Le prix d’un logiciel de syndic se compare sur trois ans et à périmètre égal : abonnement ou licence, frais de mise en service, reprise des données, formation, options et services à l’usage. Deux offres affichées au même tarif peuvent coûter du simple au double selon ce qu’elles incluent et la façon dont elles comptent vos lots. Ce guide complète notre guide pour choisir un logiciel de syndic de copropriété en se concentrant sur l’argent : comment les éditeurs facturent, ce qui n’apparaît pas sur la grille, qui paie quoi, et comment comparer sans se tromper.
Les quatre façons dont les éditeurs facturent
Le tarif d’un logiciel de copropriété professionnel repose sur quatre bases, au lot, par module, par utilisateur ou par licence avec maintenance, que les éditeurs combinent souvent dans une même offre. Aucune n’est meilleure dans l’absolu : chacune avantage un profil de cabinet et pénalise un autre.
La facturation au lot
La tarification au lot consiste à payer un montant mensuel ou annuel pour chaque lot géré. Elle suit la taille du portefeuille, ce qui la rend lisible : vous gagnez un mandat de 80 lots, vous savez ce qu’il vous coûtera en logiciel. Le piège est la définition du lot. Selon les éditeurs, l’unité facturée peut être chaque lot du règlement de copropriété, seulement les lots principaux, ou le nombre de copropriétaires.
Exemple. Une résidence de Tours compte 60 appartements, 45 caves et 50 parkings, soit 155 lots au règlement. À 1,10 € HT par lot et par mois, elle coûte 170,50 € HT par mois si tous les lots sont comptés, et 66 € HT si seuls les lots principaux le sont. Même tarif affiché, facture multipliée par 2,6.
Demandez aussi comment sont comptés les lots de gérance, et si un même appartement géré en syndic et en location est facturé une ou deux fois.
La facturation par module
Le prix se construit à partir d’un socle (souvent la comptabilité et les appels de fonds) auquel s’ajoutent des modules : extranet, AG en ligne, recouvrement, gérance, travaux, états datés. L’avantage est de ne payer que ce qu’on utilise. L’inconvénient apparaît quand un module devient indispensable à cause d’un texte : l’extranet est dû par tout syndic professionnel sauf décision contraire de l’assemblée (article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965), la notification électronique est devenue le principe le 25 décembre 2025, la réception des factures électroniques est obligatoire depuis le 1er septembre 2026. Un module « optionnel » qui répond à une obligation légale n’est pas une option.
La facturation par utilisateur
Le prix dépend du nombre de personnes qui se connectent. Pour un cabinet qui grossit en portefeuille sans embaucher, c’est favorable. Pour un cabinet qui fait intervenir une assistante, un comptable à temps partiel et un stagiaire, cela devient vite cher, et pousse à partager des identifiants. C’est là que ça coince : un identifiant partagé rend le journal des actions inutilisable le jour où il faut savoir qui a modifié un RIB.
La licence avec maintenance
C’est le modèle historique des logiciels installés : une licence payée une fois, puis une maintenance annuelle calculée en pourcentage de la licence, qui donne droit aux mises à jour et au support. Le coût d’entrée est élevé, puis le coût annuel baisse relativement à la taille du portefeuille. En contrepartie, le cabinet porte souvent le serveur, les sauvegardes et l’accès à distance, directement ou via un prestataire, et les nouvelles versions majeures peuvent être facturées à part.
| Modèle | Ce qui fait monter la facture | Question à poser |
|---|---|---|
| Au lot | Définition large du lot, gérance comptée à part, paliers | Quelle unité exacte facturez-vous, et à partir de quel document ? |
| Par module | Obligations légales vendues comme options | Quels modules faut-il pour être en règle en 2026 ? |
| Par utilisateur | Croissance de l’équipe, accès ponctuels | Un accès en lecture seule est-il facturé ? |
| Licence et maintenance | Paliers de licence, versions majeures, infrastructure | Que couvre la maintenance, et que coûte la prochaine version ? |
Les frais qui ne figurent pas sur la grille
Les frais annexes pèsent parfois autant que l’abonnement au logiciel de syndic la première année, et ils sont rarement sur la page de tarifs. Les plus fréquents concernent la mise en route et l’usage.
