Un cahier des charges de logiciel de syndic est la liste, domaine par domaine, de ce que l’outil doit savoir faire pour votre cabinet, avec pour chaque critère un poids et la preuve que vous attendez en démonstration. Une quarantaine de critères suffit pour départager deux ou trois solutions, à condition de les noter sur vos propres cas et non sur le scénario de l’éditeur. Ce guide propose une grille de 40 critères commentés, une méthode de notation, les questions pièges à poser et la façon d’organiser les tests.
Cette grille prolonge notre guide pour choisir un logiciel de syndic de copropriété, qui traite du marché, des prix et de la migration. Ici, on entre dans le détail de ce qu’il faut vérifier, et de la manière de le vérifier.
Pourquoi écrire un cahier des charges avant la première démonstration
Une démonstration commerciale montre ce que le logiciel fait bien ; seul un cahier des charges écrit à l’avance montre ce qu’il fait mal chez vous. Sans grille, trois démonstrations d’une heure se confondent au bout d’une semaine, et la décision se prend sur l’ergonomie de l’écran d’accueil ou sur la sympathie du commercial.
L’exercice a un deuxième intérêt, souvent sous-estimé : il oblige le cabinet à dire ce qui ne va pas aujourd’hui. Si le rapprochement bancaire prend deux jours par mois, si les annexes sont refaites sur tableur chaque printemps, si les procès-verbaux partent trois semaines après l’AG, ces points deviennent des critères pondérés, et non des regrets formulés après la signature.
Le cahier des charges d’un cabinet indépendant n’a pas besoin de ressembler à un appel d’offres public. Une grille dans un tableur, une page de contexte (nombre de lots, de syndicats, de mandats de gérance, de collaborateurs, logiciel actuel) et un scénario de démonstration suffisent. Comptez quelques demi-journées de travail, réparties entre le dirigeant, le comptable et un gestionnaire.
Comment construire la grille : domaines, poids et notation
La grille se construit en trois couches : des domaines, des critères à l’intérieur de chaque domaine, puis un poids et une note par critère. Les huit domaines proposés ci-dessous couvrent l’activité d’un cabinet de syndic qui fait aussi un peu de gérance ; supprimez le domaine gérance si vous n’en faites pas.
Chaque critère reçoit un poids de 1 à 3 selon son importance pour votre cabinet, et certains sont marqués éliminatoires : une note de 0 sur l’un d’eux écarte le logiciel, quel que soit son total. La note, elle, mesure ce que vous avez vu, pas ce qu’on vous a dit.
| Note | Signification | Exemple |
|---|---|---|
| 0 | Absent, ou « prévu dans une prochaine version » | L’export complet d’un syndicat se fait sur devis |
| 1 | Possible par contournement (tableur, ressaisie, intervention du support) | Les annexes sortent, mais doivent être retouchées à la main |
| 2 | Présent, mais partiel ou manuel | Le rapprochement existe, sans proposition automatique |
| 3 | Démontré sur un de vos cas, sans retouche | L’appel de fonds tombe au centime sur la provision votée |
Le score d’un logiciel est la somme des notes multipliées par les poids, rapportée au maximum possible. Mais le score ne décide pas seul : deux logiciels à 81 % et 84 % sont à égalité, et c’est alors le détail des critères de poids 3 qui tranche.
Les 40 critères commentés, domaine par domaine
Les critères qui suivent sont formulés pour être vérifiés en démonstration. La colonne de droite indique quoi demander à voir ; les critères signalés « (E) » sont ceux que nous considérons comme éliminatoires pour un cabinet de syndic.
