La quittance de loyer est le document par lequel le bailleur, ou son mandataire, atteste que le locataire a payé en totalité le loyer et les charges d’une période. Elle est due gratuitement au locataire qui la demande (article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989), doit distinguer le loyer et les charges, et ne peut être envoyée par voie électronique qu’avec l’accord exprès du locataire. Si le paiement est partiel, le bailleur délivre un reçu, pas une quittance.
Sur le papier, c’est le document le plus simple de la gestion locative. En pratique, c’est l’un des plus fréquemment mal émis : quittance envoyée pour un terme à moitié payé, quittance au nom du locataire pour une somme versée par l’assureur, frais de quittance glissés dans le bail. Ce guide reprend les règles, puis le circuit de quittancement tel qu’il fonctionne dans un cabinet. Le cycle complet de la gestion d’un lot est décrit dans notre guide de la gestion locative professionnelle.
Quittance de loyer : définition et valeur de preuve
Une quittance est un écrit par lequel le créancier reconnaît avoir reçu le paiement et libère le débiteur pour ce paiement. Appliquée au bail, la quittance de loyer prouve que le terme d’une période donnée, loyer et charges compris, a été intégralement réglé.
Sa valeur tient à cela. En cas de litige, c’est au locataire de prouver qu’il a payé, et une quittance du bailleur ou de l’agence est la preuve la plus directe. Un relevé bancaire prouve qu’une somme est sortie ; la quittance prouve que le bailleur l’a reçue et l’a affectée à tel terme. C’est aussi pourquoi un cabinet ne doit jamais en émettre une par automatisme avant d’avoir vu l’argent arriver sur le compte.
Les organismes qui demandent un justificatif de domicile ou de loyer (banque, employeur, futur bailleur) acceptent en général la quittance, ce qui explique qu’un locataire en recherche de logement la réclame souvent en urgence.
La quittance est-elle obligatoire ?
La quittance est obligatoire sur demande du locataire, et gratuite. L’article 21 de la loi n° 89-462 impose au bailleur ou à son mandataire de la transmettre gratuitement au locataire qui en fait la demande, avec le détail des sommes versées en distinguant loyer et charges. Rien n’oblige à l’envoyer spontanément chaque mois.
Dans les faits, la question se pose peu dans un cabinet : presque tous les administrateurs de biens émettent une quittance pour chaque terme soldé, parce que c’est plus simple que de traiter les demandes au cas par cas et parce que cela évite qu’un locataire réclame d’un coup dix-huit mois de quittances le jour où il cherche un nouveau logement.
La gratuité est absolue. L’article 21 interdit de facturer au locataire des frais liés à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance, et l’article 4 de la même loi répute non écrite la clause qui met à sa charge des frais d’expédition de quittance ou des frais de relance. Un bail qui prévoit « 2 € de frais d’envoi par quittance papier » contient donc une clause réputée non écrite, même si le locataire l’a signée.
Ces règles valent aussi pour la location meublée à usage de résidence principale : l’article 25-3 de la loi n° 89-462 rend l’article 21 applicable aux logements meublés. Les différences entre les deux régimes sont détaillées dans notre guide location meublée ou vide.
Que doit contenir une quittance de loyer ?
La loi n’impose qu’une mention : le détail des sommes versées, en distinguant le loyer et les charges. Le reste relève de l’usage, mais d’un usage si constant qu’une quittance qui s’en écarte attire les questions. Le tableau distingue ce qui est exigé par un texte de ce qui est simplement attendu.
| Mention | Fondement | Commentaire |
|---|---|---|
| Détail des sommes : loyer d’un côté, charges de l’autre | Article 21 de la loi n° 89-462 | Obligatoire. Un montant global « loyer charges comprises » ne suffit pas |
| Réduction de loyer de solidarité | Service-Public.fr (logement social) | Seulement si le locataire en bénéficie |
| Contribution au partage des économies de charges | Usage (modèle ANIL) | Seulement si le bail en prévoit une après travaux |
| Nom et adresse du bailleur, ou du mandataire qui encaisse | Usage | Permet d’identifier l’émetteur |
| Nom du ou des locataires | Usage | En colocation, tous les colocataires du bail |
| Adresse du logement | Usage | Indispensable si le bailleur a plusieurs biens |
| Période couverte | Usage | Du 1er au 31 du mois, en général |
| Date du paiement et montant total | Usage | Date d’encaissement effectif |
| Lieu, date, signature | Usage (modèle ANIL) | Non exigée par l’article 21 |
Prenons un T2 à Bordeaux loué 690 € de loyer et 55 € de provisions sur charges, payables le 1er. La quittance d’octobre 2026 indique la période du 1er au 31 octobre, un loyer de 690 €, des provisions de 55 €, un total de 745 € reçu le 2 octobre, et les coordonnées du cabinet qui a encaissé pour le compte du propriétaire. Quand la régularisation annuelle des charges est payée, elle fait l’objet d’une ligne distincte, jamais noyée dans le loyer ; la mécanique est détaillée dans notre guide sur la régularisation des charges locatives.