- Mise en service et paramétrage (plan comptable, modèles de courriers, clés de répartition).
- Reprise des données, au forfait ou au lot, avec ou sans contrôle des soldes.
- Formation, souvent à la journée, et formation des nouveaux arrivants.
- Connecteurs bancaires, stockage des documents au-delà d’un volume, envois de SMS.
- Services à l’usage : lettres recommandées électroniques, signature électronique, reconnaissance automatique des factures.
- Accès à une API, support prioritaire, export complet des données au départ.
Ajoutez deux clauses qui ne coûtent rien le jour de la signature et beaucoup ensuite : l’indexation annuelle du prix et la durée d’engagement avec reconduction tacite. Une indexation annuelle de quelques points, appliquée sur cinq ans, se voit nettement sur la facture d’un cabinet de 2 000 lots. Et un engagement de trois ans reconduit faute de dénonciation six mois avant l’échéance peut vous retenir bien après la décision de partir. Notre grille de critères pour le cahier des charges intègre ces points.
Qui paie quoi : le cabinet, le syndicat, le copropriétaire
Le logiciel est payé par le cabinet, sur ses honoraires, et les frais d’envoi par le syndicat, au coût réel. Le contrat type de syndic, qui figure en annexe 1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 et a été modifié en dernier lieu par le décret n° 2025-1292 du 22 décembre 2025, place dans le forfait la gestion courante, dont la mise à disposition de l’accès en ligne sécurisé aux documents. L’assemblée peut en dispenser le syndic, et le forfait est alors réduit du montant prévu au contrat. Les prestations particulières facturables en plus sont limitativement énumérées ; le décret de décembre 2025 y a ajouté deux prestations liées au nouvel emprunt collectif, et rien dans cette liste ne permet de facturer l’outil informatique du cabinet.
Les envois suivent une autre logique : le contrat type prévoit le remboursement au syndic des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés. C’est donc le syndicat qui paie les recommandés, et c’est là que le choix de l’outil a un effet visible dans les comptes. Au 1er janvier 2026, La Poste facture une lettre recommandée avec avis de réception 7,56 € jusqu’à 20 g et 9,33 € jusqu’à 100 g. Une convocation d’AG avec ses annexes dépasse vite 20 g.
Exemple. Une copropriété de 60 copropriétaires convoqués par lettre recommandée de moins de 100 g paie 559,80 € d’affranchissement par assemblée, avant même la notification du procès-verbal aux opposants et aux défaillants.
Depuis le 25 décembre 2025, la notification électronique est le principe (article 64 du décret de 1967), par lettre recommandée électronique ou par un procédé mis en œuvre par un prestataire de confiance qualifié. Le copropriétaire qui le demande reçoit ses notifications par lettre recommandée avec avis de réception (article 64-1), sa demande prenant effet le lendemain du huitième jour suivant sa réception par le syndic. Le coût final pour le syndicat dépend donc du tarif de l’envoi électronique proposé par votre logiciel et de la part de copropriétaires restés au papier. Voir nos guides sur la convocation de l’AG et le contrat de syndic.
Quel prix pour un logiciel de syndic à 300, 1 500 et 4 000 lots ?
Sur trois ans, le même besoin peut coûter de 0,44 € à 1,51 € HT par lot et par mois selon le modèle et la taille du cabinet, dans les exemples fictifs ci-dessous. Ils ont été construits pour illustrer la méthode et ne reproduisent la grille d’aucun éditeur.
À retenir. Les offres A, B et C sont inventées. Seuls les calculs comptent : remplacez nos chiffres par ceux des devis que vous recevez.