Comptabilité et clôture
La comptabilité est le domaine où une faiblesse coûte le plus cher, parce qu’elle se découvre tard : à la clôture, devant le conseil syndical, ou lors d’une passation. Les règles sont fixées par le décret n° 2005-240 et l’arrêté du 14 mars 2005 relatifs aux comptes du syndicat des copropriétaires.
| n° | Critère | Ce qu’il faut demander à voir |
|---|---|---|
| 1 | (E) Comptabilité en partie double par syndicat, chaque immeuble formant une entité séparée | Le grand livre d’un immeuble, sans aucune écriture d’un autre |
| 2 | (E) Les cinq annexes comptables produites sans retraitement | Les annexes d’un exercice test, comparées à celles de votre outil actuel |
| 3 | (E) Écriture validée non modifiable, correction par contre-passation tracée | Tentez de modifier une écriture de l’exercice précédent |
| 4 | Charges à payer et factures reçues après la date de clôture | Saisie d’une facture de plombier datée de décembre, reçue en février |
| 5 | Répartition par clés générales et spéciales, au centime | Une clé ascenseur avec rez-de-chaussée exonéré : total réparti égal au total dépensé |
| 6 | Régularisation des charges et reprise des soldes à l’ouverture | La clôture d’un exercice puis le premier appel du suivant |
| 7 | Exports comptables lisibles (balance, grand livre, journaux) | Un export ouvert devant vous dans un tableur |
Le critère 5 paraît anodin. Il ne l’est pas : un logiciel qui laisse traîner trois centimes d’écart sur une répartition oblige le comptable à une écriture d’ajustement à chaque exercice, et un membre du conseil syndical attentif finira par la remarquer. Le détail des annexes est traité dans notre guide sur les annexes comptables de copropriété.
Banque et trésorerie
Le rapprochement bancaire est l’une des tâches récurrentes qui consomment le plus de temps comptable ; c’est donc là que se mesure le gain réel d’un outil.
| n° | Critère | Ce qu’il faut demander à voir |
|---|---|---|
| 8 | (E) Un compte bancaire séparé par syndicat, fonds de travaux sur un compte séparé rémunéré | Deux syndicats, deux comptes, aucune écriture croisée possible |
| 9 | Import des relevés, format et fréquence | Import d’un vrai relevé mensuel |
| 10 | Rapprochement proposé automatiquement | Un chèque unique pour deux lots, un virement sans référence |
| 11 | Lettrage des comptes copropriétaires et fournisseurs | Un paiement partiel lettré sur deux appels |
| 12 | Traitement des prélèvements rejetés | Un rejet SEPA et sa répercussion sur le compte du copropriétaire |
Sur le critère 9, demandez précisément ce qui est disponible aujourd’hui. L’agrégation bancaire automatique fait partie des fonctions souvent annoncées : faites préciser si elle fonctionne déjà, avec quelles banques, et ce qui se passe si la connexion tombe la veille d’une clôture.
Budget, appels de fonds et recouvrement
Ce domaine touche directement les copropriétaires : une erreur d’appel se voit dans la journée, par courriel et au téléphone.
| n° | Critère | Ce qu’il faut demander à voir |
|---|---|---|
| 13 | Budget voté, appels provisionnels, appels hors budget et travaux | Un appel trimestriel et un appel travaux sur le même immeuble |
| 14 | Cotisation au fonds de travaux : minimum légal calculé | Le plus élevé de 5 % du budget et de 2,5 % des travaux du plan pluriannuel adopté |
| 15 | Prélèvements SEPA : mandats, fichiers, rejets | La génération d’un fichier de prélèvement |
| 16 | Relances graduées, mise en demeure, suivi des impayés | Un scénario de relance paramétré sur un débiteur |
| 17 | Pré-état daté et état daté générés depuis la comptabilité | Un état daté, dont le prix est plafonné à 380 € TTC |
| 18 | Mutation d’un lot en cours d’exercice | La bascule vendeur et acquéreur à la date de la vente |
Assemblées générales
La préparation et le suivi des AG concentrent la charge des gestionnaires au printemps. Les délais sont ceux du décret du 17 mars 1967 : convocation au moins 21 jours avant la réunion (art. 9), formulaire de vote par correspondance reçu au plus tard trois jours francs avant (art. 9 bis), procès-verbal signé en fin de séance ou dans les huit jours (art. 17), notifié aux opposants et défaillants dans le mois (art. 42 de la loi de 1965).