Avis d’échéance et quittance : deux documents différents
L’avis d’échéance est la demande de paiement envoyée avant le terme ; la quittance est la preuve du paiement établie après. Le premier dit « voici ce que vous devez au 1er novembre », la seconde « voici ce que vous avez payé pour novembre ».
Aucun texte n’oblige le bailleur à envoyer un avis d’échéance, mais l’article 21 le mentionne pour interdire, là aussi, d’en facturer la gestion au locataire. En gestion professionnelle, l’avis d’échéance est quasi systématique : il porte le montant du terme, la répartition loyer et charges, la date d’exigibilité, et souvent les coordonnées bancaires du compte mandant. Il est aussi le bon endroit pour annoncer une révision de loyer ou le solde d’une régularisation.
L’erreur classique consiste à envoyer un document hybride intitulé « avis d’échéance valant quittance ». Tant que le paiement n’est pas arrivé, rien ne peut valoir quittance. Un locataire qui ne paie pas et produit ensuite ce document devant le juge offre à son avocat un argument dont le cabinet se serait bien passé.
Paiement partiel : quittance ou reçu ?
En cas de paiement partiel, le bailleur doit délivrer un reçu, pas une quittance : c’est la dernière phrase de l’article 21 de la loi n° 89-462. Le reçu constate la somme perçue sans libérer le locataire du solde. La quittance ne sera établie qu’une fois le terme entièrement payé.
Reprenons le T2 de Bordeaux. En mars, le locataire verse 400 € le 3, puis 345 € le 20. Le cabinet délivre un reçu de 400 € le 3 mars, puis une quittance de mars d’un total de 745 € après le second versement. Les modèles de l’ANIL prévoient d’ailleurs que la quittance finale annule les reçus antérieurs de la même période, ce qui évite les doubles comptes.
Tout se complique quand un arriéré existe. Supposons que février soit resté impayé et que le locataire verse 745 € le 5 mars sans rien préciser. L’article 1342-10 du code civil règle l’imputation : le débiteur peut indiquer quelle dette il entend payer ; à défaut, le paiement s’impute d’abord sur les dettes échues, parmi elles sur celle qu’il avait le plus d’intérêt à acquitter, et à intérêt égal sur la plus ancienne. Février et mars étant échus et de même nature, le versement solde février. C’est donc février qu’on quittance, et mars reste dû. Si le locataire avait écrit « loyer de mars » sur son virement, l’imputation se serait faite sur mars.
À retenir. Ne quittancez jamais un terme sur la seule foi d’un montant égal au loyer. Vérifiez d’abord ce qui reste dû au compte du locataire, puis ce que le paiement désigne.
Paiement par la CAF, le garant ou l’assureur
Quand l’aide au logement est versée directement au bailleur, le terme n’est soldé qu’avec la part résiduelle du locataire. L’usage est de faire apparaître sur la quittance les deux origines du paiement, par exemple 210 € versés par la CAF et 535 € par le locataire pour un terme de 745 €.
Un paiement de la caution solde bien le terme, mais c’est la caution qui a payé, et elle pourra se retourner contre le locataire. Un reçu à son nom est plus exact qu’une quittance au nom du locataire.
L’indemnité d’une assurance loyers impayés ne libère pas le locataire : l’assureur exerce ensuite son recours contre lui. Aucune quittance ne doit donc être émise à son nom pour ces sommes, sous peine de fournir au locataire une preuve de paiement qu’il n’a pas fait. La procédure complète est décrite dans notre guide sur les loyers impayés.
Envoyer les quittances par e-mail ou en ligne
La quittance peut être transmise sous forme dématérialisée à une condition : l’accord exprès du locataire (article 21 de la loi n° 89-462). Sans cet accord, le locataire qui demande une quittance peut exiger le papier.
« Exprès » signifie que l’accord doit être donné clairement, pas déduit du silence. Une case dédiée, cochée et signée au moment du bail, ou un courriel du locataire qui choisit l’envoi électronique, valent mieux qu’une phrase perdue dans les conditions générales. Conservez cette preuve dans le dossier du locataire : c’est la première pièce qu’on vous demandera si un locataire affirme n’avoir jamais reçu ses quittances.