L’offre A facture 1,10 € HT par lot et par mois, plus une mise en service de 1 500 € HT, une reprise de 1 € HT par lot et une formation à 850 € HT la journée (une journée pour 300 lots, deux pour 1 500, quatre pour 4 000). L’offre B est modulaire : 0,55 € HT par lot pour le socle comptable, 0,20 € pour l’extranet, 0,15 € pour l’AG en ligne, plus 45 € HT par utilisateur et par mois, avec une reprise au devis (2 000 €, 4 500 € et 9 000 € HT selon la taille). On suppose 2, 6 et 14 utilisateurs. L’offre C repose sur une licence (6 000 € HT jusqu’à 500 lots, 14 000 € jusqu’à 2 000, 24 000 € jusqu’à 5 000), une maintenance de 18 % de la licence par an, un hébergement chez un prestataire à 150 € HT par mois et un extranet en option à 0,15 € HT par lot et par mois ; l’AG en ligne n’y est pas proposée.
| Coût total sur trois ans (HT) | 300 lots | 1 500 lots | 4 000 lots |
|---|---|---|---|
| Offre A (au lot, frais d’entrée) | 14 530 € | 64 100 € | 167 300 € |
| Offre B (modules et utilisateurs) | 14 960 € | 62 820 € | 161 280 € |
| Offre C (licence et maintenance) | 16 260 € | 35 060 € | 63 960 € |
| Par lot et par mois, A / B / C | 1,35 / 1,39 / 1,51 € | 1,19 / 1,16 / 0,65 € | 1,16 / 1,12 / 0,44 € |
Trois enseignements se dégagent. Pour un petit cabinet, les frais d’entrée pèsent lourd : à 300 lots, la licence de l’offre C représente à elle seule plus d’un tiers du coût sur trois ans. Pour un cabinet de 1 500 lots, l’écart entre A et B tient presque entièrement au nombre d’utilisateurs : avec sept utilisateurs au lieu de six, B dépasserait déjà A. À 4 000 lots, la licence devient la moins chère sur le papier, mais il faut ajouter ce qu’elle ne couvre pas (AG en ligne, versions majeures, temps passé sur l’infrastructure) avant de conclure.
Les coûts qu’on découvre la deuxième année
Les mauvaises surprises viennent des paliers, de l’indexation et des modules qui changent de statut. Le palier est le plus brutal : dans l’offre C, un cabinet de 1 950 lots qui gagne un mandat de 150 lots passe au palier supérieur, soit 10 000 € HT de licence supplémentaire, plus la maintenance correspondante, pour 150 lots de plus. Avant de signer, simulez votre portefeuille à plus 20 % et à moins 20 %.
Viennent ensuite les modules qui deviennent payants à l’occasion d’une nouvelle version, le stockage de documents facturé au-delà d’un seuil (les procès-verbaux des trois dernières assemblées, les contrats et les diagnostics de cinquante immeubles finissent par peser), et le support prioritaire vendu à part quand le support standard ne répond plus dans la journée. Un rachat de l’éditeur ne change pas à lui seul votre contrat, mais il peut s’accompagner, au renouvellement, d’une proposition de migration vers un autre produit du groupe : demandez-en les conditions par écrit.
Reste le coût de sortie. Pour un logiciel en ligne, le règlement (UE) 2023/2854 sur les données, applicable depuis le 12 septembre 2025, limite les frais de changement de fournisseur aux coûts supportés jusqu’au 11 janvier 2027 et les interdit à partir du 12 janvier 2027, selon la présentation qu’en fait l’Arcep. Le texte ne supprime pas pour autant toute pénalité liée à la résiliation anticipée d’un engagement ferme : faites relire la clause. Notre guide pour changer de logiciel de syndic détaille la procédure de sortie.
Comment comparer deux offres à périmètre égal
Comparer le prix de deux logiciels de syndic à périmètre égal, c’est ramener chaque devis au même portefeuille, aux mêmes usages et à la même durée. La méthode tient en sept étapes.
- Comptez vos lots comme chaque éditeur les compte, à partir de ses définitions écrites, et ajoutez vos lots de gérance.
- Listez les fonctions que vous utiliserez réellement dans les douze mois, en partant de vos obligations (comptes, extranet, AG, registre, facture électronique).
- Fixez le nombre d’utilisateurs à trois ans, accès ponctuels compris.