| n° | Critère | Ce qu’il faut demander à voir |
|---|---|---|
| 19 | Convocation avec ordre du jour, pièces jointes et contrôle du délai de 21 jours | Une convocation générée pour une date d’AG choisie par vous |
| 20 | Notification électronique conforme et registre des choix papier ou électronique | Le mode de notification de chaque copropriétaire, avec sa date d’effet |
| 21 | Vote par correspondance au modèle de l’arrêté du 2 juillet 2020 | Un formulaire reçu, puis la même résolution amendée en séance |
| 22 | Feuille de présence et pouvoirs, avec contrôle des délégations | Un mandataire qui cumule plusieurs pouvoirs |
| 23 | (E) Calcul des majorités des articles 24, 25, 25-1 et 26, défaillants et abstentions compris | Le résultat d’une résolution à l’article 25 qui bascule en second vote |
| 24 | Procès-verbal généré et notifié aux opposants et défaillants | Le PV d’une AG test, puis la liste des notifications à faire |
Le critère 20 a changé de nature avec le décret n° 2025-1292, en vigueur depuis le 25 décembre 2025. La notification électronique est devenue le principe, par lettre recommandée électronique ou par un procédé mis en œuvre par un prestataire de services de confiance qualifié (art. 64 du décret de 1967), et le copropriétaire peut demander à tout moment le papier. Le syndic doit aussi rappeler cette possibilité sur les avis d’appel de charges. Le logiciel doit donc savoir qui reçoit quoi, par quelle voie et depuis quand. Pour le critère 21, notre guide sur le vote par correspondance détaille le cas de la résolution amendée, où un « pour » exprimé par correspondance fait du votant un défaillant.
Extranet et relation avec les copropriétaires
L’extranet est obligatoire pour un syndic professionnel, et le décret n° 2019-502 en fixe la liste minimale ; notre guide sur l’extranet de copropriété obligatoire la reprend rubrique par rubrique.
| n° | Critère | Ce qu’il faut demander à voir |
|---|---|---|
| 25 | Trois espaces (immeuble, copropriétaire, conseil syndical) alimentés sans dépôt manuel | Un PV produit dans l’outil, puis retrouvé en ligne |
| 26 | Gestion des accès : ventes, indivisions, renouvellement du conseil syndical | La fermeture d’un accès après une mutation |
| 27 | Demandes et incidents horodatés, attribués, suivis | Un signalement de fuite, du dépôt à la clôture |
| 28 | Historique des échanges par copropriétaire et par immeuble | Tout ce qui a été envoyé à un copropriétaire depuis un an |
Obligations réglementaires et suivi des immeubles
Un bon logiciel ne se contente pas de produire des documents ; il rappelle ce qui est dû, immeuble par immeuble, avant l’échéance.
| n° | Critère | Ce qu’il faut demander à voir |
|---|---|---|
| 29 | Échéancier légal par immeuble | AG dans les six mois de la clôture, fiche synthétique annuelle, registre national dans les deux mois de l’AG d’approbation des comptes |
| 30 | Registre national des copropriétés : données préparées, y compris celles exigibles au 19 janvier 2028 | Classe DPE, mode de chauffage, plan pluriannuel, impayés de plus de deux trimestres |
| 31 | Fiche synthétique générée depuis les données de l’immeuble | La fiche d’un immeuble test, datée |
| 32 | Réception des factures électroniques et e-reporting des honoraires | Le circuit d’une facture fournisseur reçue par plateforme |
| 33 | Travaux, sinistres, contrats d’entretien et ordres de service reliés à la comptabilité | Un ordre de service, puis la facture imputée sur le bon budget |
Sur le critère 32, séparez bien les sujets : depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques, et l’émission deviendra obligatoire pour les PME au 1er septembre 2027 ; un appel de fonds n’est pas une facture, et le syndicat n’est concerné que s’il est assujetti à la TVA.