Pour le reste, les exigences sont de bon sens. Un PDF non modifiable, nommé de façon lisible (période, adresse), envoyé à l’adresse indiquée par le locataire, et conservé par le cabinet avec sa date d’envoi. Si vous mettez aussi les quittances à disposition sur un espace en ligne, prévenez le locataire à chaque nouvelle quittance déposée plutôt que de compter sur lui pour aller les chercher.
Qui délivre la quittance quand un gestionnaire intervient ?
Quand le bien est géré par un administrateur de biens, c’est le mandataire qui encaisse les loyers et délivre les quittances pour le compte du propriétaire. L’article 21 vise expressément « le bailleur ou son mandataire ».
Ce pouvoir d’encaisser ne se présume pas. L’article 64 du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972 exige que le mandat écrit autorise expressément le professionnel à recevoir des sommes pour le compte du propriétaire. Les loyers arrivent sur le compte spécialement affecté aux fonds des mandants, et la quittance porte les coordonnées du cabinet en qualité de mandataire. Ce qui doit figurer dans ce contrat est détaillé dans notre guide sur le mandat de gestion locative.
Un point de vigilance : quand un propriétaire reprend la gestion en direct ou change de cabinet, le locataire doit savoir, à partir de quel terme, qui encaisse et qui quittance. Un courrier d’information daté, avec les nouvelles coordonnées bancaires, évite les loyers versés sur le mauvais compte et les quittances émises par deux émetteurs pour le même mois.
Le circuit de quittancement d’un cabinet
Le quittancement est le processus mensuel qui va de l’appel du loyer à la délivrance de la quittance. Sur un portefeuille de quelques centaines de lots, il n’est tenable que s’il suit toujours le même ordre.
- Émission des avis d’échéance, une dizaine de jours avant le terme, avec les montants à jour (révision, régularisation).
- Encaissement sur le compte mandant : virements, prélèvements, chèques, aides versées par la CAF.
- Rapprochement bancaire et lettrage de chaque paiement sur l’échéance qu’il règle, en appliquant les règles d’imputation en cas d’arriéré.
- Délivrance des quittances pour les termes soldés et des reçus pour les paiements partiels.
- Relance des termes non soldés, puis bascule dans le suivi des impayés.
- Report dans le compte rendu de gérance adressé au propriétaire.
L’étape 3 conditionne tout le reste. Un chèque sans référence, un virement groupé de deux colocataires, un paiement de la CAF qui arrive le 8 : si le lettrage est approximatif, les quittances le seront aussi. Les chèques posent un problème particulier, puisqu’un chèque peut revenir impayé après l’émission de la quittance ; beaucoup de cabinets attendent l’encaissement effectif, ou mentionnent que la quittance est délivrée sous réserve d’encaissement.
Dans Gerelio
Dans Gerelio, le quittancement part du bail : loyer, provisions, date d’exigibilité, révision IRL avec contrôle du gel des loyers pour les logements classés F et G. Les avis d’échéance et les quittances sont générés depuis ces données, sans ressaisie.
L’import des relevés bancaires propose le rapprochement de chaque paiement, puis le lettrage sur l’échéance correspondante. Un paiement partiel reste visible comme tel au compte du locataire, ce qui évite de quittancer un mois à moitié payé. Les prélèvements SEPA, pour les locataires qui les ont acceptés, sortent sous forme de fichiers de prélèvement. Les termes non soldés alimentent les relances graduées du module de recouvrement, et l’ensemble se retrouve dans les comptes rendus de gérance et les reversements aux propriétaires.
Pour voir un cycle de quittancement complet sur des données fictives, vous pouvez essayer Gerelio sur un cabinet de démonstration.
Les cas qui posent problème, et comment les traiter
Quelques situations reviennent chaque mois dans un service gérance. Mieux vaut avoir tranché une fois pour toutes la manière de les traiter.
En colocation avec bail unique, le texte ne dit pas s’il faut une quittance par colocataire. La pratique la plus sûre consiste à émettre une quittance unique au nom de tous les colocataires du bail, en détaillant si besoin qui a versé quoi. Tant que le terme n’est pas soldé dans son ensemble, c’est un reçu pour chacun.
Pour un paiement en espèces, délivrez un reçu immédiatement, daté, avec le montant en chiffres et en lettres : c’est la seule trace du paiement.
Si un locataire réclame d’un coup ses quittances des deux dernières années, elles sont dues pour chaque terme soldé. Un cabinet qui quittance chaque mois les renvoie en quelques minutes ; un cabinet qui ne le fait pas découvre à cette occasion les écarts de lettrage.