- Estimez vos volumes à l’usage : convocations, procès-verbaux, relances, mises en demeure, signatures.
- Demandez un devis sur trois ans, tout compris, avec la clause d’indexation, la durée d’engagement et le coût d’un export complet.
- Ramenez chaque total à un coût par lot et par mois, puis simulez une variation de 20 % du portefeuille.
- Ajoutez la valeur du temps gagné ou perdu, mesurée pendant la démonstration sur vos propres cas.
Le prix face au temps gagné
Un écart de prix entre deux logiciels de syndic se juge aussi en heures de gestionnaire. Mesurez, pendant la démonstration, le temps d’un appel de fonds complet et d’un rapprochement bancaire mensuel sur un de vos immeubles, et comparez avec votre outil actuel.
Exemple. Un cabinet de 1 500 lots gère 45 immeubles. Si un logiciel fait gagner 20 minutes par appel de fonds trimestriel et 15 minutes par rapprochement mensuel, le gain annuel est de 60 heures sur les appels et de 135 heures sur les rapprochements, soit 195 heures. À un coût horaire chargé de 38 €, hypothèse à remplacer par la vôtre, cela représente 7 410 € par an.
Ce calcul ne vaut que si les minutes sont mesurées, pas promises. Un éditeur qui refuse de chronométrer ses propres parcours sur vos données vous renseigne déjà. Pour suivre ces temps dans la durée, notre guide sur la charge de travail du gestionnaire de copropriété propose quelques indicateurs simples, et celui sur l’extranet obligatoire montre ce qu’un extranet bien alimenté épargne en appels et en courriels.
Ce que coûte Gerelio
Gerelio publie un tarif unique : 0,60 € HT par lot et par mois, avec un minimum de 49 € HT par mois, qui s’applique donc jusqu’à 81 lots. Le prix est tout inclus et sans frais de mise en service : comptabilité par immeuble, banque et rapprochement, appels de fonds, clôture et annexes, AG, extranet, moteur d’obligations, recouvrement, gérance, et import assisté depuis l’ancien logiciel avec contrôle des soldes et certificat de reprise. Pour nos trois tailles de cabinet, cela donne 180 € HT par mois pour 300 lots (6 480 € HT sur trois ans), 900 € HT pour 1 500 lots (32 400 € HT sur trois ans) et 2 400 € HT pour 4 000 lots (86 400 € HT sur trois ans). Appliquez-lui la même méthode qu’aux autres offres, et comparez sur vos propres parcours. Le détail figure sur la page tarifs, et vous pouvez essayer Gerelio sur un cabinet de démonstration, sans inscription.
Check-list avant de signer
Avant de signer, relisez le devis avec ces questions en tête. Elles évitent l’essentiel des mauvaises surprises constatées la deuxième année.
- L’unité facturée est-elle définie par écrit, et correspond-elle à la façon dont vous comptez vos lots ?
- Les fonctions liées à une obligation légale (extranet, notification électronique, réception des factures électroniques) sont-elles incluses ?
- Le devis couvre-t-il trois ans, frais d’entrée, formation et reprise compris ?
- La clause d’indexation est-elle plafonnée, et la date de reconduction notée dans votre agenda ?
- Le coût d’un export complet de vos données est-il écrit, ainsi que son format et son délai ?
- Le prix d’un envoi recommandé électronique est-il connu, puisqu’il sera refacturé à vos syndicats ?
- Avez-vous simulé le prix avec 20 % de lots en plus et 20 % en moins ?
Questions fréquentes
Combien coûte un logiciel de syndic par lot et par mois ?
Il n’existe pas de prix de référence publié : les éditeurs facturent au lot, par module, par utilisateur ou en licence avec maintenance, et beaucoup ne publient pas leur grille. Pour comparer, ramenez chaque devis à un coût par lot et par mois sur trois ans, frais de mise en service, reprise, formation et options compris. Dans nos exemples fictifs, ce coût va de 0,44 € à 1,51 € HT selon le modèle et la taille du cabinet.
Pourquoi certains éditeurs de logiciel de syndic ne publient-ils pas leurs prix ?