Gérance locative, si vous en faites
Si le cabinet gère aussi des lots en location, un logiciel unique évite la double saisie entre charges de copropriété et charges locatives.
| n° | Critère | Ce qu’il faut demander à voir |
|---|---|---|
| 34 | Baux, quittancement, révision IRL avec blocage des logements F et G | La révision refusée d’un logement classé F, loyers gelés depuis le 24 août 2022 |
| 35 | Régularisation des charges locatives et dépôt de garantie | Une régularisation annuelle alimentée par les charges de copropriété |
| 36 | Comptes rendus de gérance et reversements | Le compte rendu trimestriel d’un bailleur |
Données, sécurité, reprise et contrat
Les quatre derniers critères ne se voient pas à l’écran, et ce sont eux qui coûtent le plus cher quand ils ont été négligés.
| n° | Critère | Ce qu’il faut demander à voir |
|---|---|---|
| 37 | Hébergement, sous-traitants et contrat de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD | Le contrat, la liste des sous-traitants, le lieu des sauvegardes |
| 38 | Droits par rôle, portefeuilles par gestionnaire, journal des actions | Le compte d’une assistante qui ne voit que son portefeuille |
| 39 | (E) Reprise des données de l’ancien logiciel, soldes contrôlés un par un | Le rapport de contrôle d’une reprise d’immeuble |
| 40 | (E) Export complet d’un syndicat, prix et conditions de sortie écrits | L’export d’un immeuble ouvert devant vous |
Le critère 40 n’est pas théorique. L’article 18-2 de la loi de 1965 impose à l’ancien syndic de remettre dans le mois qui suit la cessation de ses fonctions l’ensemble des documents et archives du syndicat, y compris les documents dématérialisés, dans un format téléchargeable et imprimable. Un logiciel qui ne sait pas exporter un immeuble proprement vous met en difficulté à chaque mandat perdu. Côté fournisseur, le règlement européen sur les données encadre désormais le changement de logiciel en ligne ; selon l’Arcep, les frais de changement ne pourront plus être facturés à partir du 12 janvier 2027. Les questions de sécurité et de RGPD sont développées dans notre guide sur le logiciel de syndic en ligne.
Les questions pièges à poser en démonstration
Une bonne question de démonstration oblige l’éditeur à manipuler le logiciel devant vous, plutôt qu’à répondre de mémoire. Voici celles qui font le plus souvent apparaître un écart entre la plaquette et la réalité.
- « Je me suis trompé de compte de charge sur une facture de l’an dernier, déjà approuvée en AG : montrez-moi comment je corrige. »
- « Voici un relevé réel, avec un chèque de 1 236,40 € qui couvre deux lots de deux copropriétaires différents : rapprochez-le. »
- « Ce copropriétaire a voté pour par correspondance, et la résolution a été amendée en séance : que devient son vote ? »
- « La résolution de travaux n’a pas obtenu la majorité de l’article 25, mais un tiers des voix : que propose le logiciel ? »
- « Un appartement est vendu le 15 avril : montrez-moi le compte du vendeur, celui de l’acquéreur et l’état daté. »
- « Connectez-vous comme membre du conseil syndical : que voit-il, que ne voit-il pas ? »
- « Quelles sont les échéances légales de cet immeuble dans les six prochains mois ? »
- « Exportez-moi ce syndicat complet, maintenant, et ouvrons les fichiers. »
- « Qu’est-ce qui, dans ce que vous venez de montrer, n’est pas encore disponible pour tous vos clients ? »
- « Combien de temps le support met-il, en moyenne, pour répondre à un gestionnaire la veille d’une AG ? Pouvez-vous l’écrire dans le contrat ? »
La question 9 est la plus utile de toutes. Les éditeurs montrent volontiers des versions à venir ; une réponse écrite distingue ce que vous achetez de ce qu’on vous promet.