Enfin, pour un départ en cours de mois, la quittance du dernier mois porte sur la période réellement due, calculée au jour près, et le solde de tout compte s’établit à part, avec la restitution du dépôt de garantie. Le dépôt de garantie n’est jamais un loyer : il ne se quittance pas, il se restitue ou s’impute.
Questions fréquentes
Le propriétaire est-il obligé de fournir une quittance de loyer ?
Oui, dès que le locataire la demande et que le terme est intégralement payé. L’article 21 de la loi n° 89-462 impose au bailleur ou à son mandataire de la transmettre gratuitement, avec le détail du loyer et des charges. Rien n’oblige à l’envoyer chaque mois sans demande, mais la plupart des cabinets le font, parce qu’une quittance systématique évite les réclamations et sert de trace du suivi des paiements.
Une agence peut-elle facturer l’envoi des quittances de loyer ?
Non. L’article 21 de la loi n° 89-462 interdit de facturer au locataire des frais liés à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance, et l’article 4 répute non écrite la clause qui lui fait supporter des frais d’expédition de quittance ou de relance. Le coût du quittancement fait partie de la gestion rémunérée par le propriétaire dans le mandat, pas d’un service vendu au locataire.
Une quittance de loyer doit-elle être signée ?
La loi ne le dit pas : l’article 21 exige seulement que la quittance détaille les sommes versées en distinguant loyer et charges. Les modèles de l’ANIL prévoient un lieu, une date et une signature du bailleur, et c’est l’usage. Pour une quittance émise par logiciel et envoyée par voie électronique, l’identification claire de l’émetteur (bailleur ou mandataire, avec ses coordonnées) remplit le même rôle en pratique.
Que faire si le bailleur refuse de donner une quittance de loyer ?
Le locataire peut d’abord la réclamer par écrit, Service-Public.fr proposant un modèle de lettre, en précisant les périodes concernées et en joignant la preuve de ses paiements. Sans réponse, il peut solliciter l’ADIL, puis un conciliateur de justice, et en dernier lieu le juge. Pour un cabinet, un refus n’a aucun sens : si le terme est payé, la quittance est due ; s’il ne l’est pas, c’est un reçu.
Peut-on délivrer une quittance quand le loyer a été payé en retard ?
Oui. La quittance constate un paiement complet, pas un paiement à l’heure. Un loyer de mars réglé le 25 mars donne lieu à une quittance de mars, datée du paiement. Le retard n’a pas à y figurer. En revanche, si le paiement tardif vient d’abord solder un arriéré plus ancien, c’est ce terme ancien qui est quittancé, selon les règles d’imputation des paiements du code civil.
Combien de temps faut-il garder ses quittances de loyer ?
Côté locataire, au moins trois ans : c’est le délai de prescription des actions nées du bail (article 7-1 de la loi n° 89-462), et les modèles de l’ANIL le rappellent. Côté cabinet, les doubles des quittances accompagnent la comptabilité du mandant et suivent la politique d’archivage du cabinet, souvent plus longue, car ils servent de preuve en cas de litige ou de reprise du mandat par un confrère.
Que mettre sur la quittance quand l’aide au logement est versée au bailleur ?
La quittance porte sur le terme entier : loyer et charges. L’usage est d’y faire apparaître la part réglée par la CAF ou la MSA et celle payée par le locataire, pour que chacun s’y retrouve. Si le locataire ne paie pas sa part résiduelle, le terme n’est pas soldé : on délivre un reçu pour les sommes perçues, pas une quittance.
Le bailleur peut-il imposer le prélèvement automatique du loyer ?
Non. L’article 4 de la loi n° 89-462 répute non écrite la clause qui impose le prélèvement automatique sur le compte du locataire ou la signature par avance de traites. Le prélèvement SEPA reste possible s’il est proposé et accepté : il réduit les retards d’inattention et simplifie le quittancement, mais le locataire garde le choix de payer par virement ou chèque.
Textes et sources officielles
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 21 (Légifrance)
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 4 (Légifrance)
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 25-3 (Légifrance)
- Code civil, article 1342-10 (Légifrance)
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 7-1 (Légifrance)
- Paiement du loyer par le locataire (Service-Public.fr)
- Quittance de loyer : comment l’obtenir ? (Service-Public.fr)
Information générale à jour au 24 septembre 2026, rédigée et vérifiée sur les textes officiels par la rédaction Gerelio. Elle ne remplace pas une consultation juridique adaptée à votre situation.
