisionnel est de 60 000 €, soit 360 € de provision par trimestre pour ce lot. L’assemblée de juin 2026 a voté un ravalement dont la quote-part du lot est de 2 880 €, appelée en deux fois : 1 440 € le 1er octobre 2026 et 1 440 € le 1er janvier 2027. La promesse a été signée le 10 septembre, l’acte authentique est prévu le 18 novembre 2026. Le vendeur a payé la provision de budget du 1er octobre mais pas le premier appel de ravalement. Le syndicat détient une avance de trésorerie permanente de 180 € au titre de ce lot.
L’état daté indiquera en première partie 1 440 € de provisions exigibles hors budget (b), et rien en provisions de budget exigibles. En deuxième partie, les 180 € d’avance (a). En troisième partie, la reconstitution de l’avance de 180 € par l’acquéreur, les provisions de budget non encore exigibles à partir du 1er janvier 2027, et le second appel de ravalement de 1 440 €. L’annexe reprend la quote-part du lot dans le budget et les dépenses hors budget de 2024 et 2025.
Après la signature, l’article 6-2 du décret répartit les charges. La provision de budget exigible reste au vendeur ; l’appel de ravalement du 1er janvier 2027 incombe à celui qui est copropriétaire à cette date, donc à l’acquéreur ; le solde de régularisation 2026, révélé par l’approbation des comptes en 2027, sera porté au compte de l’acquéreur. L’acte peut prévoir un autre partage entre les parties, mais il ne vaut qu’entre elles et ne s’impose pas au syndicat (article 6-3).
À retenir. Si le vendeur n’a pas réglé les 1 440 €, le notaire les retient en principe sur le prix au vu de l’état daté. À défaut de certificat, le syndic dispose de quinze jours à compter de l’avis de mutation pour former opposition ; seules les créances liquides et exigibles à la date de la mutation comptent (article 5-1 du décret).
Ce que Gerelio automatise sur ce point
Dans Gerelio, l’état daté est généré depuis la comptabilité de l’immeuble, tenue en partie double. Les montants ne sont pas ressaisis dans un traitement de texte : ils proviennent des mêmes écritures que les appels de fonds et les relevés de compte. Le pré-état daté est produit de la même façon au moment de la promesse, ce qui évite qu’un chiffre annoncé en septembre diffère sans explication de celui transmis au notaire en novembre.
Comme pour tout document généré, relisez-le avant envoi, en particulier les rubriques qui dépendent d’informations extérieures à la comptabilité, comme l’objet et l’état des procédures en cours. Les écritures validées ne se modifient pas, elles se contre-passent : le décompte que vous signez correspond à une comptabilité dont l’historique reste lisible.
Pour voir un état daté généré sur un lot fictif, essayer Gerelio sur un cabinet de démonstration.
Check-list avant d’envoyer un état daté
Avant de signer, vérifiez que le compte du vendeur est lettré et rapproché avec la banque à la date de l’état daté, et que la date retenue est cohérente avec celle de la signature annoncée par le notaire. Assurez-vous que chaque appel de travaux voté figure au bon endroit : exigible et impayé en première partie, non encore exigible en troisième.
Contrôlez ensuite les lignes f) et g) si l’immeuble a souscrit un emprunt collectif, la rubrique des procédures en cours, et la facturation : un seul plafond de 380 € TTC pour la mutation, imputé au vendeur. Enfin, relisez l’ensemble comme le ferait l’acquéreur, qui lit dans la troisième partie ce qu’il devra payer au syndicat dans les mois qui suivent son arrivée. S’il y trouve une surprise, c’est que le pré-état daté était incomplet.
Questions fréquentes
Qui paie l’état daté, le vendeur ou l’acquéreur ?
Le vendeur. L’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 range les honoraires de l’état daté parmi les frais imputables au seul copropriétaire concerné, c’est-à-dire celui qui cède son lot. Le syndic les impute sur le compte du vendeur, dans la limite de 380 € TTC fixée par le décret n° 2020-153 du 21 février 2020, en vigueur depuis le 1er juin 2020.
Le syndic peut-il facturer plus de 380 € quand plusieurs lots sont vendus ensemble ?
Non. L’article 10-1 précise que le plafond s’applique à la mutation à titre onéreux d’un lot ou de plusieurs lots objets de la même mutation. Un appartement vendu avec sa cave et son parking dans le même acte donne lieu à un seul état daté plafonné à 380 € TTC, honoraires et frais compris. Au-delà, le vendeur peut contester la facturation.
Combien de temps le syndic a-t-il pour fournir l’état daté ?
L’article 5 du décret n° 67-223 ne fixe aucun délai. C’est le calendrier de la vente qui commande : le notaire en a besoin avant la signature de l’acte authentique. Le seul délai chiffré à la charge du syndic à ce stade concerne le certificat de l’article 20, II, qui renseigne le notaire sur la situation de l’acquéreur au regard du syndicat, à délivrer dans un délai d’un mois.
Le vendeur récupère-t-il l’argent versé au fonds de travaux ?
Non. L’article 14-2-1 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que les sommes versées au fonds de travaux sont attachées aux lots et entrent définitivement dans le patrimoine du syndicat dès leur versement. Elles ne sont pas remboursées lors de la cession d’un lot. Vendeur et acquéreur peuvent en tenir compte dans le prix, mais le syndicat ne rend rien.
Qu’est-ce qui change dans l’état daté avec l’emprunt collectif ?
Depuis le 25 décembre 2025, le décret n° 2025-1292 ajoute deux rubriques aux sommes dues par le vendeur : le montant qu’il reste devoir au titre de l’emprunt souscrit par le syndicat en application de l’article 26-4 de la loi de 1965, et le montant versé par l’établissement de cautionnement en cas de défaillance du vendeur. Lors d’une vente, ces sommes deviennent en principe immédiatement exigibles (article 26-8).
Faut-il un état daté pour une donation ?
L’article 5 du décret n° 67-223 vise tous les actes de l’article 4, c’est-à-dire tout acte conventionnel qui réalise ou constate le transfert de propriété d’un lot ou la constitution d’un droit réel, ce qui inclut une donation. Le plafond de 380 € TTC, lui, ne vise que la mutation à titre onéreux : pour une donation, le texte ne fixe pas de plafond, et c’est le contrat de syndic qu’il faut consulter.
Que se passe-t-il si le vendeur a des charges impayées au moment de la vente ?
Elles figurent dans la première partie de l’état daté, et le notaire les retient en principe sur le prix. À défaut de certificat attestant que le vendeur est libre de toute obligation, le notaire adresse un avis de mutation au syndic, qui dispose de quinze jours à compter de sa réception pour former opposition au versement des fonds par acte extrajudiciaire (article 20 de la loi de 1965).
Textes et sources officielles
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 5 (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 10-1 (Légifrance)
- Décret n° 2020-153 du 21 février 2020 (Légifrance)
- Conseil d’État, 17 mars 2026, n° 499299
- Décret n° 2025-1292 du 22 décembre 2025 (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 20 (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 26-8 (Légifrance)
- Faut-il un état daté pour vendre un logement dans une copropriété ? (Service-public.fr)
Information générale à jour au 24 septembre 2026, rédigée et vérifiée sur les textes officiels par la rédaction Gerelio. Elle ne remplace pas une consultation juridique adaptée à votre situation.