Comment scorer et comparer les offres
Le score se calcule critère par critère, puis se lit domaine par domaine, jamais seulement en total. Prenons un cabinet de 1 400 lots qui compare deux logiciels sur cinq critères de poids différents, pour illustrer le calcul.
| Critère | Poids | Logiciel A | Logiciel B |
|---|---|---|---|
| 2. Annexes sans retraitement (E) | 3 | 2 | 3 |
| 10. Rapprochement proposé | 3 | 2 | 3 |
| 23. Calcul des majorités (E) | 3 | 3 | 3 |
| 27. Demandes et incidents | 2 | 1 | 3 |
| 40. Export complet (E) | 3 | 3 | 0 |
| Total pondéré sur 42 | 32 | 33 |
Le logiciel B est meilleur sur le quotidien (annexes, banque, demandes) et obtient le meilleur total, mais il a 0 sur un critère éliminatoire : l’export complet se fait sur devis. Il est écarté malgré son score. C’est tout l’intérêt de la colonne « (E) » : elle évite qu’un bon rapprochement bancaire fasse oublier une sortie impossible.
Une fois la grille remplie, rapprochez le score du prix calculé sur trois ans à périmètre égal, frais de mise en service, de reprise et de formation compris. La méthode est détaillée dans notre guide sur le prix d’un logiciel de syndic.
À qui faire tester le logiciel, et sur quelles données
Faites tester chaque domaine par la personne qui le pratique au quotidien, sur un immeuble réel du cabinet. Le comptable juge la clôture, les annexes et le rapprochement ; un gestionnaire juge la préparation d’AG, le suivi des travaux et les échéances ; l’assistante ou la personne de l’accueil juge l’extranet, les demandes et les relances. Le dirigeant arbitre à partir des grilles, sans tester seul.
Pour les données, choisissez un immeuble qui résume vos difficultés : une résidence de 60 lots avec deux bâtiments, un ascenseur, un débiteur ancien et un ravalement voté. Tant qu’aucun contrat n’encadre le traitement des données de vos copropriétaires, travaillez sur le cabinet de démonstration de l’éditeur ou sur des données anonymisées. Rejouez sur l’outil testé un trimestre réel de cet immeuble, du relevé bancaire jusqu’aux relances, et comparez les résultats à ceux de votre logiciel actuel.
Si c’est possible, demandez enfin à un membre de conseil syndical habitué à contrôler les comptes de regarder l’extranet et les annexes. Il verra en cinq minutes ce que les copropriétaires reprocheront au nouvel outil.
Ce que vous pouvez vérifier vous-même dans Gerelio
Gerelio propose un cabinet de démonstration ouvert sans inscription, ce qui permet de passer une bonne partie de cette grille sans rendez-vous. Vous pouvez y vérifier la comptabilité en partie double par immeuble, avec des écritures scellées qui se corrigent par contre-passation, la répartition au centime par la méthode du plus fort reste, le rapprochement bancaire proposé, les appels de fonds avec fonds de travaux, la clôture et les cinq annexes. Côté AG, le calcul des majorités intègre les défaillants au sens de l’article 17-1 A. L’extranet, le moteur d’obligations (« À traiter ») et la gérance se testent de la même façon. Pour chaque syndicat, le cabinet peut émettre un certificat d’intégrité des comptes, que tout copropriétaire vérifie sans compte par un lien ou un QR code. L’agrégation bancaire, la lettre recommandée électronique qualifiée, la signature électronique et la plateforme agréée de facturation électronique sont en cours de raccordement et ne sont pas encore disponibles. Le tarif est de 0,60 € HT par lot et par mois, minimum 49 € HT, tout inclus : essayer Gerelio sur un cabinet de démonstration.
Les trois erreurs qu’on voit le plus dans les cahiers des charges
La première erreur est la liste de fonctionnalités sans poids. Cent lignes cochées « oui » par tous les éditeurs ne départagent personne ; vingt lignes pondérées, dont cinq éliminatoires, départagent tout le monde.
La deuxième est de noter sur déclaration. « Oui, on sait faire » vaut 0 tant que ce n’est pas montré sur votre immeuble test. Notez le jour même, pendant que les souvenirs sont précis, et gardez une trace écrite des réponses aux questions 9 et 10.
La troisième est d’oublier la sortie. On choisit un logiciel pour y entrer, et on découvre ses conditions de sortie le jour où l’on veut partir, ou le jour où un syndicat change de syndic. Les critères 39 et 40 méritent d’être testés avant les autres. Notre guide pour changer de logiciel de syndic montre comment préparer une reprise dont chaque solde est contrôlé.