Beaucoup d’éditeurs historiques préfèrent établir un devis après une démonstration, parce que leur prix dépend du nombre de lots, des modules, des utilisateurs et de la reprise des données. Cela complique la comparaison. Demandez un devis écrit sur trois ans qui précise la définition du lot facturé, la liste des options, la clause d’indexation, la durée d’engagement et le coût de sortie, puis comparez les offres sur cette base commune.
Le syndic peut-il refacturer le logiciel aux copropriétaires ?
Non. Le logiciel est un outil du cabinet, rémunéré par le forfait du contrat de syndic. Le contrat type inclut l’accès en ligne sécurisé aux documents dans ce forfait, et les prestations particulières facturables en plus sont limitativement énumérées. Si l’assemblée dispense le syndic de l’extranet, le forfait est réduit d’autant. Seuls les frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés pour les envois sont remboursés au syndic.
Qui paie les lettres recommandées des convocations d’AG ?
Le contrat type prévoit le remboursement au syndic des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés : ils sont donc supportés par le syndicat, au coût réel. Au 1er janvier 2026, une lettre recommandée avec avis de réception coûte 7,56 € jusqu’à 20 g et 9,33 € jusqu’à 100 g. La notification électronique, devenue le principe le 25 décembre 2025, peut réduire cette ligne de charges selon le tarif du prestataire retenu.
Faut-il payer pour récupérer ses données en quittant un éditeur ?
Pour un logiciel en ligne, le règlement européen sur les données, applicable depuis le 12 septembre 2025, limite les frais de changement de fournisseur aux coûts réellement supportés jusqu’au 11 janvier 2027, puis les interdit à partir du 12 janvier 2027. Il impose aussi un préavis de deux mois au plus et au moins trente jours pour récupérer ses données. Lisez tout de même votre contrat : engagement et pénalités de résiliation anticipée restent à examiner.
Une cave ou un parking compte-t-il comme un lot dans la facturation ?
Cela dépend de l’éditeur, et c’est l’une des premières questions à poser. Selon les offres, l’unité facturée peut être chaque lot du règlement de copropriété, caves et parkings compris, seulement les lots principaux, ou encore le nombre de copropriétaires. Pour une résidence de 60 appartements, 45 caves et 50 parkings, l’écart va de 60 à 155 unités facturées, soit une facture multipliée par plus de 2,5.
Un logiciel gratuit peut-il suffire pour un cabinet de syndic ?
Des offres gratuites ou d’entrée de gamme existent. Avant d’en retenir une pour un cabinet professionnel, vérifiez qu’elle tient une comptabilité en partie double par syndicat conforme au décret n° 2005-240, produit les cinq annexes, gère un compte bancaire séparé par syndicat, l’extranet à trois niveaux et l’export complet des données. Regardez aussi le modèle économique : ce qui est gratuit aujourd’hui peut devenir payant, et c’est alors la sortie qui coûte.
Le prix d’un logiciel augmente-t-il quand l’éditeur est racheté ?
Pas automatiquement : votre contrat en cours continue de s’appliquer, avec sa durée, sa clause d’indexation et ses conditions de renouvellement. C’est au renouvellement, ou lors d’une migration proposée vers un autre produit du groupe, que les conditions peuvent être rediscutées. Relisez la clause d’indexation et la date de reconduction, demandez par écrit les tarifs de l’année suivante et vérifiez les conditions d’export de vos données.
Textes et sources officielles
- Contrat type de syndic, annexe 1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 (Légifrance)
- Décret n° 2025-1292 du 22 décembre 2025 modifiant le décret du 17 mars 1967 (Légifrance)
- Décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 64 : notifications électroniques (Légifrance)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 18 (Légifrance)
- La Poste, tarifs de la lettre recommandée au 1er janvier 2026
- Arcep, cadre réglementaire de l’informatique en nuage (règlement sur les données)
Information générale à jour au 24 septembre 2026, rédigée et vérifiée sur les textes officiels par la rédaction Gerelio. Elle ne remplace pas une consultation juridique adaptée à votre situation.