Questions fréquentes
Combien de critères doit contenir un cahier des charges de logiciel de syndic ?
Entre trente et cinquante critères suffisent pour un cabinet indépendant. Au-delà, la grille devient illisible et tous les logiciels finissent avec des notes proches. L’important est de pondérer : quelques critères éliminatoires (comptabilité par syndicat, annexes réglementaires, calcul des majorités, export complet), une vingtaine de critères importants, et le reste en confort. Chaque critère doit pouvoir être vérifié en démonstration en quelques minutes.
Quelles questions poser lors d’une démonstration de logiciel de syndic ?
Posez des questions qui obligent à manipuler plutôt qu’à répondre : corriger une écriture validée l’an dernier, rapprocher un relevé qui contient un chèque sans référence, traiter un vote par correspondance sur une résolution amendée, afficher l’extranet vu par le conseil syndical, exporter un syndicat complet. Demandez aussi par écrit ce qui est disponible aujourd’hui et ce qui n’est qu’annoncé, avec une date.
Faut-il un consultant pour rédiger le cahier des charges d’un logiciel de copropriété ?
Pas nécessairement. Un cabinet indépendant connaît mieux que quiconque ses irritants quotidiens : ce sont eux qui font la grille. Un regard extérieur peut aider pour un gros cabinet, une reprise complexe ou plusieurs métiers à la fois. Dans tous les cas, faites relire la grille par le comptable du cabinet et par un gestionnaire qui tient des AG chaque semaine au printemps.
Comment tester un logiciel de syndic sans migrer tout le cabinet ?
Choisissez un immeuble représentatif, avec plusieurs clés de répartition, un copropriétaire débiteur et des travaux votés, puis rejouez sur l’outil testé un trimestre réel : appel de fonds, relevé bancaire, relances, préparation d’AG. Utilisez le cabinet de démonstration de l’éditeur ou des données anonymisées tant qu’aucun contrat n’encadre le traitement des données personnelles de vos copropriétaires.
Quels critères sont éliminatoires dans le choix d’un logiciel de copropriété ?
Sont éliminatoires ce qui expose le cabinet à une faute : une comptabilité qui ne distingue pas strictement chaque syndicat, des annexes comptables à refaire sur tableur, des majorités d’AG calculées à la main, l’impossibilité de modifier une écriture sans trace, et un export incomplet qui empêcherait de respecter les délais de passation de l’article 18-2 de la loi de 1965 en cas de changement de syndic.
Un logiciel de syndic doit-il gérer la facture électronique en 2026 ?
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises, cabinets de syndic compris, doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; l’émission deviendra obligatoire pour les PME et micro-entreprises au 1er septembre 2027. Un appel de fonds n’est pas une facture, et un syndicat n’est concerné que s’il est assujetti à la TVA. Demandez comment le logiciel reçoit les factures et traite l’e-reporting des honoraires.
Qui doit tester le logiciel dans un cabinet de syndic ?
Au minimum le comptable, qui juge la clôture et les annexes, un gestionnaire, qui juge la préparation d’AG et le suivi des immeubles, et la personne de l’accueil ou l’assistante, qui juge l’extranet et les demandes des copropriétaires. Le dirigeant arbitre, mais ne teste pas seul. Si possible, faites aussi regarder l’extranet par un membre de conseil syndical habitué à contrôler les comptes.
Textes et sources officielles
- Arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires (Légifrance)
- Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019, documents accessibles en ligne (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 18-2 (Légifrance)
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, section sur les assemblées générales (Légifrance)
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 64, notifications électroniques (Légifrance)
- Décret n° 2025-1292 du 22 décembre 2025 modifiant le décret du 17 mars 1967 (Légifrance)
- Arcep, cadre réglementaire de l’informatique en nuage
Information générale à jour au 24 septembre 2026, rédigée et vérifiée sur les textes officiels par la rédaction Gerelio. Elle ne remplace pas une consultation juridique adaptée à votre situation.
